PAGE檔案館值班制度及流程一、總則（一）目的為確保檔案館的安全與正常運轉(zhuǎn)，保障檔案資料的完整性、保密性和可用性，特制定本值班制度及流程。本制度適用于本檔案館全體值班人員。（二）適用范圍本制度適用于本檔案館日常工作日及節(jié)假日期間的值班工作安排。（三）基本原則1.嚴格遵守國家法律法規(guī)以及檔案管理相關(guān)行業(yè)標準，確保值班工作合法合規(guī)。2.明確值班職責，強化責任意識，保障值班工作有序進行。3.注重值班工作的嚴謹性與規(guī)范性，提高應急處理能力，及時應對各類突發(fā)情況。二、值班人員安排（一）值班人員構(gòu)成檔案館值班人員由館內(nèi)工作人員輪流擔任，包括檔案管理人員、技術(shù)支持人員等。（二）排班方式1.根據(jù)檔案館的工作需求和人員情況，制定年度值班排班表。排班表應涵蓋全年各個工作日及節(jié)假日，確保值班工作的連續(xù)性。2.每月初公布當月值班排班表，明確各值班人員的值班日期、班次及相關(guān)要求。如有特殊情況需要調(diào)整值班安排，應提前至少[X]個工作日通知相關(guān)人員，并做好記錄。（三）人員要求1.值班人員應具備良好的政治素質(zhì)和職業(yè)道德，責任心強，工作認真負責。2.熟悉檔案管理業(yè)務知識，掌握基本的安全防范技能和應急處理方法。3.身體健康，能夠適應值班工作的強度和要求，無妨礙值班工作的疾病或殘疾。三、值班職責（一）安全保衛(wèi)職責1.負責檔案館內(nèi)外的安全巡查，重點檢查門窗、水電設施、消防設備等是否正常，確保無安全隱患。巡查間隔時間不得超過[X]小時，夜間巡查次數(shù)不少于[X]次，并做好巡查記錄。2.嚴禁無關(guān)人員進入檔案館，對進入檔案館的人員進行嚴格登記，核實身份和事由，檢查攜帶物品，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進入檔案存放區(qū)域。3.如發(fā)現(xiàn)異常情況或安全隱患，應立即采取措施進行處理，并及時向上級報告。對于突發(fā)事件，要按照應急預案進行妥善處置，保護好現(xiàn)場，配合相關(guān)部門進行調(diào)查。（二）檔案管理職責1.負責檔案庫房的日常管理，確保檔案存放環(huán)境符合要求，溫度、濕度保持在規(guī)定范圍內(nèi)（溫度[X]℃[X]℃，濕度[X]%[X]%）。每天定時記錄庫房溫濕度數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)溫濕度異常時及時采取調(diào)控措施。2.按照檔案整理和保管的規(guī)范要求，對檔案進行整理、上架、下架等操作，保證檔案排列有序，便于查找和利用。3.嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，對借閱檔案的人員進行登記，核實借閱手續(xù)是否齊全，按照規(guī)定的期限和范圍提供檔案借閱服務。借閱歸還時，要認真檢查檔案的完整性和準確性，如有損壞或丟失，要及時查明原因并追究相關(guān)責任。（三）設備維護職責1.負責檔案館內(nèi)各類設備的日常檢查和維護，包括計算機、服務器、存儲設備、監(jiān)控系統(tǒng)、消防設備等。定期對設備進行清潔、保養(yǎng)，確保設備正常運行。2.如發(fā)現(xiàn)設備故障，應及時進行排查和處理，對于無法自行解決的問題，要及時聯(lián)系技術(shù)支持人員或設備供應商，記錄故障情況和處理過程，做好設備維修檔案。3.負責對新投入使用的設備進行驗收和調(diào)試，確保設備符合檔案管理工作的要求，并對操作人員進行培訓，使其熟悉設備的性能和操作方法。（四）信息處理職責1.及時接收和處理各類檔案管理相關(guān)的信息，包括文件、通知、查詢請求等。對重要信息要進行詳細記錄，并按照規(guī)定的流程進行傳遞和處理。2.負責與上級主管部門、其他相關(guān)單位以及館內(nèi)各部門之間的信息溝通與協(xié)調(diào)，確保信息傳遞的及時、準確和暢通。3.定期對檔案管理工作中的各類數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計和分析，向上級提供有關(guān)檔案管理工作的統(tǒng)計報表和分析報告，為決策提供數(shù)據(jù)支持。（五）應急處理職責1.熟悉檔案館應急預案，在發(fā)生突發(fā)事件時，能夠迅速響應，按照預案要求采取相應的應急措施。2.