PAGE企業(yè)會計檔案保管制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會計檔案管理，保證會計檔案的安全、完整、有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)會計檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會計檔案管理。（三）定義會計檔案是指公司在進(jìn)行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。二、會計檔案的內(nèi)容（一）會計憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、借款單等。2.記賬憑證，根據(jù)審核無誤的原始憑證編制的，記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會計分錄憑證。（二）會計賬簿1.總賬，按照會計科目分類登記經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿。2.明細(xì)賬，按照明細(xì)科目分類登記經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿。3.日記賬，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時間順序逐日逐筆登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.其他輔助性賬簿，如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品臺賬等。（三）財務(wù)會計報告1.月度、季度、年度財務(wù)報表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。2.會計報表附注，對財務(wù)報表的編制基礎(chǔ)、編制依據(jù)、編制原則和方法及主要項目等所作的解釋。3.財務(wù)情況說明書，對公司一定會計期間內(nèi)生產(chǎn)經(jīng)營、資金周轉(zhuǎn)、利潤實現(xiàn)及分配等情況的綜合性分析報告。（四）其他會計資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表，用于核對銀行存款日記賬與銀行對賬單之間的差異。2.銀行對賬單，銀行出具的反映公司銀行賬戶資金收支情況的對賬單。3.納稅申報表，公司向稅務(wù)機(jī)關(guān)申報繳納稅款的報表。4.會計檔案移交清冊，記錄會計檔案移交情況的清冊。5.會計檔案保管清冊，記錄會計檔案保管情況的清冊。6.會計檔案銷毀清冊，記錄會計檔案銷毀情況的清冊。7.其他具有保存價值的會計資料，如財務(wù)審計報告、資產(chǎn)評估報告等。三、會計檔案的整理（一）分類會計檔案按照形成時間、類別等進(jìn)行分類。先按年度分類，再在每個年度內(nèi)按會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告、其他會計資料等類別分別整理。（二）編號1.會計憑證按照月份和憑證編號順序進(jìn)行編號，如“20XX年1月第1號第X號”。2.會計賬簿按照賬簿名稱分別編號，如總賬為“1”，明細(xì)賬為“2”等，并在賬簿首頁注明編號。3.財務(wù)會計報告按照年度和報告類型編號，如“20XX年度資產(chǎn)負(fù)債表”為“31”，“20XX年度利潤表”為“32”等。4.其他會計資料按照類別和形成時間順序編號，如銀行存款余額調(diào)節(jié)表為“41”，銀行對賬單為“42”等。（三）裝訂1.會計憑證應(yīng)按月裝訂成冊，每冊厚度一般以1.5厘米為宜，最多不超過2厘米。裝訂時應(yīng)加具封面、封底，注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼等內(nèi)容，并由裝訂人員在裝訂線封簽處簽名或蓋章。2.會計賬簿應(yīng)在年度終了后及時整理裝訂，活頁賬簿應(yīng)抽出空白頁，再按順序編號并裝訂成冊。裝訂后的賬簿應(yīng)牢固、平整，不得有折角、缺頁等情況。3.財務(wù)會計報告應(yīng)按年度裝訂成冊，封面應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、報告種類等內(nèi)容，并加蓋單位公章。4.其他會計資料應(yīng)根據(jù)實際情況進(jìn)行裝訂或整理，確保整齊、規(guī)范。四、會計檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證：原始憑證、記賬憑證保管期限為30年。2.會計賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬保管期限為30年，固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。3.財務(wù)會計報告：月度、季度財務(wù)會計報告保管期限為10年，年度財務(wù)會計報告永久保管。4.其他會計資料：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年，納稅申報表保管期限為10年，會計檔案移交清冊保管期限為30年，會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊永久保管。（二）保管地點1.公司應(yīng)設(shè)置專門的會計檔案保管庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全措施。2.會計檔案保管庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定。3.會計檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)編號并注明存放檔案的類別、年度等信息。（三）保管人員1.公司應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會計檔案保管工作，保管人員應(yīng)具備會計專業(yè)知識和檔案管理知識，熟悉會計檔案保管業(yè)務(wù)。2.保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會計檔案保管制度，不得擅自將會計檔案帶出保管庫房，不得擅自銷毀、涂改會計檔案。3.保管人員應(yīng)定期對會計檔案進(jìn)行檢查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。