PAGE學(xué)院檔案保密工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)院檔案保密工作，確保學(xué)院檔案信息的安全與完整，防止檔案信息泄露，保障學(xué)院各項(xiàng)工作的正常開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)院各部門、各單位以及全體教職工和學(xué)生在檔案管理、使用過程中涉及的保密工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及教育行業(yè)相關(guān)保密規(guī)定，確保檔案保密工作合法合規(guī)。2.預(yù)防為主原則：強(qiáng)化保密意識教育，建立健全保密制度和防范措施，從源頭上防止檔案信息泄露風(fēng)險。3.全程管控原則：對檔案的收集、整理、保管、利用、銷毀等全過程實(shí)施嚴(yán)格的保密管理。4.責(zé)任到人原則：明確各部門、各崗位在檔案保密工作中的職責(zé)，確保保密責(zé)任落實(shí)到具體人員。二、檔案管理部門及人員職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善學(xué)院檔案保密工作制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門、各單位的檔案保密工作，定期開展檢查和評估。3.負(fù)責(zé)學(xué)院檔案的集中統(tǒng)一管理，確保檔案存儲環(huán)境安全，采取必要的保密技術(shù)防護(hù)措施。4.審核檔案利用申請，按照規(guī)定的權(quán)限和程序提供檔案利用服務(wù)，對利用過程進(jìn)行監(jiān)督。5.組織開展檔案保密宣傳教育和培訓(xùn)工作，提高全體人員的保密意識和技能。6.負(fù)責(zé)處理檔案保密工作中的違規(guī)事件，及時向上級主管部門報(bào)告，并配合有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，確保檔案信息安全。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、編目、裝訂、上架等日常管理工作，保證檔案整理規(guī)范、分類準(zhǔn)確、標(biāo)識清晰。3.按照規(guī)定的保管期限和存儲要求，妥善保管檔案，定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案無丟失、損壞、霉變等情況。4.對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄利用時間地點(diǎn)、利用人、利用目的、檔案內(nèi)容等信息，及時歸檔利用記錄。5.不得擅自將檔案帶出檔案室，不得在非工作時間私自查閱檔案。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。6.積極參加檔案保密培訓(xùn)，不斷提高自身保密意識和業(yè)務(wù)水平，發(fā)現(xiàn)檔案保密隱患及時報(bào)告并采取措施處理。（三）各部門、各單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的收集、整理、移交等工作，并確保檔案整理符合保密要求。2.明確一名檔案工作負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案保密工作的組織協(xié)調(diào)和日常管理。3.對本部門、本單位人員進(jìn)行檔案保密教育，督促所屬人員嚴(yán)格遵守檔案保密制度。4.在檔案形成過程中，同步做好保密措施，確保檔案信息在流轉(zhuǎn)過程中的安全。5.按照規(guī)定的時間和要求，及時將應(yīng)歸檔的檔案移交學(xué)院檔案管理部門。三、檔案收集與整理保密要求（一）收集要求1.各部門、各單位在檔案形成過程中，應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)收集工作，確保檔案材料齊全、完整。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)可靠，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.對于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，收集人員應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行操作，采取必要的保密措施，防止信息泄露。（二）整理要求1.檔案整理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案整理規(guī)范，對收集到的檔案材料進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作。2.在整理過程中，不得擅自更改檔案內(nèi)容，確保檔案原始信息的真實(shí)性。3.對于涉及保密內(nèi)容的檔案，應(yīng)單獨(dú)整理、存放，并在檔案封面、目錄等顯著位置標(biāo)注保密標(biāo)識。4.整理工作應(yīng)在符合保密要求的環(huán)境中進(jìn)行，防止無關(guān)人員接觸檔案材料。四、檔案保管保密措施（一）保管場所1.學(xué)院應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，確保24小時監(jiān)控?zé)o死角，監(jiān)控記錄保存期限不少于[X]年。3.檔案庫房應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將溫度控制在[適宜溫度范圍]，濕度控制在[適宜濕度范圍]。（二）檔案存儲1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，排列整齊有序，便于查找和管理。