PAGE路橋資料檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司路橋項(xiàng)目資料檔案的管理，確保資料檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性，充分發(fā)揮資料檔案在項(xiàng)目建設(shè)、運(yùn)營管理及后期維護(hù)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有路橋項(xiàng)目從項(xiàng)目立項(xiàng)、勘察設(shè)計(jì)、施工建設(shè)到竣工驗(yàn)收及后期運(yùn)營維護(hù)全過程中形成的各類資料檔案的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：資料檔案應(yīng)如實(shí)反映路橋項(xiàng)目的實(shí)際情況，確保所記錄的內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋項(xiàng)目建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)的資料檔案，保證資料的全面性，不遺漏重要信息。3.系統(tǒng)性原則：對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)和整理，使其具有內(nèi)在的邏輯性和連貫性，便于查找和利用。4.安全性原則：采取有效措施確保資料檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止資料的損壞、丟失和泄露。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司路橋資料檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.集中統(tǒng)一管理公司路橋項(xiàng)目的各類資料檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)和共享。3.對(duì)各部門提交的資料檔案進(jìn)行審核、整理、分類、編號(hào)和歸檔，確保檔案質(zhì)量。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。5.負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱、復(fù)制等服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。6.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司員工的檔案管理意識(shí)和技能。（二）項(xiàng)目部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在路橋項(xiàng)目實(shí)施過程中產(chǎn)生資料的收集、整理和初步歸檔工作，并確保資料的真實(shí)性和完整性。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的資料移交至檔案管理部門，并協(xié)助檔案管理部門做好檔案的審核和歸檔工作。3.在項(xiàng)目建設(shè)過程中，嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行資料的形成和積累，確保資料的同步性和規(guī)范性。4.負(fù)責(zé)本部門借閱檔案的登記、歸還和保管工作，保證檔案的安全。（三）相關(guān)人員職責(zé)1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人：全面負(fù)責(zé)項(xiàng)目資料檔案管理工作的組織和協(xié)調(diào)，確保項(xiàng)目資料檔案管理工作與項(xiàng)目建設(shè)同步推進(jìn)。2.資料收集整理人員：按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和流程，認(rèn)真做好資料的收集、整理和歸檔工作，對(duì)資料的質(zhì)量負(fù)責(zé)。3.檔案管理人員：嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)，為公司各部門提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。三、資料檔案的分類與編號(hào)（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.前期文件：包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件等。2.施工過程文件：涵蓋施工組織設(shè)計(jì)、施工技術(shù)交底、工程變更通知、施工日志、材料檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。3.監(jiān)理文件：如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。4.竣工驗(yàn)收文件：包含竣工驗(yàn)收報(bào)告、竣工圖（包括道路、橋梁、隧道等各專業(yè)竣工圖）、工程質(zhì)量保修書等。5.其他文件：如與項(xiàng)目相關(guān)的合同文件、來往信函、會(huì)議紀(jì)要、照片、影像資料等。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用層次編碼法，由一級(jí)類目代碼、二級(jí)類目代碼、三級(jí)類目代碼和順序號(hào)組成。2.一級(jí)類目代碼用大寫字母表示，如“Q”代表前期文件，“S”代表施工過程文件，“J”代表監(jiān)理文件，“Y”代表竣工驗(yàn)收文件，“T”代表其他文件。3.二級(jí)類目代碼用兩位數(shù)字表示，如“01”代表項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)，“02”代表可行性研究報(bào)告等。4.三級(jí)類目代碼用兩位數(shù)字表示，如“01”代表施工組織設(shè)計(jì)中的總體施工組織設(shè)計(jì)，“02”代表單位工程施工組織設(shè)計(jì)等。5.順序號(hào)用四位數(shù)字表示，從“0001”開始依次編號(hào)。6.例如，一份施工過程中的橋梁基礎(chǔ)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄的編號(hào)為：S03020001。四、資料檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)資料的收集工作，確保資料收集的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.在項(xiàng)目實(shí)施過程中，按照檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，及時(shí)收集各類資料，做到隨工作進(jìn)度同步積累。3.對(duì)于外來文件，如上級(jí)主管部門的批復(fù)、相關(guān)單位的函件等，應(yīng)及時(shí)登記、簽收，并移交至檔案管理部門。（二）整理要求1.資料收集人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)資料進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無效的資料。2.對(duì)整理后的資料進(jìn)行分類裝訂，同一類別的資料應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度排列。3.資料應(yīng)使用A4紙張打印或復(fù)印，字跡清晰、圖表整潔，簽字蓋章齊全。4.對(duì)于電子資料，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，確保電子資料與紙質(zhì)資料內(nèi)容一致。五、資料檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.項(xiàng)目部門在資料整理完成后，填寫《路橋資料檔案移交清單》，詳細(xì)列出移交資料的名稱、數(shù)量、日期等信息。2.將整理好的資料連同《移交清單》一并移交至檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)移交的資料進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與項(xiàng)目部門溝通，要求其補(bǔ)充或修正。4.審核通過后，檔案管理部門按照編號(hào)規(guī)則對(duì)資料進(jìn)行編號(hào)，并將其歸入相應(yīng)的檔案類別中。（二）保管方式1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)按照類別、年度、項(xiàng)目等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份，并分別存儲(chǔ)在不同的地點(diǎn)，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限1.路橋項(xiàng)目資料檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、竣工驗(yàn)收報(bào)告、竣工圖等重要文件。3.長期保管的檔案期限為30年，如施工過程中的重要技術(shù)文件、監(jiān)理文件等。4.短期保管的檔案期限為10年左右，如一般性的施工記錄、材料檢驗(yàn)報(bào)告等。六、資料檔案的借閱與查閱（一）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《路橋資料檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、用途、借閱期限等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審核。3.檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審批，對(duì)于涉及重要機(jī)密或可能影響項(xiàng)目安全的檔案，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。4.借閱人憑審批通過的《借閱申請表》到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案。5.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。6.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得擅自復(fù)制。（二）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，可直接到檔案管理部門進(jìn)行查閱。2.查閱人應(yīng)填寫《路橋資料檔案查閱登記表》，注明查閱檔案的名稱、查閱目的等信息。3.檔案管理部門安排專人協(xié)助查閱，并提供必要的查閱場所和設(shè)備。4.查閱過程中，查閱人應(yīng)遵守檔案管理部門的規(guī)定，愛護(hù)檔案，不得私自將檔案帶出查閱場所。5.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理復(fù)印手續(xù)。七、資料檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對(duì)涉及公司機(jī)密、項(xiàng)目技術(shù)秘密等重要檔案信息予以保密。2.檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。3.在檔案整理、歸檔、借閱、查閱等過程中，對(duì)可能涉及保密的信息進(jìn)行嚴(yán)格管理，防止信息泄露。4.對(duì)于電子檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、訪問控制等安全措施，確保電子信息的保密性。（二）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，定期檢查檔案保管設(shè)備的運(yùn)行情況，確保檔案實(shí)體安全。2.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，對(duì)可能發(fā)生的火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件進(jìn)行預(yù)防和應(yīng)對(duì)。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案丟失、損壞等問題，并做好記錄。4.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高其安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力。八、資料檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期組織對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目部門代表、相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員等組成。3.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組填寫《路橋資料檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等