PAGE檔案人員安全管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理工作，確保檔案的安全與完整，保障公司各項(xiàng)工作的正常開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體檔案管理人員及涉及檔案管理工作的相關(guān)部門和人員。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全放在首位，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。2.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。3.分級(jí)管理原則：根據(jù)檔案的重要程度和保密級(jí)別，實(shí)行分級(jí)分類管理，明確各級(jí)管理職責(zé)。4.預(yù)防為主原則：加強(qiáng)檔案安全防范意識(shí)，建立健全各項(xiàng)安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案，做到防患于未然。二、檔案人員職責(zé)（一）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保檔案的齊全、完整和規(guī)范。2.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，保持庫(kù)房整潔、通風(fēng)良好，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全工作。5.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。（二）涉及檔案管理工作相關(guān)部門人員職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理和移交工作，確保文件材料的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.在檔案形成過程中，嚴(yán)格按照檔案管理要求進(jìn)行操作，保證檔案質(zhì)量。3.配合檔案管理人員做好檔案的查閱、借閱等工作，遵守檔案利用規(guī)定。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式的歷史記錄。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與公司有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。3.公司對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、章程、招投標(biāo)文件等。4.公司內(nèi)部的規(guī)章制度、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。5.公司的科研成果、技術(shù)資料、產(chǎn)品樣本等。6.員工個(gè)人在工作中形成的重要文件、報(bào)告等（按規(guī)定需歸檔的部分）。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門形成的文件材料進(jìn)行收集整理，不得積壓或丟失。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽署完備。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)等相關(guān)信息，確保電子檔案的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.按照檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等進(jìn)行分類，一般可分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。不同類型檔案可進(jìn)一步細(xì)分二級(jí)、三級(jí)類目。2.對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫文件題名、日期、責(zé)任者、文號(hào)等項(xiàng)目，確保目錄清晰準(zhǔn)確。3.遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，進(jìn)行系統(tǒng)排列和裝訂。四、檔案保管（一）庫(kù)房建設(shè)與管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等條件良好的位置。2.庫(kù)房應(yīng)具備足夠的空間，滿足檔案存放需求，并進(jìn)行合理布局，劃分不同的檔案存放區(qū)域。3.庫(kù)房應(yīng)安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備、除濕機(jī)、防蟲藥品、防鼠板等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃，嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙、使用明火、存放易燃易爆物品等。（二）檔案存放1.按照檔案的分類、編號(hào)順序進(jìn)行存放，便于查找和管理。2.不同載體的檔案應(yīng)分開存放，如紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。3.對(duì)重要、珍貴的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲(chǔ)等。（三）檔案清查與盤點(diǎn)1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，一般每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量與賬目相符。2.在清查過程中，發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取補(bǔ)救措施，并報(bào)告上級(jí)主管部門。3.建立檔案盤點(diǎn)制度，對(duì)檔案的出入庫(kù)情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，做到賬物一致。五、檔案利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守檔案利用規(guī)定，確保檔案的安全與保密。2.在不影響檔案安全和保密的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為公司各項(xiàng)工作提供服務(wù)。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作聯(lián)系，按照規(guī)定程序查閱公司檔案。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)依法查閱公司檔案。（三）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外單位查閱檔案，需持有單位介紹信，注明查閱內(nèi)容、目的等，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員陪同查閱。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)查閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書，經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序查閱。（四）利用要求1.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房。2.查閱檔案人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。3.如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記和收費(fèi)。六、檔案保密（一）保密措施1.對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制知悉范圍，明確保密責(zé)任人。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。3.在檔案的收集、整理、保管、利用等過程中，采取加密存儲(chǔ)、專人傳遞等保密措施。4.對(duì)檔案庫(kù)房等重點(diǎn)區(qū)域，加強(qiáng)安全防范，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。（二）保密教育1.定期對(duì)檔案管理人員及涉及檔案管理工作的相關(guān)人員進(jìn)行保密教育，提高保密意識(shí)。2.新入職員工應(yīng)進(jìn)行檔案保密知識(shí)培訓(xùn)，使其了解檔案保密規(guī)定和要求。（三）泄密處理1.如發(fā)現(xiàn)檔案有泄密情況，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行制止，并及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。2.對(duì)泄密責(zé)任人，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)規(guī)劃1.制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施。2.逐步建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。（二）電子檔案管理1.對(duì)電子文件的形成、收集、整理、歸檔等過程進(jìn)行規(guī)范管理，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。2.建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并做好數(shù)據(jù)備份工作。3.加強(qiáng)電子檔案的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止電子檔案的非法訪問、篡改和丟失。（三）信息化設(shè)備管理1.配備必要的信息化設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、掃描設(shè)備等，并定期進(jìn)行維護(hù)和更新。2.對(duì)信息化設(shè)備的使用進(jìn)行規(guī)范管理，制定操作規(guī)程，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保存價(jià)值。2.堅(jiān)持全面的觀點(diǎn)，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，準(zhǔn)確判斷檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織與程序1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和公司領(lǐng)導(dǎo)組成。2.鑒定工作小組按照鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷、逐件鑒定，提出鑒定意見。3.對(duì)確定無(wú)保存價(jià)值的檔案，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（三）銷毀方法與要求1.檔案銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等。2.在銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實(shí)性和徹底性。3.對(duì)銷毀的檔案，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、數(shù)量等，并將記錄長(zhǎng)期保存。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.建立檔案管理監(jiān)督機(jī)制，明確監(jiān)督部門和監(jiān)督職責(zé)。2.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案人員的工作質(zhì)量和業(yè)務(wù)水平。3.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。4.檔案庫(kù)