PAGE檔案工程管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案工程管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司工程建設(shè)、運營管理等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有檔案工程相關(guān)的文件、資料、記錄等的管理，包括但不限于工程項目的規(guī)劃、設(shè)計、施工、驗收等各個階段形成的檔案。（三）基本原則1.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映工程建設(shè)的實際情況，確保內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋工程建設(shè)全過程的各類文件資料，保證檔案的全面性。3.系統(tǒng)性原則：按照工程建設(shè)的流程和內(nèi)在聯(lián)系，對檔案進行科學(xué)分類、整理和編目，使其具有系統(tǒng)性。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善檔案工程管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.組織開展檔案工程管理培訓(xùn)，提高員工的檔案意識和業(yè)務(wù)能力。3.對公司各部門檔案工程文件資料的收集、整理、歸檔工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督。4.負責(zé)檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的接收、分類、編目、存儲、保管、利用等工作。5.定期對檔案進行清查、盤點，確保檔案的完整和安全。6.參與工程建設(shè)項目的竣工驗收，對檔案資料的完整性和準確性進行審核。（二）項目部門職責(zé)1.負責(zé)本部門在工程建設(shè)過程中形成的各類文件資料的收集、整理和初步歸檔工作。2.明確專人負責(zé)檔案工作，確保檔案資料的及時、準確收集，并按照檔案管理部門的要求進行整理和移交。3.在項目建設(shè)過程中，配合檔案管理部門做好檔案的管理工作，接受檔案管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。4.參與工程建設(shè)項目的檔案驗收工作，對本部門檔案資料的完整性和準確性負責(zé)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，認真履行崗位職責(zé)。2.負責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、存儲、保管、利用等，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。3.對檔案進行分類登記，建立檔案臺賬，及時更新檔案信息，保證檔案信息的準確性和完整性。4.負責(zé)檔案庫房的安全管理，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案實體安全。5.積極為公司各部門提供檔案利用服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，做好檔案利用記錄。6.定期對檔案管理工作進行總結(jié)和分析，提出改進措施和建議，不斷提高檔案管理水平。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.工程項目前期文件，包括項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。2.工程設(shè)計文件，包括初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、設(shè)計變更等相關(guān)圖紙、文件資料。3.工程施工過程中的文件，包括施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底、工程質(zhì)量檢驗記錄、隱蔽工程驗收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、工程進度記錄等。4.工程監(jiān)理文件，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等。5.工程竣工驗收文件，包括竣工驗收報告、竣工圖、工程質(zhì)量保修書、工程結(jié)算資料等。6.與工程相關(guān)的其他文件資料，如會議紀要、來往信函、合同協(xié)議等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門在工程建設(shè)過程中形成的各類文件資料，確保文件資料的齊全、完整。2.對于重要文件資料，應(yīng)進行原件收集；如無法收集原件，應(yīng)收集與原件核對無誤的復(fù)印件，并注明原件存放處。3.文件資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、簽字蓋章齊全，采用耐久性強的書寫材料和載體進行記錄。4.收集的文件資料應(yīng)按照形成時間順序進行整理，確保其邏輯關(guān)系清晰。（三）整理方法1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類方案對收集到的文件資料進行分類整理。分類應(yīng)遵循工程建設(shè)的流程和內(nèi)在聯(lián)系，結(jié)合公司實際情況，可分為工程前期、設(shè)計、施工、監(jiān)理、竣工驗收等類別。2.對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號可采用數(shù)字與字母相結(jié)合的方式，如工程前期文件編號為“QD[年份][順序號]”，設(shè)計文件編號為“SJ[年份][順序號]”等。3.對每份文件資料進行編目，編目內(nèi)容應(yīng)包括文件題名、編號、日期、來源、保管期限等，確保編目信息準確、完整。4.按照檔案裝訂要求，對紙質(zhì)文件資料進行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于查閱和保管。對于不宜裝訂的文件資料，如圖紙、圖表等，應(yīng)采用袋裝、盒裝等方式進行保管，并在袋、盒上注明相關(guān)信息。四、檔案歸檔與存儲（一）歸檔流程1.項目部門在完成文件資料的收集、整理工作后，應(yīng)及時向檔案管理部門移交。移交時，應(yīng)填寫檔案移交清單，清單內(nèi)容包括檔案名稱、編號、數(shù)量、移交日期等，并由雙方簽字確認。2.檔案管理部門對移交的檔案進行審核，審核內(nèi)容包括檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時通知項目部門進行補充或整改。3.