PAGE托管檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強公司/組織檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有部門及員工在工作過程中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司/組織的各項工作活動，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則：全面收集公司/組織在各個方面形成的檔案，保證檔案的完整性，不得遺漏重要文件和資料。4.保密性原則：對涉及公司/組織機密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行管理，防止信息泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查找、借閱和使用，提高檔案的利用效率。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案管理工作的具體實施。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度，制定檔案管理工作的具體細則和流程。2.負(fù)責(zé)公司/組織各類檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案保管制度，做好檔案的安全保管工作，包括檔案庫房的建設(shè)、維護，檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等措施。4.對檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限的檔案進行銷毀處理，并做好相關(guān)記錄。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計工作，準(zhǔn)確統(tǒng)計檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。6.積極開展檔案的開發(fā)利用工作，根據(jù)公司/組織的需求，及時提供檔案資料，為各項工作提供服務(wù)。7.對各部門的檔案管理工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督，定期檢查各部門檔案的整理、保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。8.負(fù)責(zé)檔案管理信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理工作的效率和水平。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案類：包括公司/組織的行政文件、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、資質(zhì)證書等。2.業(yè)務(wù)檔案類：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍，分為市場營銷檔案、生產(chǎn)管理檔案、財務(wù)管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案、質(zhì)量管理檔案等。3.項目檔案類：針對公司/組織的各類項目，建立項目檔案，包括項目立項文件、項目合同、項目進度報告、項目驗收文件等。4.財務(wù)檔案類：涵蓋會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等。5.聲像檔案類：包括照片、錄音、錄像等資料，記錄公司/組織的重要活動、會議、工程建設(shè)等情況。6.電子檔案類：存儲在電子介質(zhì)上的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表等，如電子文檔、電子郵件、數(shù)據(jù)庫文件等。（二）檔案編號1.檔案編號采用“年度+類別代碼+流水號”的形式。2.年度：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。3.類別代碼：根據(jù)檔案分類，為每一類檔案設(shè)定相應(yīng)的代碼，如行政檔案類用“XZ”表示，業(yè)務(wù)檔案類用“YW”表示等。4.流水號：按照檔案形成的先后順序，為每一份檔案編制唯一的流水號，從“001”開始依次遞增。例如，一份2023年形成的行政檔案中的第5份文件，其編號為“2023XZ005”。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案的及時、完整收集。2.在工作活動中形成的各類文件、資料，承辦部門應(yīng)在完成工作任務(wù)后的規(guī)定時間內(nèi)，將檔案整理后移交檔案管理部門。3.對于外來文件、資料，如上級部門下發(fā)的文件、合作單位提供的資料等，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)收集后及時交檔案管理部門歸檔。4.檔案管理人員應(yīng)定期對各部門的檔案收集情況進行檢查，督促各部門按時完成檔案移交工作。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進行整理。2.對每份檔案進行審核，檢查文件的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，剔除重復(fù)、無效的文件。3.按照檔案編號規(guī)則，為每份檔案編制編號，并在檔案首頁加蓋編號章。4.對檔案進行分類裝訂，同一類別的檔案按照時間順序排列，每冊檔案應(yīng)編制目錄，注明檔案的編號、名稱、日期等信息。5.將整理好的檔案上架存放，按照檔案類別和編號順序排列，便于查找和管理。五、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)與維護1.檔案庫房應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)良好的地點，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，確保檔案存放整齊、有序。3.定期對檔案庫房進行檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)并處理庫房設(shè)施存在的問題，保證庫房環(huán)境符合檔案保管要求。（二）檔案保管措施1.對不同載體的檔案采取相應(yīng)的保管方法。紙質(zhì)檔案應(yīng)保持清潔、干燥，防止霉變、蟲蛀；電子檔案應(yīng)定期進行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并做好防病毒、防數(shù)據(jù)丟失等工作；聲像檔案應(yīng)妥善保管原始載體，同時進行數(shù)字化處理，以便長期保存和利用。2.