PAGE制定檔案安全保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案的安全保管，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有部門及員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全放在首位，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。2.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。3.科學(xué)管理原則：運(yùn)用科學(xué)的方法和技術(shù)手段，對檔案進(jìn)行分類、整理、存儲和保管，提高管理效率和質(zhì)量。4.方便利用原則：在確保檔案安全的前提下，充分考慮檔案利用的需求和便利性，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理公司/組織的各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。3.對檔案進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂等基礎(chǔ)工作，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的建設(shè)、管理和維護(hù)，確保檔案存儲環(huán)境安全、適宜。5.定期對檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的信息化水平。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案清查、盤點(diǎn)等工作，提供相關(guān)資料和信息。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和利用，嚴(yán)格遵守檔案借閱、使用規(guī)定，確保檔案安全。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備專業(yè)的檔案管理知識和技能，熟悉檔案管理的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)流程。2.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，做好檔案的收集、整理、保管、利用等各項(xiàng)工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，不得私自涂改、偽造、銷毀檔案。4.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。5.對檔案管理工作中存在的問題及時提出改進(jìn)建議，為公司/組織檔案管理工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與公司/組織相關(guān)的文件、指示、通知等。3.公司/組織對外簽訂的合同、協(xié)議、章程、紀(jì)要等文件。4.公司/組織內(nèi)部各部門形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件。5.公司/組織的人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備檔案、科研檔案等專門檔案。6.其他具有保存價值的檔案資料。（二）檔案收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時收集本部門在工作中形成的各類檔案資料，確保檔案的完整性和及時性。2.對于重要文件和資料，應(yīng)采取一式多份備份的方式進(jìn)行收集，防止因原件損壞或丟失而影響檔案的完整性。3.收集的檔案資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造、損毀或丟失。4.對收集到的檔案資料應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無用的文件，確保檔案資料的質(zhì)量。（三）檔案整理原則和方法1.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。區(qū)分不同價值，便于保管和利用。便于檔案的數(shù)字化處理和信息共享。2.整理方法分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容、形式等特征進(jìn)行分類，可采用年度分類法、組織機(jī)構(gòu)分類法、問題分類法等多種分類方法相結(jié)合的方式。編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。編目：編制檔案目錄，包括檔案的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便快速查找和利用檔案。裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案存儲與保管（一）檔案庫房建設(shè)與管理1.檔案庫房應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等條件良好的位置。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防設(shè)備、防盜設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等，確保檔案存儲環(huán)境安全可靠。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專門的檔案架、檔案柜等存儲設(shè)備，按照檔案分類存放的原則進(jìn)行排列，便于檔案的查找和管理。4.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。5.檔案庫房應(yīng)建立嚴(yán)格的管理制度，限制無關(guān)人員進(jìn)入，確保檔案的安全。（二）檔案存儲方式1.紙質(zhì)檔案存儲紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類編號順序存放于檔案架或檔案柜中，不得隨意堆放。對于重要的紙質(zhì)檔案，應(yīng)采取專柜存放、專人保管的方式，確保檔案的安全。紙質(zhì)檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.電子檔案存儲電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，如磁盤、磁帶、光盤等，并進(jìn)行備份存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案應(yīng)按照分類編號進(jìn)行存儲，建立電子檔案目錄，便于查找和利用。電子檔案存儲設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。對電子檔案應(yīng)采取加密、訪問控制等安全措施，防止電子檔案的泄露和損壞。3.聲像檔案存儲聲像檔案應(yīng)按照內(nèi)容和時間順序進(jìn)行整理，存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份。聲像檔案應(yīng)建立詳細(xì)的目錄和索引，注明錄制時間、地點(diǎn)、內(nèi)容、人物等信息，便于查找和利用。聲像檔案存儲設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，防止磁帶、光盤等存儲介質(zhì)的老化和損壞。（三）檔案保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司/組織有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。凡是在一定時期內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，可列為定期保管。（四）檔案清查與盤點(diǎn)1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存儲狀態(tài)符合要求。2.清查和盤點(diǎn)工作應(yīng)制定詳細(xì)的計(jì)劃，明確清查和盤點(diǎn)的范圍、方法、時間等內(nèi)容。3.