PAGE檔案掃描工作管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案掃描工作的規(guī)范化管理，確保檔案信息的準(zhǔn)確、完整、安全，提高檔案利用效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及檔案掃描工作的部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：檔案掃描工作應(yīng)符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.準(zhǔn)確性原則：掃描后的檔案信息應(yīng)與原始檔案一致，確保準(zhǔn)確無誤。3.完整性原則：全面掃描各類檔案，保證檔案信息的完整性，不遺漏重要內(nèi)容。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守公司保密制度，對檔案掃描過程中涉及的機密信息予以保密，防止信息泄露。5.安全性原則：確保掃描設(shè)備、存儲介質(zhì)及掃描環(huán)境的安全，防止檔案信息丟失、損壞或被非法獲取。二、檔案掃描工作流程（一）檔案整理1.各部門在檔案移交掃描前，應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定對檔案進行分類、編號、編目等整理工作，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.對破損、褪色等狀況不佳的檔案，應(yīng)先進行修復(fù)或技術(shù)處理，以保證掃描質(zhì)量。（二）掃描準(zhǔn)備1.根據(jù)檔案數(shù)量、掃描要求及設(shè)備性能等因素，合理安排掃描工作計劃，明確掃描任務(wù)的時間節(jié)點。2.檢查掃描設(shè)備的運行狀況，確保設(shè)備正常工作。準(zhǔn)備好所需的存儲介質(zhì)，并進行格式化和病毒檢測，保證存儲介質(zhì)的安全性和可靠性。3.確定掃描方式和參數(shù)。根據(jù)檔案類型、保存要求等，選擇合適的掃描分辨率、色彩模式等參數(shù)，以滿足不同檔案的掃描需求。一般情況下，文字檔案掃描分辨率不低于200dpi，圖像檔案掃描分辨率根據(jù)實際情況確定，但應(yīng)保證清晰可讀。（三）掃描操作1.掃描人員應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程進行掃描，確保掃描圖像清晰、完整、不失真。在掃描過程中，要注意避免漏掃、重掃等情況。2.對于多頁檔案，應(yīng)確保頁面順序正確，掃描后的圖像應(yīng)與原始檔案頁面順序一致。3.對掃描過程中出現(xiàn)的異常情況，如設(shè)備故障、圖像模糊等，應(yīng)及時記錄并采取相應(yīng)的解決措施，同時對已掃描的檔案進行檢查，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。（四）圖像處理1.對掃描后的圖像進行去噪、去污、裁剪等處理，提高圖像的清晰度和可讀性。2.根據(jù)檔案內(nèi)容和格式要求，對圖像進行格式轉(zhuǎn)換，如將掃描的圖片格式轉(zhuǎn)換為PDF格式等，以便于存儲和管理。3.在圖像處理過程中，要注意保持檔案內(nèi)容的完整性和原始風(fēng)貌，不得對檔案內(nèi)容進行篡改或刪除。（五）數(shù)據(jù)存儲1.將處理后的檔案圖像數(shù)據(jù)按照規(guī)定的存儲路徑和命名規(guī)則進行存儲。存儲路徑應(yīng)清晰明了，便于查找和管理。命名規(guī)則應(yīng)包含檔案編號、年份、月份等關(guān)鍵信息，確保文件名具有唯一性和可識別性。2.定期對存儲的數(shù)據(jù)進行備份，備份方式可采用磁帶備份、光盤備份或異地存儲等多種方式，以防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)與原始數(shù)據(jù)分開存儲，并定期進行檢查和維護，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。3.建立數(shù)據(jù)存儲的安全防護機制，設(shè)置訪問權(quán)限，對存儲設(shè)備進行加密處理，防止數(shù)據(jù)被非法訪問、篡改或泄露。（六）質(zhì)量檢查1.設(shè)立專門的質(zhì)量檢查崗位或安排專人對掃描后的檔案進行質(zhì)量抽檢。抽檢比例應(yīng)不低于掃描總量的[X]%。2.質(zhì)量檢查內(nèi)容包括圖像清晰度、完整性、頁面順序、格式轉(zhuǎn)換等方面。