2.對紙質(zhì)檔案應(yīng)采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具進(jìn)行存放，如檔案盒、檔案柜等，并在裝具上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，存儲設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)安全。4.對于涉及保密的檔案，應(yīng)采取加密存儲、訪問控制等技術(shù)手段進(jìn)行保護(hù)，嚴(yán)格限制訪問權(quán)限。（三）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管過程中存在的問題。2.清查內(nèi)容包括檔案數(shù)量、存儲位置、保管狀況、利用情況等，清查結(jié)果應(yīng)詳細(xì)記錄并歸檔。3.對于清查中發(fā)現(xiàn)的檔案丟失、損壞、霉變等情況，應(yīng)及時查明原因，采取補(bǔ)救措施，并向上級主管部門報(bào)告。五、檔案利用保密規(guī)定（一）利用申請1.學(xué)院內(nèi)部人員因工作需要利用檔案，應(yīng)填寫《檔案利用申請表》，注明利用目的、利用檔案名稱、利用時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.外單位人員因特殊原因需要利用學(xué)院檔案，須持有單位介紹信，填寫《檔案利用申請表》，經(jīng)學(xué)院檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感檔案的利用申請，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行審批，必要時需經(jīng)上級主管部門同意。（二）利用審批1.檔案管理部門收到利用申請后，應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容和檔案保密級別進(jìn)行審批。2.對于一般性檔案利用申請，應(yīng)在[規(guī)定審批時間]內(nèi)完成審批；對于涉及敏感檔案的利用申請，審批時間可適當(dāng)延長，但最長不超過[延長后審批時間]。3.審批通過的申請，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限和程序提供檔案利用服務(wù)；審批未通過的申請，應(yīng)及時向申請人說明原因。（三）利用服務(wù)1.檔案利用應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，利用人不得擅自將檔案帶出指定場所。2.檔案管理人員應(yīng)對利用過程進(jìn)行全程監(jiān)督，確保利用人按照規(guī)定的要求查閱、摘抄、復(fù)制檔案，不得擅自更改、涂抹、標(biāo)記檔案內(nèi)容。3.對于涉及保密內(nèi)容的檔案，利用人如需摘抄、復(fù)制，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的方式進(jìn)行操作，確保復(fù)制件與原件具有同等的保密效力。4.利用結(jié)束后，利用人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，確保檔案無損壞、丟失等情況。六、檔案傳遞與借閱保密要求（一）傳遞要求1.檔案傳遞應(yīng)通過機(jī)要通信、專人送取等安全可靠的方式進(jìn)行，嚴(yán)禁通過普通郵寄、電子郵件等方式傳遞涉及保密的檔案。2.傳遞檔案時，應(yīng)填寫《檔案傳遞登記表》，詳細(xì)記錄檔案名稱、數(shù)量、傳遞時間、傳遞人、接收人等信息，并由傳遞人和接收人簽字確認(rèn)。3.傳遞過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，確保檔案安全，防止檔案在傳遞過程中丟失、泄露。（二）借閱要求1.因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不得超過[規(guī)定借閱期限]，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在借閱的檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自復(fù)印、拍照、掃描檔案內(nèi)容。4.借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和保密性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并追究借閱人的責(zé)任。七、檔案數(shù)字化保密管理（一）數(shù)字化流程1.檔案數(shù)字化工作應(yīng)在符合保密要求的環(huán)境中進(jìn)行，配備必要的安全防護(hù)設(shè)備和軟件。2.數(shù)字化操作人員應(yīng)經(jīng)過專門的培訓(xùn)，熟悉檔案數(shù)字化流程和保密規(guī)定，簽訂保密承諾書。3.在數(shù)字化過程中，應(yīng)對檔案進(jìn)行逐頁掃描或數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，確保數(shù)字化副本與原件內(nèi)容一致。4.掃描后的圖像或數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行加密存儲，并建立相應(yīng)的索引和目錄，便于查詢和利用。（二）數(shù)據(jù)安全1.加強(qiáng)對數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的安全管理，采取防火墻、入侵檢測、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段，防止數(shù)據(jù)被非法獲取、篡改或泄露。