PAGE精準扶貧檔案規(guī)章制度一、總則（一）目的為了加強精準扶貧檔案管理，確保精準扶貧工作檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在精準扶貧工作中的憑證和參考作用，依據國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本公司/組織實際情況，制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于本公司/組織參與精準扶貧工作過程中形成的各類檔案資料的管理，包括但不限于扶貧項目申報、實施、驗收等環(huán)節(jié)產生的文件、記錄、報表、照片、影像等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內容必須真實反映精準扶貧工作的實際情況，不得弄虛作假。2.完整性原則：全面收集、整理和保存精準扶貧工作各個環(huán)節(jié)的相關資料，確保檔案的完整性。3.準確性原則：檔案信息應準確無誤，數據、事實等應與實際情況相符。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標準和規(guī)范進行檔案的整理、分類、編號、裝訂等工作，保證檔案管理工作的規(guī)范化。5.保密性原則：對涉及國家機密、個人隱私以及不宜公開的檔案信息，應嚴格保密，防止泄露。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善精準扶貧檔案管理制度，并組織實施。2.指導、監(jiān)督和檢查各部門精準扶貧檔案的收集、整理、歸檔等工作。3.集中統(tǒng)一管理本公司/組織精準扶貧工作檔案，建立檔案數據庫，實現(xiàn)檔案信息的數字化存儲和檢索。4.定期對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的質量和安全。5.開展檔案利用工作，為精準扶貧工作決策、總結經驗、評估成效等提供檔案信息支持。（二）各部門職責1.負責本部門精準扶貧工作中形成檔案資料的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交至檔案管理部門。2.明確專人負責檔案管理工作，確保檔案資料的及時收集和妥善保管，保證檔案的完整性和準確性。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。（三）檔案管理人員職責1.認真學習和貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理制度。2.負責檔案的日常收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等工作，確保檔案整理規(guī)范有序。3.做好檔案的保管、保護工作，定期檢查檔案的保管狀況，對破損、褪色等檔案及時進行修復和復制。4.負責檔案信息的錄入、存儲和檢索工作，為檔案利用提供便利。5.嚴格遵守檔案保密制度，不得擅自泄露檔案內容。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.扶貧項目申報材料：包括項目申請書、可行性研究報告及相關論證材料、項目預算等。2.項目實施過程資料：如項目實施方案、項目招投標文件、項目合同協(xié)議、項目進度報告、物資采購清單及憑證、資金使用記錄、工程質量檢查記錄、技術指導資料、培訓記錄等。3.項目驗收資料：驗收申請報告、驗收方案、驗收報告、驗收意見、項目績效評估報告等。4.貧困對象識別與幫扶資料：貧困戶信息采集表、貧困對象認定審批表、幫扶計劃、幫扶記錄、脫貧成效證明等。5.扶貧資金管理資料：資金下達文件、資金撥付憑證、資金審計報告等。6.其他相關資料：包括上級部門關于精準扶貧工作的文件、會議記錄、調研報告、宣傳資料、影像資料等。（二）收集要求1.各部門應按照檔案收集范圍，及時、主動地收集本部門在精準扶貧工作中形成的各類檔案資料，確保檔案資料的齊全完整。2.收集的檔案資料應真實、有效，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應確保其格式規(guī)范、內容完整，并與紙質文件同步收集。（三）整理方法1.分類：按照精準扶貧工作的不同階段和內容，將檔案分為項目申報類、項目實施類、項目驗收類、貧困對象幫扶類、資金管理類等類別。每個類別下再根據具體情況進行細分。2.文件排列：按照文件形成的時間順序或重要程度進行排列，同一事由的文件應集中排列在一起。3.編號：對每份檔案資料進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號可采用“年份+類別代碼+流水號”的形式，如“20XXXM001”表示20XX年項目申報類的第1份檔案。4.編目：編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內容，確保目錄準確反映檔案的基本信息。5.裝訂：對紙質檔案資料進行裝訂，拆除金屬物，采用線裝或膠裝等方式，確保裝訂牢固、整齊美觀。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔程序1.各部門整理好的檔案資料應定期移交至檔案管理部門。移交時，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。2.檔案管理部門對接收的檔案進行審核，檢查檔案的完整性、準確性和規(guī)范性，對不符合要求的檔案退回原部門進行補充或修正。3.審核通過的檔案進行上架歸檔，按照分類編號順序排列存放，建立檔案存放位置索引，便于查找。