審核通過的檔案進行歸檔，按照檔案分類方案和編號規(guī)則進行存放，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息，建立電子檔案目錄。（二）存儲方式1.檔案采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進行存儲。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。2.電子檔案應(yīng)存儲在服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行定期備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置合理的排架，按照檔案類別和編號順序進行排列，便于查找和管理。同時，應(yīng)建立檔案索引，注明檔案的存放位置，提高檔案檢索效率。（三）保管期限檔案的保管期限根據(jù)其重要程度和利用價值分為永久、長期和短期三種。具體劃分如下：1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，如公司重大工程項目的立項批復(fù)、可行性研究報告、竣工驗收報告等，應(yīng)永久保管。2.長期保管：對公司在一定時期內(nèi)有查考利用價值的檔案，保管期限為10年至50年。如工程設(shè)計文件、施工過程中的重要文件資料等。3.短期保管：對公司在較短時間內(nèi)有查考利用價值的檔案，保管期限為1年至10年。如一般性的工程文件資料、臨時性的會議紀要等。五、檔案利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案的正常使用和信息安全。2.檔案利用應(yīng)優(yōu)先滿足公司內(nèi)部工作需要，為公司的工程建設(shè)、運營管理、決策支持等提供服務(wù)。3.在檔案利用過程中，應(yīng)保護檔案的原始風(fēng)貌，不得對檔案進行涂改、偽造、損毀等行為。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請表提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，詳細說明借閱理由、借閱期限、歸還時間等，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對借閱情況進行登記，并跟蹤催還。3.復(fù)制：對于確需復(fù)制的檔案，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人簽字同意后，由檔案管理人員按照規(guī)定進行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋“復(fù)制件”印章，并注明原件存放處。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對每一次檔案利用情況進行詳細記錄，包括利用時間、利用人、利用目的、查閱或借閱的檔案名稱及編號、復(fù)制內(nèi)容等。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計分析。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案信息予以保密。2.在檔案利用過程中，檔案管理人員應(yīng)對利用人進行保密提醒，要求其不得泄露檔案內(nèi)容。對于涉及保密的檔案，應(yīng)在專門的場所進行查閱或復(fù)制，并限制無關(guān)人員進入。3.加強對檔案管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置不同級別的用戶權(quán)限，防止檔案信息被非法獲取或篡改。對檔案管理系統(tǒng)的操作進行記錄，以便進行審計和追蹤。4.定期對檔案管理人員進行保密培訓(xùn)，提高其保密意識和業(yè)務(wù)能力，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。（二）安全管理1.檔案庫房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜報警裝置、溫濕度控制設(shè)備等，并定期進行檢查和維護，確保設(shè)施設(shè)備正常運行。2.嚴格檔案庫房的出入管理，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入庫房。檔案管理人員進入庫房時，應(yīng)進行登記，并記錄進入和離開時間。3.加強對檔案實體的保護，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀、鼠咬等。定期對檔案進行清查、盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案損壞、丟失等問題。4.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件時的應(yīng)急處置措施。定期組織應(yīng)急演練，提高檔案管理人員的應(yīng)急處理能力。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準確性。鑒定工作應(yīng)在檔案管理部門的組織下，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門和檔案管理人員共同參與。（二）鑒定內(nèi)容1.對保管期限已滿的檔案進行鑒定，判斷其是否仍有保存價值。2.對已失去利用價值或重復(fù)、多余的檔案進行清理。3.對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案信息，在保密期限屆滿后，進行解密鑒定，確定是否可以公開或銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對保管期限已滿的檔案進行清理，列出擬鑒定檔案清單。2.組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門和檔案管理人員組成鑒定小組，對擬鑒定檔案進行逐一審查。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值、保管期限等因素，綜合判斷檔案是否仍有保存價值。3.鑒定小組對鑒定結(jié)果進行記錄，并形成鑒定意見書。鑒定意見書應(yīng)包括檔案名稱、編號、保管期限、鑒定意見等內(nèi)容，經(jīng)鑒定小組全體成員簽字確認。4.根據(jù)鑒定意見書，對確無保存價值的檔案進行銷毀處理。銷毀檔案時，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等，并由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人和監(jiān)銷人員簽字確認。（四）銷毀方式檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方