2.定期對數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.嚴(yán)格控制數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和處理相關(guān)數(shù)據(jù)。（三）人員管理1.參與檔案數(shù)字化工作的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得私自留存、傳播數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)。2.工作結(jié)束后，應(yīng)及時清理工作現(xiàn)場，刪除臨時存儲在設(shè)備中的檔案數(shù)據(jù)，確保設(shè)備中無殘留的敏感信息。3.對違反檔案數(shù)字化保密規(guī)定的人員，應(yīng)依法依規(guī)進(jìn)行處理。八、檔案保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.學(xué)院建立檔案保密監(jiān)督機(jī)制，由檔案管理部門負(fù)責(zé)對各部門、各單位的檔案保密工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。2.設(shè)立檔案保密監(jiān)督舉報(bào)電話和郵箱，鼓勵全體教職工和學(xué)生對發(fā)現(xiàn)的檔案保密違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)。3.定期對檔案保密工作進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，檢查檔案保密制度的執(zhí)行情況和檔案管理工作的合規(guī)性。（二）檢查內(nèi)容1.檔案保密制度的建立和執(zhí)行情況，包括制度的完善性、宣傳教育情況、人員培訓(xùn)情況等。2.檔案管理部門及人員的職責(zé)履行情況，如檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的操作是否符合保密要求。3.檔案存儲環(huán)境的安全性，包括庫房設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況、溫濕度控制情況等。4.檔案利用審批和服務(wù)情況，是否存在違規(guī)提供檔案利用的現(xiàn)象。5.檔案傳遞與借閱的管理情況，傳遞和借閱手續(xù)是否齊全，檔案是否安全歸還等。（三）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的檔案保密問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，責(zé)令相關(guān)部門、單位限期整改。2.整改完成后，應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。3.對違反檔案保密制度的部門、單位和個人，應(yīng)視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處理；情節(jié)嚴(yán)重的，依法依規(guī)追究相關(guān)責(zé)任。九、檔案保密宣傳教育與培訓(xùn)（一）宣傳教育1.學(xué)院應(yīng)定期開展檔案保密宣傳教育活動，通過內(nèi)部刊物、宣傳欄、校園網(wǎng)等多種渠道，宣傳檔案保密法律法規(guī)和學(xué)院檔案保密制度。2.每年至少組織一次檔案保密專題宣傳活動，提高全體教職工和學(xué)生的檔案保密意識。3.在檔案形成、管理、利用等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，適時開展針對性的保密宣傳教育，提醒相關(guān)人員注意保密事項(xiàng)。（二）培訓(xùn)計(jì)劃1.制定年度檔案保密培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對象、培訓(xùn)時間和培訓(xùn)方式等。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括檔案保密法律法規(guī)、學(xué)院檔案保密制度、檔案管理業(yè)務(wù)知識、保密技術(shù)與技能等。3.培訓(xùn)對象應(yīng)覆蓋學(xué)院各部門、各單位的檔案管理人員、涉及檔案工作的教職工以及學(xué)生代表。（三）培訓(xùn)實(shí)施1.根據(jù)培訓(xùn)計(jì)劃組織開展培訓(xùn)活動，可采用集中授課、專題講座、案例分析、實(shí)地操作等多種培訓(xùn)方式，提高培訓(xùn)效果。2.培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)對培訓(xùn)人員進(jìn)行考核，考核結(jié)果作為其年度考核、職稱評定等的參考依據(jù)。3.建立培訓(xùn)檔案，記錄培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)人員、考核結(jié)果等信息，以便跟蹤和評估培訓(xùn)效果。十、檔案保密工作獎懲（一）獎勵1.對在檔案保密工作中表現(xiàn)突出的部門、單位和個人，給予表彰和獎勵。2.獎勵方式包括榮譽(yù)證書、獎金、晉升等，具體獎勵標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)實(shí)際情況確定。3.表現(xiàn)突出的情形包括嚴(yán)格遵守檔案保密制度，及時發(fā)現(xiàn)和制止檔案保密違規(guī)行為，為保護(hù)檔案信息安全做出重要貢獻(xiàn)等。（二）懲罰1.對違反檔案保密制度的部門、單位和個人，視情節(jié)輕