五、會計檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員查閱會計檔案，應(yīng)填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到會計檔案保管部門查閱。2.查閱會計檔案時，保管人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。3.查閱會計檔案后，查閱人員應(yīng)及時將會計檔案歸還保管部門，并在《會計檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.公司外部單位或個人因工作需要查閱或借閱會計檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱或借閱的目的、內(nèi)容、時間等信息，經(jīng)公司財務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱或借閱。2.借閱會計檔案時，借閱人員應(yīng)填寫《會計檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等信息，經(jīng)批準(zhǔn)后，到會計檔案保管部門辦理借閱手續(xù)。3.借閱會計檔案應(yīng)在指定地點進(jìn)行，借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。4.借閱人員不得將會計檔案轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄會計檔案內(nèi)容。借閱人員歸還會計檔案時，保管人員應(yīng)認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)會計檔案有損壞、短缺等情況，應(yīng)及時報告并追究借閱人員的責(zé)任。六、會計檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的會計檔案，除本制度另有規(guī)定外，可以按照規(guī)定程序銷毀。2.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。3.正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。（二）銷毀程序1.由公司檔案管理部門會同財務(wù)部門提出銷毀意見，編制《會計檔案銷毀清冊》，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。2.《會計檔案銷毀清冊》經(jīng)公司財務(wù)負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由檔案管理部門和財務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照《會計檔案銷毀清冊》所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在《會計檔案銷毀清冊》上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告公司總經(jīng)理。七、會計檔案的信息化管理（一）電子會計檔案的形成1.公司應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，使用符合標(biāo)準(zhǔn)的會計核算軟件進(jìn)行會計核算，確保電子會計檔案的真實性、完整性和可用性。2.電子會計檔案應(yīng)從會計核算系統(tǒng)中直接導(dǎo)出，并按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行整理、存儲。導(dǎo)出的電子會計檔案應(yīng)包含會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告等所有會計資料，并與紙質(zhì)會計檔案內(nèi)容一致。（二）電子會計檔案的存儲1.公司應(yīng)建立電子會計檔案存儲管理制度，采用安全可靠的存儲設(shè)備和存儲方式，對電子會計檔案進(jìn)行存儲。存儲設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.電子會計檔案應(yīng)按照年度、類別等進(jìn)行分類存儲，并建立索引目錄，以便于查詢和使用。存儲的電子會計檔案應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問。（三）電子會計檔案的查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員查閱或借閱電子會計檔案，應(yīng)通過公司指定的電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行操作，并填寫《電子會計檔案查閱申請表》或《電子會計檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱或借閱。2.查閱或借閱電子會計檔案時，應(yīng)使用專門的軟件進(jìn)行操作，不得對電子會計檔案進(jìn)行修改、刪除等操作。查閱或借閱人員應(yīng)及時將電子會計檔案歸還，并在《電子會計檔案查閱登記表》或《電子會計檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。3.公司外部單位或個人因工作需要查閱或借閱電子會計檔案，應(yīng)按照本制度規(guī)定的程序辦理審批手續(xù)，并通過公司指定的方式進(jìn)行查閱或借閱。查閱或借閱電子會計檔案時，公司應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，確保電子會計檔案的安全。（四）電子會計檔案的銷毀1.電子會計檔案銷毀前，應(yīng)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并將備份數(shù)據(jù)妥善保存。2.電子會計檔案的銷毀程序與紙質(zhì)會計檔案銷毀程序相同，應(yīng)編制《電子會計檔案銷毀清冊》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人進(jìn)行銷毀。銷毀電子會計檔案時，應(yīng)采用符合國家規(guī)定的技術(shù)手段進(jìn)行徹底刪除，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。八、監(jiān)