PAGE檔案掃描外包管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司檔案掃描外包工作，確保檔案掃描過程的質(zhì)量、安全與高效，維護公司檔案信息的完整性和保密性，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有檔案掃描外包項目，包括但不限于各類紙質(zhì)文件、合同、票據(jù)、證照等檔案資料的掃描工作。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：檔案掃描外包工作必須符合國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關標準要求，確保檔案處理過程合法合規(guī)。2.質(zhì)量至上原則：以高質(zhì)量的掃描成果為目標，嚴格把控掃描質(zhì)量，保證掃描圖像清晰、完整、準確，滿足公司檔案管理及后續(xù)利用的需求。3.安全保密原則：加強對檔案掃描外包過程中涉及的檔案信息安全管理，防止檔案信息泄露、丟失或被篡改，確保公司商業(yè)機密和敏感信息的安全。4.監(jiān)督管理原則：建立健全監(jiān)督管理機制，對檔案掃描外包服務提供商進行有效管理和監(jiān)督，確保外包工作按要求順利進行。二、職責分工（一）檔案管理部門1.負責制定檔案掃描外包工作計劃和需求方案，明確掃描范圍、質(zhì)量要求、時間節(jié)點等關鍵要素。2.審核檔案掃描外包服務提供商的資質(zhì)、信譽及服務能力，選擇合適的外包合作伙伴。3.對檔案掃描外包項目進行全程跟蹤與監(jiān)督，定期檢查掃描工作進度、質(zhì)量及安全情況，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。4.負責驗收檔案掃描成果，確保掃描圖像符合質(zhì)量標準和公司檔案管理要求。5.協(xié)調(diào)處理檔案掃描外包過程中與其他部門的溝通協(xié)作事宜，保障工作順利開展。（二）信息技術部門1.提供檔案掃描所需的技術支持和設備維護，確保掃描設備正常運行，掃描軟件功能滿足工作需求。2.協(xié)助檔案管理部門制定掃描數(shù)據(jù)存儲方案，保障掃描數(shù)據(jù)的安全存儲和有效管理。3.對檔案掃描外包服務提供商的技術操作進行指導和監(jiān)督，確保其在技術層面符合公司要求。（三）財務部門1.負責審核檔案掃描外包項目預算，監(jiān)督外包費用的支付流程，確保費用支出合理合規(guī)。2.定期對外包項目成本進行核算和分析，為公司決策提供財務數(shù)據(jù)支持。（四）審計部門1.對檔案掃描外包項目進行審計監(jiān)督，檢查外包工作是否符合公司規(guī)定和相關法律法規(guī)要求。2.審查外包服務合同執(zhí)行情況，防范潛在風險，確保公司利益不受損害。（五）外包服務提供商1.按照公司要求和合同約定，組織專業(yè)人員開展檔案掃描工作，確保掃描質(zhì)量達到規(guī)定標準。2.建立健全內(nèi)部質(zhì)量控制體系，對掃描過程進行全程質(zhì)量監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)并糾正質(zhì)量問題。3.負責掃描設備的日常維護和管理，保證設備正常運行，滿足掃描工作需求。4.加強對工作人員的培訓和管理，提高其業(yè)務水平和責任意識，確保工作人員嚴格遵守公司的安全保密規(guī)定。5.定期向公司匯報檔案掃描工作進展情況，及時反饋工作中出現(xiàn)的問題及解決方案。三、檔案掃描外包流程（一）項目立項1.檔案管理部門根據(jù)公司檔案管理需求和業(yè)務發(fā)展情況，提出檔案掃描外包項目申請，明確項目背景、目標、掃描范圍、預計工作量、時間要求等內(nèi)容。2.申請經(jīng)公司相關領導審批通過后正式立項，由檔案管理部門負責組建項目團隊，明確各成員職責分工。（二）服務商選擇1.檔案管理部門制定檔案掃描外包服務提供商篩選標準，包括公司資質(zhì)、信譽、服務能力、技術水平、人員配備、價格等方面。2.通過公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購等方式，從符合條件的服務商中選擇合適的合作伙伴。