PAGE政府檔案管理制度匯編一、總則（一）目的為加強政府檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本管理制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于政府各部門、各直屬機構(gòu)及所屬事業(yè)單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：政府檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映政府工作的歷史面貌和實際情況，保證檔案內(nèi)容的真實性。3.完整性原則：全面收集、整理和保存政府工作中形成的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息的安全，防止檔案內(nèi)容泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為政府工作和社會公眾提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門政府設(shè)立專門的檔案管理部門，負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和指導(dǎo)政府系統(tǒng)的檔案管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定政府檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范。2.負責(zé)接收、收集、整理、保管和統(tǒng)計政府各部門移交的檔案，確保檔案的完整和安全。3.對檔案進行分類、編目、數(shù)字化處理等，建立科學(xué)合理的檔案檢索體系，方便檔案的查閱和利用。4.開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為政府決策、工作查考、歷史研究等提供檔案資料支持。5.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。6.監(jiān)督檢查政府各部門的檔案管理工作，對違反檔案管理規(guī)定的行為進行糾正和處理。（二）部門檔案管理人員政府各部門應(yīng)指定專人負責(zé)本部門的檔案管理工作，其職責(zé)如下：1.負責(zé)收集、整理、保管本部門在工作中形成的各類檔案，確保檔案的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期向檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的檔案。3.建立本部門檔案的借閱、利用登記制度，做好檔案利用服務(wù)工作。4.協(xié)助檔案管理部門開展檔案整理、數(shù)字化等工作，提供必要的檔案信息和資料。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍政府檔案的收集范圍包括：1.上級機關(guān)下發(fā)的與本部門工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本部門在履行職能過程中形成的各類文件、會議記錄、工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表、合同協(xié)議、人事檔案、財務(wù)檔案等。3.本部門組織的各類活動形成的文件、照片、音像資料等。4.下級機關(guān)報送的重要文件、資料等。5.其他與本部門工作有關(guān)的具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集的責(zé)任人，確保檔案收集工作的及時、準確。2.檔案收集應(yīng)遵循全面、系統(tǒng)的原則，對本部門工作中形成的各類文件、資料進行全面收集，不得遺漏重要檔案。3.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案內(nèi)容。4.對電子文件的收集，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進行存儲和備份。（三）歸檔期限1.一般文件應(yīng)在次年上半年歸檔。2.重要會議文件、重大活動文件等應(yīng)在活動結(jié)束后及時歸檔。3.人事檔案、財務(wù)檔案等應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定定期歸檔。（四）歸檔程序1.各部門檔案管理人員對收集到的檔案進行初步整理，按照檔案分類標準進行分類、排序。2.編制檔案目錄，注明檔案的題名、日期、編號、保管期限等信息。3.將整理好的檔案移交本部門負責(zé)人審核，審核無誤后，填寫檔案移交清單，一式兩份，一份由移交部門留存，一份交檔案管理部門。4.檔案管理部門接收各部門移交的檔案后，進行再次審核和整理，對不符合要求的檔案，退回原部門重新整理。四、檔案的整理與分類（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循以下原則：1.遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于整理和檢索，提高檔案管理效率。（二）分類方法政府檔案采用年度機構(gòu)保管期限分類法，具體如下：1.年度分類：按照文件形成的年度進行分類，不同年度的文件分別整理。2.機構(gòu)分類：在每個年度內(nèi)，按照政府部門的內(nèi)設(shè)機構(gòu)進行分類，同一機構(gòu)形成的文件集中整理。3.保管期限分類：根據(jù)檔案的保存價值，將檔案分為永久、長期、短期三種保管期限。（三）整理要求1.去除檔案中的金屬物，如訂書釘、回形針等。2.對破損、褪色的檔案進行修復(fù)或復(fù)制。3.按照檔案裝訂要求，將文件材料左側(cè)對齊，采用線裝或膠裝方式裝訂成冊。4.編制檔案頁碼，確保頁碼準確、連續(xù)。5.填寫檔案盒脊背項目，注明全宗號、年度、機構(gòu)、保管期限、起止件號等信息。五、檔案的編目與檢索（一）編目內(nèi)容檔案編目包括編制檔案目錄、全宗卷等，具體內(nèi)容如下：1.檔案目錄：檔案目錄應(yīng)包括檔案的題名、日期、編號、責(zé)任者、保管期限、密級等信息，按照分類順序進行編排。2.全宗卷：全宗卷是對一個全宗檔案管理情況的記錄，應(yīng)包括檔案收集、整理、鑒定、保管、利用等工作中形成的文件材料。（二）檢索工具為方便檔案的查閱和利用，應(yīng)建立多種檔案檢索工具，如：1.紙質(zhì)目錄：編制紙質(zhì)的檔案目錄，放置在檔案查閱室，供查閱人員使用。2.電子目錄：將檔案目錄錄入計算機系統(tǒng)，建立電子檔案檢索數(shù)據(jù)庫，通過計算機檢索系統(tǒng)進行查詢。3.索引卡片：對重要檔案編制索引卡片，注明檔案的關(guān)鍵信息，便于快速查找。