PAGE檔案室11項(xiàng)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案室的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)各部門(mén)及全體員工在檔案形成、整理、保管、利用等過(guò)程中的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案由檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和歷史面貌。3.完整性原則：全面收集、整理和保存公司/組織在各個(gè)階段形成的各類(lèi)檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案，嚴(yán)格保密，防止泄露。5.方便利用原則：在確保檔案安全和保密的前提下，充分考慮檔案利用的需求，提供便捷的服務(wù)。二、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案主管職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)檔案室的管理工作，制定檔案管理工作計(jì)劃和規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。3.組織檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等工作，確保檔案管理工作的正常開(kāi)展。4.定期檢查檔案管理工作的執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出改進(jìn)措施。5.負(fù)責(zé)與公司/組織內(nèi)部各部門(mén)及外部相關(guān)單位的溝通協(xié)調(diào)，做好檔案的交接、借閱等工作。6.參與公司/組織重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，提供檔案方面的支持和保障。（二）檔案管理員職責(zé)1.按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定和要求，負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂等工作。2.做好檔案的保管工作，確保檔案存放安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。3.負(fù)責(zé)檔案的借閱登記、歸還檢查等工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，及時(shí)催還到期檔案。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、質(zhì)量和存放位置，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。5.協(xié)助檔案主管開(kāi)展檔案的鑒定、銷(xiāo)毀等工作，做好相關(guān)記錄。6.負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的操作和維護(hù)，及時(shí)錄入、更新檔案信息，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。7.積極為公司/組織各部門(mén)提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)需求查找、提供相關(guān)檔案資料。三、檔案收集制度（一）收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料，包括但不限于以下幾類(lèi)：行政管理類(lèi)：公司/組織的各類(lèi)文件、通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度等。業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類(lèi)：市場(chǎng)調(diào)研、銷(xiāo)售合同、采購(gòu)訂單、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、項(xiàng)目文檔等。人事管理類(lèi)：?jiǎn)T工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核、薪酬福利等相關(guān)文件。技術(shù)研發(fā)類(lèi)：科研項(xiàng)目文檔、技術(shù)方案、產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等?；窘ㄔO(shè)類(lèi)：工程規(guī)劃、設(shè)計(jì)圖紙、施工記錄、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。聲像檔案類(lèi)：照片、錄音、錄像等資料，反映公司/組織重大活動(dòng)、重要事件、項(xiàng)目進(jìn)展等情況。2.國(guó)家法律法規(guī)規(guī)定應(yīng)歸檔保存的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保本部門(mén)形成的文件材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的文件材料，承辦部門(mén)應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)收集整理完畢，并移交檔案室。3.歸檔的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽署手續(xù)完備。4.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行收集，確保其真實(shí)性、完整性和可讀性，并與紙質(zhì)文件同步歸檔。（三）收集程序1.各部門(mén)收集的文件材料應(yīng)定期進(jìn)行整理，按照檔案分類(lèi)方案進(jìn)行初步分類(lèi)，填寫(xiě)檔案移交清單，一式兩份，一份隨檔案移交檔案室，一份由本部門(mén)留存?zhèn)洳椤?.檔案室收到各部門(mén)移交的檔案后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，對(duì)不符合要求的檔案，及時(shí)通知移交部門(mén)補(bǔ)充或更正。3.核對(duì)無(wú)誤后，檔案室對(duì)接收的檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)、登記，正式納入檔案管理系統(tǒng)。四、檔案整理制度（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合國(guó)家和行業(yè)有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。（二）分類(lèi)方法1.按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為[具體分類(lèi)類(lèi)別，如行政管理類(lèi)、業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類(lèi)等]。2.在每一大類(lèi)下，再根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行二級(jí)分類(lèi)，如行政管理類(lèi)可分為綜合管理、文秘工作、人力資源管理等二級(jí)類(lèi)目。