PAGE鄉(xiāng)鎮(zhèn)社區(qū)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)社區(qū)檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在鄉(xiāng)鎮(zhèn)社區(qū)各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本鄉(xiāng)鎮(zhèn)社區(qū)內各部門、各單位以及涉及社區(qū)工作的各類活動中形成的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則鄉(xiāng)鎮(zhèn)社區(qū)檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責收集、整理、保管和利用，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則檔案應如實反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)社區(qū)各項工作的實際情況，不得偽造、篡改檔案內容。3.完整性原則全面收集和整理鄉(xiāng)鎮(zhèn)社區(qū)工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則對涉及國家機密、社區(qū)敏感信息以及個人隱私的檔案，應嚴格保密，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則檔案管理應便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的使用效率，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)社區(qū)工作提供有力支持。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門設立鄉(xiāng)鎮(zhèn)社區(qū)檔案管理辦公室，負責統(tǒng)籌協(xié)調全社區(qū)的檔案管理工作。檔案管理辦公室配備專業(yè)的檔案管理人員，負責具體的檔案管理業(yè)務。（二）檔案管理人員職責1.檔案收集負責接收和收集本鄉(xiāng)鎮(zhèn)社區(qū)各部門、各單位以及個人移交的檔案材料，確保檔案的及時歸檔。2.檔案整理按照檔案分類標準，對收集到的檔案進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，使其系統(tǒng)化、條理化。3.檔案保管妥善保管檔案，確保檔案的安全。做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期對檔案進行檢查和維護。4.檔案利用負責檔案的查閱、借閱服務，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時登記和催還檔案。5.檔案統(tǒng)計對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，定期向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表。6.檔案鑒定與銷毀按照規(guī)定的程序，對已到保管期限且無保存價值的檔案進行鑒定，提出銷毀意見，經批準后組織實施檔案銷毀工作，并做好銷毀記錄。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.行政管理類鄉(xiāng)鎮(zhèn)社區(qū)制定的各項規(guī)章制度、工作計劃、工作總結、會議記錄、文件、報表等。2.黨群工作類黨組織建設、黨員管理、群團工作等方面形成的文件材料。3.社區(qū)建設類社區(qū)規(guī)劃、基礎設施建設、環(huán)境衛(wèi)生、社會保障、民政救助等方面的檔案。4.經濟發(fā)展類鄉(xiāng)鎮(zhèn)社區(qū)的經濟發(fā)展規(guī)劃、招商引資、企業(yè)管理、農業(yè)生產等相關檔案。5.文化教育類：社區(qū)文化活動、教育事業(yè)發(fā)展等方面的檔案材料。6.安全穩(wěn)定類社會治安綜合治理、安全生產、信訪工作等方面形成的檔案。7.其他類與鄉(xiāng)鎮(zhèn)社區(qū)工作相關的其他各類檔案，如重大活動記錄、榮譽證書等。（二）歸檔要求1.文件材料齊全完整各部門、各單位應確保移交的文件材料齊全，能夠全面反映工作的全過程，不得遺漏重要文件。2.文件材料真實有效歸檔的文件材料應是原件或具有法律效力的復印件，內容真實可靠，簽字蓋章齊全。3.文件材料整理規(guī)范按照檔案分類標準，對文件材料進行分類整理，同一類別的文件應按照時間順序排列，編號清晰，編目準確。4.及時歸檔各部門、各單位應在工作結束后及時將形成的文件材料移交檔案管理部門歸檔，不得拖延積壓。（三）移交手續(xù)1.移交清單各部門、各單位向檔案管理部門移交檔案時，應填寫檔案移交清單，詳細注明移交檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息。2.雙方簽字檔案移交清單經移交部門和檔案管理部門雙方簽字確認后，作為檔案移交的憑證。四、檔案的分類與編號（一）分類標準1.年度分類法將檔案按照形成年度進行分類，每年形成的檔案為一個類別。2.機構分類法按照鄉(xiāng)鎮(zhèn)社區(qū)內各部門、各單位的機構設置進行分類，每個機構形成的檔案為一個類別。3.問題分類法根據(jù)檔案內容所反映的問題進行分類，如行政管理、黨群工作、社區(qū)建設等。（二）編號方法1.全宗號為本鄉(xiāng)鎮(zhèn)社區(qū)檔案管理的唯一標識，由上級檔案管理部門統(tǒng)一編制。2.年度號采用公元紀年，以四位數(shù)字表示，如“2023”。3.機構號按照鄉(xiāng)鎮(zhèn)社區(qū)內各部門、各單位的機構代碼進行編號，如“001”表示鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府辦公室。