（二）保管期限1.精準扶貧檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括：扶貧項目的綜合性文件、重要的合同協(xié)議、資金審計報告、貧困對象的重要信息及脫貧成效證明等。3.長期保管的檔案期限一般為30年，包括項目申報、實施過程中的一般性文件、項目驗收報告等。4.短期保管的檔案期限一般為10年，如項目實施過程中的階段性報告、一般性的物資采購憑證等。（三）保管條件1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.庫房內配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并保持清潔衛(wèi)生。3.安裝溫濕度調節(jié)設備，將庫房溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。4.配備消防器材和安全監(jiān)控設備，定期進行檢查和維護，確保設備正常運行。五、檔案利用與借閱（一）利用范圍1.為公司/組織內部的精準扶貧工作決策、總結經驗、評估成效等提供檔案信息支持。2.應政府部門、上級單位等的要求，提供相關檔案資料用于檢查、審計、調研等工作。3.在符合法律法規(guī)和保密規(guī)定的前提下，為社會公眾提供部分公開的檔案信息服務。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員根據利用者的需求，提供檔案原件或復印件供其查閱。查閱時，利用者應在查閱登記本上填寫查閱日期、查閱人姓名、查閱內容等信息。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數量、借閱期限等，經部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制：利用者如需復制檔案資料，應填寫復制申請表，經部門負責人審批后，由檔案管理人員按照規(guī)定進行復制，并收取相應的復制費用。復制的檔案資料應加蓋檔案管理部門的印章，以保證其有效性。（三）利用要求1.利用者應愛護檔案資料，不得在檔案上涂改亂畫、污損、抽取、撤換等。2.查閱和借閱檔案時，應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出指定場所。3.涉及保密內容的檔案，利用者應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案信息。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理部門應定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，一般每年進行一次。2.全面審查原則：對檔案的內容、來源、形式、價值等進行全面審查，確保鑒定結果的準確性。3.集體鑒定原則：成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員以及檔案管理人員等組成，對檔案進行集體鑒定。（二）鑒定方法1.直接鑒定法：對每份檔案進行逐件審查，根據檔案的實際價值確定其保管期限和是否需要銷毀。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進行比較，分析其在內容、重要性等方面的差異，以確定其價值。3.效益評估法：從經濟效益、社會效益等方面評估檔案的利用價值，為鑒定工作提供參考。（三）銷毀程序經過鑒定確無保存價值的檔案，應編制檔案銷毀清冊，清冊應包括檔案編號題名、日期、責任者、保管期限等內容。檔案銷毀清冊經檔案鑒定小組審核簽字后，報公司/組織主管領導審批。審批通過后，由檔案管理部門指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字確認，并注明銷毀方式和日期。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的精準扶貧檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質量，為公司/組織提供便捷、高效的檔案信息服務。3.確保檔案信息的安全，防止檔案信息的丟失、泄露和篡改。（二）信息化管理內容1.檔案數字化：對紙質檔案進行掃描，形成電子檔案，并按照檔案整理要求進行分類、編號、編目等處理，建立電子檔案數據庫。2.信息錄入：將檔案目錄信息和重要的檔案內容錄入檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和查詢。3.系統(tǒng)功能：檔案信息管理系統(tǒng)應具備檔案錄入、存儲、檢索、借閱管理、統(tǒng)計分析、安全保密等功能，滿足檔案管理工作的實際需求。4.數據備份與恢復：定期對檔案信息管理系統(tǒng)的數據進行備份，備份數據應存儲在不同的介質上，并分別存放。建立數據恢復機制，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時能夠及時恢復數據。（三）信息安全管理1.建立健全檔案信息安全管理制度，明確信息安全責任，加強對檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護。2.采用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術等手段，防止外部非法入侵和信息泄露。3.對檔案信息管理系統(tǒng)的操作人員進行安全培訓教育，提高其安全意識和操作技能，規(guī)范操