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)的分類(lèi)方法進(jìn)行分類(lèi)，并建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的快速檢索和利用。（三）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和管理。2.編號(hào)由[編號(hào)構(gòu)成要素，如全宗號(hào)、年度、保管期限、類(lèi)別號(hào)、順序號(hào)等]組成，具體編號(hào)規(guī)則如下：全宗號(hào)：按照公司/組織檔案管理的統(tǒng)一規(guī)定編制，用于區(qū)分不同的全宗。年度：采用公元紀(jì)年，以四位數(shù)字表示，如“20XX”。保管期限：分為永久、長(zhǎng)期、短期，分別用“Y”“C”“D”表示。類(lèi)別號(hào)：根據(jù)檔案分類(lèi)方案，用大寫(xiě)字母或數(shù)字表示不同的類(lèi)別。順序號(hào)：按照檔案排列順序，從“001”開(kāi)始依次編號(hào)。3.示例：某份行政管理類(lèi)的永久檔案，編號(hào)為：[全宗號(hào)]20XXYA001。（四）裝訂要求1.紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂，保持文件的整齊、牢固，便于保管和查閱。2.裝訂時(shí)應(yīng)去除文件上的金屬物，對(duì)破損的文件進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。3.采用左側(cè)裝訂，裝訂線應(yīng)整齊、牢固，不得壓字、壓圖。4.對(duì)于幅面過(guò)大的文件，應(yīng)折疊成A4紙大小，折疊邊應(yīng)整齊，不得有文字、圖案被遮蓋。（五）編目要求1.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。2.案卷目錄應(yīng)按年度、保管期限、類(lèi)別順序編制，注明案卷編號(hào)、題名、起止日期、保管期限、密級(jí)等信息。3.卷內(nèi)文件目錄應(yīng)按卷內(nèi)文件排列順序編制，注明文件編號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)等信息。4.電子檔案應(yīng)編制電子目錄，與紙質(zhì)檔案目錄相對(duì)應(yīng)，便于查找和利用。五、檔案保管制度（一）保管場(chǎng)所1.檔案室應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在[適宜溫度范圍，如14℃24℃]，相對(duì)濕度控制在[適宜濕度范圍，如45%60%]。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)防鼠設(shè)施等。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.不同保管期限、不同密級(jí)的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，并有明顯標(biāo)識(shí)。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放。4.對(duì)于珍貴、易損的檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專(zhuān)柜存放、復(fù)制保存等。（三）檔案保管期限1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。2.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期（[具體年限，如30年]）和短期（[具體年限，如10年]）。3.對(duì)于保管期限已滿的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定，確無(wú)保存價(jià)值的，經(jīng)批準(zhǔn)后予以銷(xiāo)毀。（四）檔案清查盤(pán)點(diǎn)1.檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查盤(pán)點(diǎn)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、質(zhì)量、存放位置等，核對(duì)檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息是否準(zhǔn)確。3.在清查盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、泄密等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。4.清查盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，總結(jié)檔案管理工作情況，提出改進(jìn)意見(jiàn)和建議。六、檔案鑒定制度（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案主管、檔案管理員及相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行鑒定，提出檔案保管期限的調(diào)整意見(jiàn)和銷(xiāo)毀意見(jiàn)。（二）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，結(jié)合公司/組織的實(shí)際情況，全面、客觀地評(píng)價(jià)檔案的價(jià)值。2.從公司/組織的歷史發(fā)展、業(yè)務(wù)活動(dòng)、資產(chǎn)權(quán)益等方面綜合考慮檔案的保存價(jià)值。3.注重檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和潛在利用價(jià)值，確保對(duì)公司/組織有重要意義的檔案得到妥善保存。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否反映公司/組織的主要職能活動(dòng)和歷史面貌。2.檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、形式等是否具有代表性。3.檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。4.檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和未來(lái)利用需求。（四）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，分析其價(jià)值，確定保管期限。2.綜合分析法：結(jié)合檔案的形成背景、歷史作用、利用情況等因素，綜合判斷檔案的價(jià)值。3.專(zhuān)家咨詢法：對(duì)于專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的檔案，可咨詢相關(guān)領(lǐng)域的專(zhuān)家，聽(tīng)取他們的意見(jiàn)和建議。（五）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對(duì)已滿保管期限的檔案進(jìn)行清理，確定需要鑒定的檔案范圍。2.鑒定小組對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查，填寫(xiě)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)，提出保管期限調(diào)整意見(jiàn)或銷(xiāo)毀意見(jiàn)。