（三）檢索要求1.檢索工具應(yīng)準確、完整地反映檔案的內(nèi)容和存放位置。2.定期對檢索工具進行更新和維護，確保其有效性。3.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檢索工具的使用方法，為查閱人員提供高效的檢索服務(wù)。六、檔案的保管與保護（一）保管場所檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備以下條件：1.堅固安全，防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等設(shè)施齊全。2.保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.配備必要的檔案裝具，如檔案架、檔案柜、檔案盒等，確保檔案存放有序。（二）保管要求1.按照檔案分類和保管期限，將檔案分別存放，便于查找和管理。2.對重要檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。3.定期對檔案進行清點和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.建立檔案保管臺賬，記錄檔案的入庫、出庫、保管情況等信息。（三）保護措施1.對紙質(zhì)檔案進行定期消毒，防止蟲害和霉變。2.對電子檔案進行定期備份，采用異地存儲等方式，確保電子檔案的安全。3.對破損、褪色的檔案進行及時修復(fù)和復(fù)制，延長檔案的使用壽命。4.加強檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)備，如監(jiān)控系統(tǒng)、報警裝置等，確保檔案庫房的安全。七、檔案的利用與借閱（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循以下原則：1.依法依規(guī)原則：嚴格按照國家有關(guān)法律法規(guī)和本制度的規(guī)定，提供檔案利用服務(wù)。2.服務(wù)大局原則：圍繞政府工作中心，積極主動地為政府決策、工作查考、社會公眾等提供檔案信息服務(wù)。3.方便利用原則：簡化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為利用者提供便捷的服務(wù)。4.保密安全原則：在檔案利用過程中，嚴格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息的安全，防止檔案內(nèi)容泄露。（二）利用范圍檔案利用范圍包括：1.政府機關(guān)內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案。2.司法機關(guān)、行政執(zhí)法部門因辦案需要查閱檔案。3.社會組織、公民因涉及自身權(quán)益等正當(dāng)理由查閱檔案。4.其他經(jīng)檔案管理部門批準的檔案利用事項。（三）借閱程序1.利用者填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、日期、用途等信息。2.所在部門負責(zé)人審核簽字，確認借閱用途的真實性和合理性。3.將申請表交檔案管理部門審批，檔案管理部門根據(jù)檔案的密級、保管期限等情況進行審核，批準后方可借閱。4.借閱人員憑有效證件到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案。5.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）利用要求1.利用者應(yīng)愛護檔案，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案內(nèi)容。2.如需摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。3.檔案利用完畢后，利用者應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，確保檔案完整無損。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循以下原則：1.全面審查原則：對檔案的內(nèi)容、來源、形式等進行全面審查，綜合判斷檔案的保存價值。2.歷史聯(lián)系原則：充分考慮檔案之間的歷史聯(lián)系，避免孤立地鑒定檔案。3.依法鑒定原則：嚴格按照國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案鑒定標準進行鑒定。（二）鑒定組織政府成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負責(zé)組織和指導(dǎo)檔案鑒定工作。鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門及專家組成。（三）鑒定標準檔案鑒定標準如下：1.永久保管檔案：反映政府主要職能活動和基本歷史面貌的，對國家和社會具有長遠利用價值的檔案。2.長期保管檔案：在相當(dāng)長的時間內(nèi)對政府工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管檔案：在較短時間內(nèi)對政府工作有查考利用價值的檔案，保管期限為15年以下。（四）銷毀程序1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進行清理，提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊，注明檔案的題名、日期、編號、保管期限、密級等信息。2.將檔案銷毀清冊報檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組審核。3.根據(jù)審核意見，對確無保存價值的檔案進行銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。九、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)按照電子文件管理的要求，及時收集、整理本部門形成的電子文件，確保電子文件的齊全、完整。2.對電子文件進行分類、編號、著錄等，建立電子文件的元數(shù)據(jù)信息，便于電子文件的管理和檢索。3.定期將電子文件備份到存儲介質(zhì)上，采用異地存儲等方式，確保電子文件的安全。（二）電子檔案的存儲與保管1.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，存儲設(shè)備應(yīng)具備冗余備份功能，確保數(shù)據(jù)的安全性。2.對電子檔案的存儲環(huán)境進行定期檢查和維護，保證存儲設(shè)備的正常運行。3.建立電子檔案的保管期限制度，按照紙質(zhì)檔案的保管期限要求，對電子檔案進行分類保管。（三）電子檔案的利用與