3.與選定的服務商簽訂詳細的外包服務合同，明確雙方權利義務、服務內(nèi)容、質(zhì)量標準、價格條款、保密責任、違約責任等關鍵條款。（三）項目準備1.檔案管理部門組織對服務商進行項目交底，向其提供詳細的檔案資料清單、掃描要求、質(zhì)量標準、工作流程等文件，確保服務商充分了解項目需求。2.服務商根據(jù)項目要求制定具體的工作計劃和實施方案，明確掃描人員安排、設備配置、工作進度安排等內(nèi)容，并提交給檔案管理部門審核。3.檔案管理部門協(xié)調(diào)相關部門為服務商提供必要的工作條件，如辦公場地（如有需要）、檔案存放場所等，并確保檔案資料的交接安全有序。4.信息技術部門對服務商的掃描設備和軟件進行檢查和測試，確保其符合公司要求和項目需要。（四）掃描實施1.服務商按照合同約定和審核通過的工作計劃組織人員開展檔案掃描工作。掃描過程中，應嚴格按照掃描要求和質(zhì)量標準進行操作，確保掃描圖像清晰、完整、準確，色彩還原度好，分辨率符合公司規(guī)定。2.檔案管理部門安排專人對掃描工作進行全程跟蹤監(jiān)督，定期檢查掃描工作進度、質(zhì)量情況，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。如發(fā)現(xiàn)掃描質(zhì)量不符合要求，應及時通知服務商進行整改。3.掃描過程中產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)應及時備份，并按照公司規(guī)定的存儲格式和命名規(guī)則進行存儲，確保數(shù)據(jù)的安全性和可追溯性。4.服務商應建立掃描工作記錄臺賬，詳細記錄掃描日期、檔案名稱、數(shù)量、掃描人員等信息，以備查詢和統(tǒng)計。（五）質(zhì)量驗收1.檔案掃描工作完成后，服務商應進行自查自糾，確保掃描成果符合質(zhì)量標準。自查合格后，向檔案管理部門提交驗收申請。2.檔案管理部門組織相關人員組成驗收小組，按照合同約定的質(zhì)量標準和驗收流程對掃描成果進行驗收。驗收內(nèi)容包括掃描圖像的清晰度、完整性、準確性、色彩還原度、分辨率等方面，以及數(shù)據(jù)存儲的規(guī)范性和安全性。3.驗收小組可采用隨機抽樣的方式進行檢查，抽樣比例應根據(jù)檔案數(shù)量和重要性合理確定。如發(fā)現(xiàn)驗收不合格的情況，應要求服務商限期整改，直至驗收合格為止。4.驗收合格后，驗收小組出具驗收報告，明確驗收結(jié)論。驗收報告應由驗收小組成員簽字確認，并加蓋公司公章。（六）數(shù)據(jù)交付與存儲1.驗收合格后，服務商應按照合同約定的時間和方式將掃描數(shù)據(jù)交付給公司。交付的數(shù)據(jù)應確保完整、準確、可用，數(shù)據(jù)格式應符合公司要求，并提供相應的數(shù)據(jù)清單和說明文檔。2.信息技術部門負責接收和存儲掃描數(shù)據(jù)，按照公司制定的數(shù)據(jù)存儲方案進行分類存儲，確保數(shù)據(jù)的安全可靠。同時，應建立數(shù)據(jù)訪問權限管理制度，嚴格控制數(shù)據(jù)的訪問和使用。3.檔案管理部門對接收的數(shù)據(jù)進行核對和登記，將其納入公司檔案管理系統(tǒng)進行統(tǒng)一管理，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和利用。（七）項目結(jié)算1.財務部門根據(jù)合同約定和驗收報告，審核外包服務費用結(jié)算申請。審核內(nèi)容包括費用計算依據(jù)、工作完成情況、質(zhì)量驗收結(jié)果等方面。2.審核通過后，財務部門按照公司財務制度辦理費用支付手續(xù)。支付過程中應嚴格遵守相關法律法規(guī)和公司財務規(guī)定，確保費用支付的安全、準確、及時。3.服務商應提供合法有效的發(fā)票，作為費用支付的憑證。財務部門應妥善保管發(fā)票及相關支付憑證，以備審計和查詢。四、質(zhì)量控制（一）質(zhì)量標準1.掃描分辨率應不低于[X]dpi，以保證掃描圖像清晰可讀，滿足后續(xù)檔案查閱和利用的需求。2.掃描圖像應完整、無缺頁、無黑邊、無模糊不清等情況，確保檔案內(nèi)容準確呈現(xiàn)。