3.將檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)提交公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。4.根據(jù)審批意見(jiàn)，對(duì)保管期限需要調(diào)整的檔案進(jìn)行重新整理和標(biāo)注；對(duì)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。七、檔案銷(xiāo)毀制度（一）銷(xiāo)毀范圍1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案。2.保管期限已滿且已辦理完畢銷(xiāo)毀手續(xù)的檔案。3.重復(fù)、多余或不完整的檔案。4.因保管不善導(dǎo)致?lián)p壞、變質(zhì)且無(wú)法修復(fù)的檔案。（二）銷(xiāo)毀程序1.編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄擬銷(xiāo)毀檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，一式兩份。2.將檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)提交公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員和監(jiān)銷(xiāo)人員共同實(shí)施銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀方式可采用焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.在銷(xiāo)毀過(guò)程中，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)認(rèn)真監(jiān)督，確保銷(xiāo)毀工作的徹底性和安全性。銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。5.一份檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)由檔案室留存，作為檔案銷(xiāo)毀的憑證；另一份檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)與銷(xiāo)毀過(guò)程中的相關(guān)記錄一起歸檔保存，以備查考。（三）特殊檔案銷(xiāo)毀對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等特殊檔案的銷(xiāo)毀，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定執(zhí)行，采取更加嚴(yán)格的保密措施，確保檔案信息不被泄露。八、檔案借閱制度（一）借閱范圍1.因工作需要，公司/組織內(nèi)部員工可借閱與其工作相關(guān)的檔案。2.外單位因業(yè)務(wù)往來(lái)、合作交流等需要查閱公司/組織檔案的，須經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）借閱手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部員工借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案名稱(chēng)、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后交檔案室。2.檔案室對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合借閱條件的，辦理借閱登記手續(xù)，發(fā)放檔案借閱證，并將檔案提供給借閱人。3.外單位借閱檔案，須提交單位介紹信、查閱檔案申請(qǐng)表，注明查閱檔案的內(nèi)容、范圍、用途等，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案室安排專(zhuān)人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。（三）借閱期限1.公司/組織內(nèi)部員工借閱檔案一般不超過(guò)[具體天數(shù)，如15天]，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)，續(xù)借期限不得超過(guò)[具體天數(shù)，如15天]。2.外單位借閱檔案的期限根據(jù)實(shí)際需要確定，最長(zhǎng)不得超過(guò)[具體天數(shù)，如30天]。（四）借閱要求1.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、拍照、傳播檔案內(nèi)容。如需復(fù)印或拍照，應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊原因不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前向檔案室說(shuō)明情況。逾期未還的，檔案室應(yīng)及時(shí)催還，并暫停其再次借閱檔案的權(quán)限。3.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案室應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。九、檔案利用制度（一）利用方式1.提供檔案原件查閱、借閱。2.根據(jù)利用者的需求，提供檔案復(fù)印件、摘錄、匯編等資料。3.利用檔案開(kāi)展專(zhuān)題研究、編史修志、舉辦展覽等活動(dòng)。（二）利用流程1.利用者向檔案室提出利用申請(qǐng)，填寫(xiě)檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、利用內(nèi)容、利用方式等信息。2.檔案室對(duì)利用申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合利用條件的，按照檔案借閱制度或其他相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。3.檔案室根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并協(xié)助利用者進(jìn)行查閱、摘錄、匯編等工作。4.利用者在利用檔案過(guò)程中，應(yīng)遵守檔案管理的相關(guān)規(guī)定，愛(ài)護(hù)檔案資料，不得擅自更改、損壞檔案內(nèi)容。5.利用工作結(jié)束后，利用者應(yīng)及時(shí)歸還檔案資料，并填寫(xiě)檔案利用反饋表，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行評(píng)價(jià)。（三）利用效果跟蹤1.檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案的利用頻率、利用效果等信息。2.根據(jù)檔案利用統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果，及時(shí)調(diào)整檔案管理工作策略，優(yōu)化檔案資源配置，提高檔案的利用價(jià)值。3.對(duì)于重要的檔案利用項(xiàng)目，檔案室應(yīng)進(jìn)行跟蹤回訪，了解利用者對(duì)