清查和盤點(diǎn)過程中，應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量、編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，發(fā)現(xiàn)問題及時記錄并進(jìn)行處理。4.清查和盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制清查和盤點(diǎn)報(bào)告，總結(jié)檔案管理工作中存在的問題，提出改進(jìn)措施和建議。五、檔案利用與借閱（一）檔案利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、有效的原則，確保檔案的利用符合公司/組織的利益和法律法規(guī)的要求。2.檔案利用應(yīng)優(yōu)先滿足公司/組織內(nèi)部各項(xiàng)工作的需要，為公司/組織的決策、管理、科研、生產(chǎn)等提供有力支持。3.檔案利用應(yīng)保證檔案的安全和完整，不得擅自涂改、偽造、損毀、丟失檔案。（二）檔案利用方式1.查閱：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.借閱：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。3.復(fù)制：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。（三）檔案借閱規(guī)定1.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、涂改、偽造、損毀、丟失檔案。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如逾期未還，檔案管理部門應(yīng)及時催還。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并追究借閱人員的責(zé)任。（四）檔案利用登記與統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時間、利用人員、利用內(nèi)容、利用目的等信息。2.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，總結(jié)檔案利用的規(guī)律和特點(diǎn)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案安全保密（一）檔案安全保密制度1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，加強(qiáng)檔案安全保密教育，提高全體員工的安全保密意識。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，不得私自涂改、偽造、銷毀檔案。3.對檔案庫房、檔案存儲設(shè)備等應(yīng)采取安全保密措施，如設(shè)置門禁系統(tǒng)、安裝監(jiān)控設(shè)備、加密存儲等，防止檔案的泄露和損壞。4.在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格控制檔案的查閱、借閱范圍，對涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)采取專人專管、限定使用范圍等措施，確保檔案的安全保密。（二）檔案保密措施1.人員管理對檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的背景審查和保密培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。限制檔案管理人員的訪問權(quán)限，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能接觸到檔案。對離職的檔案管理人員進(jìn)行離職審計(jì)，收回其工作期間使用的檔案管理工具和設(shè)備，確保檔案的安全交接。2.環(huán)境管理檔案庫房應(yīng)設(shè)置獨(dú)立的區(qū)域，與其他區(qū)域進(jìn)行物理隔離，防止無關(guān)人員進(jìn)入。檔案庫房應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、報(bào)警系統(tǒng)等安全設(shè)備，確保檔案庫房的安全。檔案存儲設(shè)備應(yīng)進(jìn)行加密處理，設(shè)置訪問密碼，并定期更換密碼。3.技術(shù)管理使用先進(jìn)的檔案管理軟件和技術(shù)手段，對檔案進(jìn)行加密存儲、備份和恢復(fù)，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。對電子檔案的傳輸和共享應(yīng)采取加密、身份認(rèn)證等安全措施，防止電子檔案的泄露。定期對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全漏洞掃描和修復(fù)，及時更新系統(tǒng)補(bǔ)丁，防止黑客攻擊和病毒感染。（三）檔案保密監(jiān)督與檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案安全保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.公司/組織內(nèi)部應(yīng)設(shè)立檔案安全保密監(jiān)督舉報(bào)電話和郵箱，鼓勵員工對違反檔案安全保密制度的行為進(jìn)行舉報(bào)。3.對違反檔案安全保密制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重的，應(yīng)移交司法機(jī)關(guān)處理。七、檔案信息化建設(shè)（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。2.推進(jìn)檔案信息資源的共享和開發(fā)利用，為公司/組織的決策、管理、科研、生產(chǎn)等提供及時、準(zhǔn)確、全面的檔案信息支持。3.加強(qiáng)檔案信息化安全管理，確保檔案信息的安全可靠，防止檔案信息的泄露和損壞。（二）檔案信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對公司/組織現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，建立數(shù)字化檔案庫。對電子檔案進(jìn)行規(guī)范化整理，確保電子檔案的格式統(tǒng)一、內(nèi)容完整、存儲規(guī)范。2.檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)選用適合公司/組織檔案管理需求的信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類、編目、存儲、檢索、利用等功能的自動化管理。在檔案信息化管理系統(tǒng)中建立檔案安全保密機(jī)制，對檔案的訪問、修改、刪除等操作進(jìn)行權(quán)限控制和審計(jì)記錄。3.檔案信息資源共享平臺建設(shè)搭建檔案信息資源共享平臺，實(shí)現(xiàn)公司/組織內(nèi)部各部門之間檔案信息的共享和交流。在檔案信息資源共享平臺上設(shè)置檔案信息發(fā)布、查詢、下載等功能，方便公司/組織內(nèi)部人員利用檔案信息。（三）檔案信息化建設(shè)實(shí)施步驟1.規(guī)劃階段：制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施等內(nèi)容。2.需求調(diào)研階段：對公司/組織各部門的檔案管理需求進(jìn)行調(diào)研，了解檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題，為檔案信息化建設(shè)提供依據(jù)。3.系統(tǒng)選型階段：根據(jù)檔案信息化建設(shè)規(guī)劃和需求調(diào)研結(jié)果，選擇適合公司/組織檔案管理需求的信息化管理系統(tǒng)和相關(guān)設(shè)備。4.系統(tǒng)建設(shè)階段：按照系統(tǒng)選型結(jié)果，進(jìn)行檔案信息化管理系統(tǒng)的開發(fā)、部署和測試等工作，并對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。5.