及時向上級報告突發(fā)事件的情況，協(xié)助相關(guān)部門進行現(xiàn)場救援和處置工作，配合做好事件的調(diào)查和處理工作。3.在應急事件處理完畢后，負責對事件進行總結(jié)和評估，提出改進措施和建議，完善應急預案。四、值班流程（一）值班交接1.值班人員應提前[X]分鐘到達檔案館，做好值班前的準備工作，包括檢查值班用品是否齊全、設備是否正常等。2.上一班值班人員應在值班結(jié)束前，將值班期間的工作情況、未處理事項以及相關(guān)物品等向接班人員進行詳細交接，并填寫值班交接記錄。交接記錄應包括值班時間、值班人員姓名、交接事項、處理情況、遺留問題等內(nèi)容。3.接班人員應認真核對交接記錄，檢查相關(guān)物品是否齊全完好，對未處理事項進行了解，并簽字確認。如發(fā)現(xiàn)問題或疑問，應及時與交班人員溝通解決。（二）日常巡查1.值班人員應按照規(guī)定的巡查路線和時間間隔對檔案館進行巡查，巡查過程中要認真仔細，做好記錄。巡查記錄應包括巡查時間、巡查區(qū)域、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等內(nèi)容。2.巡查內(nèi)容包括但不限于：檔案庫房的溫濕度、門窗關(guān)閉情況、檔案存放狀態(tài)；辦公區(qū)域的水電設施、設備運行情況、人員出入情況；消防設施的完好性、消防通道的暢通情況等。3.如發(fā)現(xiàn)異常情況，應立即采取相應措施進行處理，并在巡查記錄中詳細記錄。對于一般性問題，能夠當場解決的應及時解決；對于較為復雜或無法立即處理的問題，應及時向上級報告，并跟蹤處理進度，直至問題解決。（三）檔案管理工作1.檔案借閱借閱人員前來借閱檔案時，值班人員應首先核實其身份和借閱手續(xù)是否齊全。借閱手續(xù)應包括借閱申請單、審批簽字等。按照規(guī)定的期限和范圍為借閱人員提供檔案借閱服務，并在借閱登記本上詳細記錄借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時間、借閱人姓名、歸還時間等信息。借閱歸還時，值班人員要認真檢查檔案的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應立即向借閱人詢問原因，并按照相關(guān)規(guī)定進行處理。同時，在借閱登記本上記錄歸還情況。2.檔案整理與上架根據(jù)檔案整理的規(guī)范要求，定期對檔案進行整理和上架。整理過程中要注意檔案的分類、編號、裝訂等工作，確保檔案整理的質(zhì)量。在檔案上架時，要認真核對檔案的編號和存放位置，保證檔案排列有序，便于查找和利用。同時，對檔案庫房進行定期盤點，確保檔案數(shù)量準確。3.檔案數(shù)據(jù)維護定期對檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并異地存放。備份周期不得超過[X]天。對檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行日常維護，包括數(shù)據(jù)錄入、修改、刪除等操作，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。在進行數(shù)據(jù)操作時，要嚴格按照操作規(guī)程進行，并做好記錄。（四）設備維護與管理1.設備檢查每天對檔案館內(nèi)的各類設備進行檢查，檢查內(nèi)容包括設備的運行狀態(tài)、外觀是否正常、連接線路是否松動等。對于計算機、服務器等設備，可以通過查看系統(tǒng)日志、運行監(jiān)控軟件等方式了解設備的運行情況。對于監(jiān)控系統(tǒng)、消防設備等，要進行實地檢查，確保設備能夠正常工作。2.設備維護與維修如發(fā)現(xiàn)設備故障，值班人員應首先進行初步排查，確定故障原因。對于能夠自行解決的故障，要按照設備維修手冊進行維修，并做好記錄。對于無法自行解決的設備故障，值班人員應及時聯(lián)系技術(shù)支持人員或設備供應商，并向其詳細描述故障情況。在技術(shù)支持人員到達之前，要采取必要的措施保護好設備，防止故障進一步擴大影響檔案管理工作。設備維修完畢后，值班人員要對維修情況進行驗收，檢查設備是否恢復正常運行，并在設備維修檔案中記錄維修時間、維修人員、維修內(nèi)容、維修結(jié)果等信息。（五）信息處理與溝通1.信息接收與登記值班人員應及時接收各類檔案管理相關(guān)的信息，包括文件、通知、查詢請求等。