對不符合質(zhì)量要求的檔案，應(yīng)及時通知掃描人員進行重新掃描或整改。3.建立質(zhì)量檢查記錄檔案，詳細(xì)記錄每次質(zhì)量檢查的結(jié)果、問題檔案的數(shù)量及整改情況等信息，以便對檔案掃描工作質(zhì)量進行跟蹤和分析。（七）檔案歸還與銷毀1.檔案掃描工作完成后，掃描人員應(yīng)及時將掃描后的檔案歸還至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量、質(zhì)量等情況，確保交接無誤。2.對于已完成掃描且不再具有保存價值的原始檔案，按照公司檔案銷毀制度的規(guī)定進行銷毀處理。銷毀過程應(yīng)進行詳細(xì)記錄，包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息，并由相關(guān)人員簽字確認(rèn)。三、檔案掃描人員職責(zé)（一）掃描操作人員1.負(fù)責(zé)按照檔案掃描工作流程和操作規(guī)范，完成檔案的掃描任務(wù)。2.確保掃描設(shè)備的正常運行，定期對設(shè)備進行清潔和維護，及時發(fā)現(xiàn)并報告設(shè)備故障。3.在掃描過程中，認(rèn)真核對檔案信息，保證掃描圖像的準(zhǔn)確性和完整性，避免出現(xiàn)漏掃、重掃等問題。4.對掃描后的圖像進行初步檢查，及時發(fā)現(xiàn)圖像質(zhì)量問題并進行處理。5.嚴(yán)格遵守公司保密制度，不得泄露檔案掃描過程中涉及的機密信息。（二）圖像處理人員1.負(fù)責(zé)對掃描后的檔案圖像進行去噪、去污、裁剪、格式轉(zhuǎn)換等處理，確保圖像質(zhì)量符合要求。2.在圖像處理過程中，嚴(yán)格按照規(guī)定的操作流程進行，不得擅自修改檔案內(nèi)容。3.對處理后的圖像進行質(zhì)量檢查，確保處理后的圖像清晰、完整、格式正確。4.協(xié)助掃描操作人員解決圖像掃描過程中出現(xiàn)的技術(shù)問題，提供技術(shù)支持和建議。（三）數(shù)據(jù)存儲人員1.負(fù)責(zé)將處理后的檔案圖像數(shù)據(jù)按照規(guī)定的存儲路徑和命名規(guī)則進行存儲，并建立相應(yīng)的索引目錄。2.定期對存儲的數(shù)據(jù)進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.維護數(shù)據(jù)存儲設(shè)備的正常運行，及時處理存儲設(shè)備出現(xiàn)的故障和問題。4.嚴(yán)格控制數(shù)據(jù)訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)被非法訪問、篡改或泄露。（四）質(zhì)量檢查人員1.制定檔案掃描質(zhì)量檢查計劃和標(biāo)準(zhǔn)，對掃描后的檔案進行質(zhì)量抽檢。2.認(rèn)真檢查掃描圖像的清晰度、完整性、頁面順序、格式轉(zhuǎn)換等方面的質(zhì)量情況，對不符合質(zhì)量要求的檔案及時提出整改意見。3.對質(zhì)量檢查結(jié)果進行詳細(xì)記錄，定期對質(zhì)量檢查情況進行總結(jié)分析，提出改進措施和建議，以提高檔案掃描工作質(zhì)量。4.協(xié)助檔案管理部門對檔案掃描工作中出現(xiàn)的質(zhì)量問題進行調(diào)查和處理。四、檔案掃描設(shè)備管理（一）設(shè)備采購與配置1.根據(jù)公司檔案掃描工作的實際需求，制定設(shè)備采購計劃，選擇性能穩(wěn)定、掃描質(zhì)量高、符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的掃描設(shè)備。2.在設(shè)備采購過程中，要充分考慮設(shè)備的兼容性、擴展性及售后服務(wù)等因素，確保設(shè)備能夠滿足公司未來檔案掃描工作的發(fā)展需要。3.對新采購的掃描設(shè)備進行驗收，檢查設(shè)備的型號、規(guī)格、數(shù)量、配置等是否與采購合同一致，同時對設(shè)備的性能進行測試，確保設(shè)備正常運行。（二）設(shè)備使用與維護1.制定掃描設(shè)備操作規(guī)程，明確設(shè)備的開機、關(guān)機、掃描操作、日常維護等流程和要求，確保設(shè)備操作人員能夠正確使用設(shè)備。2.設(shè)備操作人員應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程進行操作，不得擅自更改設(shè)備參數(shù)或進行違規(guī)操作。