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息，做到賬物相符。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，檔案管理人員進入庫房時應(yīng)做好登記。4.定期對檔案進行清查盤點，核對檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管情況。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時查明原因并采取相應(yīng)的補救措施。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門定期對已保管的檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表和檔案管理人員組成。鑒定小組根據(jù)檔案的重要性、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行全面評估，確定檔案的保管期限。3.檔案保管期限分為永久、長期和短期。永久保管的檔案是指對公司/組織具有重要歷史意義和長遠利用價值的檔案；長期保管的檔案保管期限一般為30年；短期保管的檔案保管期限一般為10年。（二）檔案銷毀1.對已到保管期限且無保存價值的檔案，由檔案管理部門提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門會同相關(guān)部門對擬銷毀的檔案進行清點、核對，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確性。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，如紙質(zhì)檔案可采用焚燒或粉碎等方式銷毀；電子檔案應(yīng)進行徹底刪除，并對存儲介質(zhì)進行銷毀處理。4.在檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的安全、徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。5.《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀清冊》等相關(guān)資料應(yīng)作為檔案進行永久保存。七、檔案的借閱與利用（一）借閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息。2.一般檔案的借閱由部門負(fù)責(zé)人審批；涉及重要機密、商業(yè)秘密等敏感檔案的借閱須經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.外單位人員因特殊原因需要查閱公司/組織檔案的，須持有單位介紹信，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱相關(guān)檔案。查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，不得將檔案帶出檔案庫房。（二）借閱期限1.一般檔案的借閱期限不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要檔案和涉及機密的檔案借閱期限應(yīng)根據(jù)實際情況從嚴(yán)控制，借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案。（三）借閱登記與歸還1.檔案管理人員對借閱申請進行審核，批準(zhǔn)后辦理借閱登記手續(xù)，記錄借閱人的姓名、部門、借閱檔案名稱、編號、借閱日期、預(yù)計歸還日期等信息。2.借閱人憑《檔案借閱申請表》到檔案庫房領(lǐng)取檔案，檔案管理人員應(yīng)向借閱人當(dāng)面清點檔案數(shù)量、核對檔案內(nèi)容，確保檔案完整無損。3.借閱人應(yīng)按時歸還檔案，歸還時檔案管理人員應(yīng)對檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因并追究借閱人的責(zé)任。4.借閱人歸還檔案后，檔案管理人員應(yīng)在《檔案借閱登記表》上注明歸還日期，并注銷借閱記錄。（四）檔案利用1.檔案管理部門應(yīng)積極主動地為公司/組織的各項工作提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)利用需求，及時準(zhǔn)確地提供相關(guān)檔案資料。2.鼓勵檔案管理人員開展檔案編研工作，如編寫大事記、組織沿革、專題資料匯編等，為公司/組織的決策、研究、宣傳等工作提供參考依據(jù)。3.利用檔案時，應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案內(nèi)容，不得在檔案上圈劃、批注、污損等。如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并注明出處。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化采集、存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平，為公司/組織的信息化發(fā)展提供有力支持。（二）系統(tǒng)功能要求1.檔案錄入功能：能夠快速、準(zhǔn)確地錄入各類檔案的基本信息、內(nèi)容摘要等，支持多種格式文件的上傳。2.檢索查詢功能：提供靈活多樣的檢索方式，如按檔案編號、名稱、日期、關(guān)鍵詞等進行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理功能：實現(xiàn)檔案借閱申請、審批、登記、歸還等流程的信息化管理，記錄借閱情況，及時提醒借閱人歸還檔案。4.權(quán)限管理功能：根據(jù)用戶的角色和職責(zé)，設(shè)置不同的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保檔案信息的安全。5.統(tǒng)計分析功能：對檔案的數(shù)量、類別、利用情況等進行統(tǒng)計分析，生成各類報表和圖表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。6.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)功能：定期對檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性，并具備數(shù)據(jù)恢復(fù)能力，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案管理信息系統(tǒng)的要求，及時將新形成的檔案信息錄入系統(tǒng)，并確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進行核對和更新，及時刪除已銷毀的檔案信息，修改檔案保管