對于收到的信息，要進行詳細登記，記錄信息的來源、內(nèi)容、接收時間等。對重要信息要進行特別標注，并按照規(guī)定的流程進行傳遞和處理。2.信息傳遞與處理根據(jù)信息的性質(zhì)和要求，將接收到的信息及時傳遞給相關(guān)人員或部門。對于需要回復的信息，要按照規(guī)定的格式和要求進行起草和審核，確?；貜蛢?nèi)容準確、規(guī)范。在信息傳遞過程中，要做好跟蹤和反饋工作，確保信息能夠及時、準確地傳達給相關(guān)人員，并得到有效處理。3.信息溝通與協(xié)調(diào)值班人員負責與上級主管部門、其他相關(guān)單位以及館內(nèi)各部門之間的信息溝通與協(xié)調(diào)工作。在溝通協(xié)調(diào)過程中，要注意語言表達和溝通方式，確保信息傳遞的清晰、準確和有效。對于涉及多個部門或單位的重要事項，要及時組織召開協(xié)調(diào)會議，共同商討解決方案，明確各方責任和工作要求，并做好會議記錄。（六）應急處理1.突發(fā)事件報告當發(fā)生突發(fā)事件時，值班人員應立即向上級報告事件的情況，報告內(nèi)容應包括事件發(fā)生的時間、地點、性質(zhì)、影響范圍、已采取的措施等。報告方式可采用電話、短信、郵件等多種形式，確保信息傳遞的及時、準確。在向上級報告的同時，要及時通知館內(nèi)其他相關(guān)人員，啟動應急預案。2.應急措施實施值班人員應按照應急預案的要求，迅速采取相應的應急措施。如火災發(fā)生時，要立即撥打火警電話，并組織人員疏散，使用消防設備進行滅火；如檔案庫房發(fā)生水浸等情況，要及時關(guān)閉水源，轉(zhuǎn)移檔案，采取排水、除濕等措施保護檔案。在應急處理過程中，要注意保護現(xiàn)場，配合相關(guān)部門進行調(diào)查和處理工作。同時，要做好應急處理記錄，包括事件發(fā)生的經(jīng)過、采取的應急措施、處理結(jié)果等。3.應急事件總結(jié)與評估應急事件處理完畢后，值班人員要負責對事件進行總結(jié)和評估?？偨Y(jié)報告應包括事件發(fā)生的原因、經(jīng)過、處理結(jié)果、經(jīng)驗教訓以及改進措施和建議等內(nèi)容。將應急事件總結(jié)報告提交給上級主管部門，并組織館內(nèi)相關(guān)人員進行學習和討論，完善應急預案，提高應對突發(fā)事件的能力。五、值班記錄與檔案管理（一）值班記錄要求1.值班人員應認真做好值班記錄，記錄內(nèi)容要詳細、準確、完整。值班記錄應包括值班期間的工作情況、巡查記錄、設備維護記錄、信息處理記錄、應急處理記錄等。2.值班記錄應使用統(tǒng)一的格式和紙張，按照時間順序進行記錄，不得隨意涂改或撕毀。記錄字跡要清晰，語言表達要規(guī)范。3.值班記錄完成后，應及時整理歸檔，妥善保管，以備查閱。值班記錄的保存期限應不少于[X]年，并按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定進行管理。（二）檔案管理要求1.值班過程中形成的各類文件、記錄、報表等資料，應按照檔案管理的要求進行整理和歸檔。歸檔資料應分類明確、編號清晰、裝訂整齊。2.檔案管理人員應定期對值班檔案進行檢查和整理，確保檔案的完整性和準確性。對于過期或不再使用的檔案，要按照規(guī)定進行銷毀處理，并做好銷毀記錄。3.嚴格遵守檔案保密制度，對值班檔案中的敏感信息要進行妥善保管，防止信息泄露。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得查閱、復制或傳播值班檔案中的內(nèi)容。六、考核與獎懲（一）考核標準1.對值班人員的考核主要依據(jù)值班制度及流程的執(zhí)行情況、值班工作質(zhì)量、應急處理能力等方面進行。考核內(nèi)容包括但不限于值班記錄的完整性、準確性，檔案管理工作的規(guī)范性，設備維護情況，信息處理及時性，應急事件處理效果等。2.制定詳細的考核指標和評分標準，對值班人員的工作表現(xiàn)進行量化考核?？己酥笜藨哂锌刹僮餍院歪槍π?，評分標準應客觀、公正。（二）獎勵措施1.對于在值班工作中表現(xiàn)突出的人員，給予相應的獎勵。獎勵方式包括但不限于表彰、獎金、晉升等。2.表現(xiàn)突出的情況包括但不限于：及時發(fā)現(xiàn)并妥善處理重大安全隱患，保障檔案安全；高效完成檔案管理工作任務，為檔案利用提供優(yōu)質(zhì)服務；在應急事件處理中表現(xiàn)英勇，有效減少損失等。（三）懲罰措施1.對于違反值班制度及流程的人員，視情節(jié)輕