在設(shè)備使用過程中，要注意觀察設(shè)備運行狀態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)并處理設(shè)備故障。3.定期對掃描設(shè)備進行清潔、保養(yǎng)和校準(zhǔn)，確保設(shè)備的掃描精度和穩(wěn)定性。清潔設(shè)備時，應(yīng)使用專用的清潔工具和清潔劑，避免對設(shè)備造成損壞。4.建立設(shè)備維護檔案，記錄設(shè)備的維護情況、維修記錄、更換部件等信息，以便對設(shè)備的運行狀況進行跟蹤和分析。（三）設(shè)備維修與更新1.當(dāng)掃描設(shè)備出現(xiàn)故障時，設(shè)備操作人員應(yīng)及時報告設(shè)備管理部門，由專業(yè)維修人員進行維修。維修人員應(yīng)詳細(xì)記錄設(shè)備故障現(xiàn)象、維修過程及維修結(jié)果等信息，并填寫設(shè)備維修記錄。2.對于設(shè)備故障頻繁或維修成本過高的情況，應(yīng)及時評估設(shè)備的使用價值，根據(jù)公司實際情況，提出設(shè)備更新建議。設(shè)備更新應(yīng)按照公司固定資產(chǎn)采購流程進行，確保更新后的設(shè)備能夠滿足檔案掃描工作的需求。3.在設(shè)備更新過程中，要做好數(shù)據(jù)遷移和設(shè)備交接工作，確保檔案掃描工作的連續(xù)性和數(shù)據(jù)的安全性。五、檔案掃描工作的安全與保密管理（一）安全管理1.建立檔案掃描工作場所的安全管理制度，確保掃描工作環(huán)境的安全。掃描工作場所應(yīng)配備必要的消防設(shè)備、防盜設(shè)備等，防止火災(zāi)、盜竊等安全事故的發(fā)生。2.對掃描設(shè)備、存儲介質(zhì)等進行定期安全檢查，確保設(shè)備和介質(zhì)的安全性。檢查內(nèi)容包括設(shè)備的運行狀況、存儲介質(zhì)的存儲情況、數(shù)據(jù)備份情況等。3.加強對掃描工作場所的人員管理，嚴(yán)禁無關(guān)人員進入掃描工作區(qū)域。工作人員離開工作場所時，應(yīng)關(guān)閉設(shè)備電源，妥善保管好工作資料和設(shè)備。4.制定應(yīng)急預(yù)案，針對可能出現(xiàn)的自然災(zāi)害、設(shè)備故障、數(shù)據(jù)丟失等突發(fā)事件，制定相應(yīng)的應(yīng)急處理措施，確保在突發(fā)事件發(fā)生時能夠及時、有效地進行應(yīng)對，減少損失。（二）保密管理1.加強對檔案掃描工作人員保密意識的教育和培訓(xùn)，使其充分認(rèn)識檔案保密工作的重要性，嚴(yán)格遵守公司保密制度。2.與檔案掃描工作人員簽訂保密協(xié)議，明確其在檔案掃描工作中的保密義務(wù)和責(zé)任，對違反保密協(xié)議的行為進行相應(yīng)的處罰。3.在檔案掃描過程中，對涉及公司機密的檔案信息進行嚴(yán)格保密。掃描設(shè)備應(yīng)具備必要的保密措施，如加密存儲、訪問控制等。對機密檔案的掃描、處理和存儲應(yīng)在專門的保密區(qū)域進行，限制人員訪問。4.嚴(yán)格控制檔案掃描工作中產(chǎn)生的電子文檔的傳播范圍，未經(jīng)授權(quán)不得將檔案掃描數(shù)據(jù)提供給外部單位或個人。確需對外提供檔案信息的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定履行審批手續(xù)。六、檔案掃描工作的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.建立檔案掃描工作監(jiān)督小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、質(zhì)量檢查人員等組成，定期對檔案掃描工作進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組應(yīng)檢查檔案掃描工作流程的執(zhí)行情況、人員職責(zé)履行情況、設(shè)備管理情況、安全與保密管理情況等，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出整改意見。3.加強對檔案掃描工作過程的實時監(jiān)控，通過查看掃描設(shè)備運行記錄、質(zhì)量檢查記錄、數(shù)據(jù)存儲記錄等方式，對掃描工作進行全程跟蹤，確保工作質(zhì)量和進度。（二）考核制度1.制定檔案掃描工作考核辦法，明確考核指標(biāo)、考核方式及考核周期。考核指標(biāo)應(yīng)涵蓋掃描工作質(zhì)量、工作效率標(biāo)準(zhǔn)、安全保密執(zhí)行情況等方面。2.對檔案掃