3.色彩還原度應良好，盡量保持檔案原件的色彩特征，避免出現(xiàn)色彩偏差影響檔案信息的真實性。4.掃描圖像應進行去噪、去污處理，確保圖像干凈整潔，不影響閱讀效果。（二）過程控制1.服務商應建立質(zhì)量控制小組，負責對掃描過程進行全程監(jiān)控和質(zhì)量檢查。質(zhì)量控制小組應定期對掃描人員的工作進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)并糾正質(zhì)量問題。2.掃描人員在掃描過程中應嚴格按照操作規(guī)范進行操作，每完成一定數(shù)量的掃描任務后，應進行自我檢查，確保掃描質(zhì)量符合要求。3.檔案管理部門應加強對掃描工作的日常監(jiān)督，可通過現(xiàn)場檢查、遠程監(jiān)控等方式，及時掌握掃描工作進展和質(zhì)量情況。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應立即要求服務商采取措施進行整改。（三）驗收控制1.驗收小組應嚴格按照質(zhì)量標準進行驗收，驗收過程中應認真細致，確保驗收結(jié)果客觀公正。2.對于驗收不合格的掃描成果，驗收小組應明確指出問題所在，并要求服務商限期整改。整改完成后，應進行再次驗收，直至驗收合格為止。3.驗收合格的掃描成果應進行簽字確認，并形成驗收記錄存檔。驗收記錄應包括驗收時間、驗收人員、驗收內(nèi)容、驗收結(jié)果等信息，以備查閱和追溯。五、安全保密管理（一）安全管理1.服務商應建立健全安全管理制度，加強對掃描工作場所、設備、人員等方面的安全管理，確保掃描工作安全有序進行。2.掃描工作場所應配備必要的安全設施，如消防器材、防盜設備等，確保檔案資料和人員的安全。3.掃描設備應定期進行維護和保養(yǎng)，確保設備正常運行，避免因設備故障導致檔案信息丟失或損壞。4.服務商應制定數(shù)據(jù)備份計劃，定期對掃描數(shù)據(jù)進行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在安全可靠的位置，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保密管理1.服務商及其工作人員應嚴格遵守公司的保密規(guī)定，簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。2.掃描工作場所應設置專門的檔案存放區(qū)域，實行封閉式管理，防止無關人員進入。3.掃描人員應嚴格遵守操作規(guī)程，不得擅自復制、傳播、泄露檔案信息。在掃描過程中，如發(fā)現(xiàn)涉及公司商業(yè)機密或敏感信息的檔案，應及時報告檔案管理部門。4.掃描設備和存儲介質(zhì)應采取加密措施，防止數(shù)據(jù)被非法獲取。同時，應定期對設備和存儲介質(zhì)進行檢查和清理，確保數(shù)據(jù)存儲安全。5.項目結(jié)束后，服務商應將所有涉及公司檔案信息的資料、設備、存儲介質(zhì)等全部歸還公司，并進行徹底清理，不得留存任何副本或相關信息。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.檔案管理部門負責對檔案掃描外包項目進行日常監(jiān)督，定期檢查服務商的工作進展、質(zhì)量情況、安全保密措施落實情況等，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。2.信息技術部門應協(xié)助檔案管理部門對掃描設備的運行情況、數(shù)據(jù)存儲安全等方面進行監(jiān)督檢查，確保技術層面符合要求。3.審計部門定期對檔案掃描外包項目進行審計，審查項目合同執(zhí)行情況、費用支出合理性、質(zhì)量驗收情況、安全保密措施等方面，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）考核辦法1.建立檔案掃描外包服務提供商考核評價體系，從工作質(zhì)量、工作進度、安全保密、服務態(tài)度等方面對服務商進行全面考核。2.考核評價結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。對于考核