4.問題號根據(jù)檔案分類標準，對各類問題進行編號，如“01”表示行政管理類。5.案卷號在每個類別下，按照檔案整理的先后順序依次編號，如“001”“002”等。檔案編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，便于檔案的管理和查詢。五、檔案的整理與編目（一）整理要求1.裝訂對紙質檔案進行裝訂，去除金屬物，采用三孔一線或膠裝方式，確保檔案整齊牢固。2.編頁號對檔案材料進行編頁號，每一頁均應編號，編號位置在頁面的右上角或左上角。3.編制目錄根據(jù)檔案整理情況，編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。（二）編目內容1.案卷封面填寫全宗號、年度、機構號、問題號、案卷號、題名、保管期限、密級等信息。2.卷內目錄按照檔案材料的排列順序，依次填寫序號、文號、責任者、題名、日期、頁號等信息。3.備考表記錄檔案的整理情況、缺損情況、在整理過程中需要說明的問題等。六、檔案的保管與保護（一）保管場所1.檔案庫房設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房設施檔案庫房應配備空調、除濕機、防蟲藥品、消防器材等設施設備，確保檔案保管環(huán)境適宜。（二）檔案存放1.分類存放按照檔案的分類編號順序，將檔案存放在檔案架上，不同類別的檔案應分開存放，便于查找和管理。2.上架排列檔案上架應遵循從左到右、從上到下的順序，同一類別的檔案應按照時間順序排列，保持檔案排列的系統(tǒng)性和連貫性。（三）檔案保護措施1.定期檢查檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，查看檔案是否有破損、霉變、蟲蛀等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.修復與復制對破損的檔案應及時進行修復，對重要的檔案應進行復制備份，以防止檔案原件損壞丟失。3.數(shù)字化管理逐步推進檔案數(shù)字化管理，將紙質檔案進行掃描錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，方便檔案查閱和利用，同時也有利于檔案的長期保存。七、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.依法利用原則檔案利用應遵守國家法律法規(guī)和本鄉(xiāng)鎮(zhèn)社區(qū)檔案管理制度的規(guī)定，不得損害國家利益和他人合法權益。2.服務工作原則檔案利用應緊密圍繞鄉(xiāng)鎮(zhèn)社區(qū)工作需要，為各項工作提供有力的檔案支持。3.規(guī)范操作原則檔案利用應嚴格按照規(guī)定的程序和手續(xù)進行，確保檔案利用工作的規(guī)范化和標準化。（二）利用方式1.查閱因工作需要查閱檔案的，查閱人應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內容等信息，經檔案管理部門負責人批準后，在檔案查閱室進行查閱。查閱檔案時，應保持安靜，不得在檔案上涂改、標記、污損。2.借閱確因工作需要借閱檔案的，借閱人應填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等信息，經檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄檔案內容，按時歸還檔案。（三）利用登記檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱的時間、內容、查閱人、借閱人等信息進行詳細登記，以便對檔案利用情況進行統(tǒng)計和跟蹤管理。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查原則對檔案進行全面審查，綜合考慮檔案的內容、來源、時間、保管價值等因素，確定檔案的鑒定結論。2.價值評估原則根據(jù)檔案對鄉(xiāng)鎮(zhèn)社區(qū)工作的歷史查考價值、現(xiàn)實利用價值和憑證作用，評估檔案的保存價值。3.法定程序原則檔案鑒定工作應按照規(guī)定的程序進行，確保鑒定結果的公正性和嚴肅性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案專家組成。鑒定小組負責對檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定標準1.保管期限根據(jù)檔案的重要程度、歷史價值和現(xiàn)實利用價值，確定檔案的保管期限，保管期限分為永久、長期（[X]年）和短期（[X]年）。2.鑒定方法采用直接鑒定法，對檔案逐件進行審查，剔除無保存價值的檔案。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊對經過鑒定確無保存價值的檔案，編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.審批檔案銷毀清冊經檔案鑒定小組審核，報鄉(xiāng)鎮(zhèn)社區(qū)主要領導批準后，方可組織實施檔案銷毀工作。3.銷毀實施檔案銷毀工作應在指定的地點進行，由檔案管理部門和相關業(yè)務部門人員共同監(jiān)督銷毀過程。銷毀后，在銷毀清冊上簽字確認。4.銷毀記錄檔案管理部門應將檔案銷毀情況進行記錄，包括銷毀時間、地點、銷毀人員等信息，并存檔備查。九、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.統(tǒng)計內容檔案管理部門應定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，統(tǒng)計內容包括檔案數(shù)量、類別、保管期限、利用人次等。2.統(tǒng)計報表根據(jù)統(tǒng)計結果，編制檔案統(tǒng)計報表，向上級主管部門報送。統(tǒng)計報表應數(shù)據(jù)準確、內容完整、報送及時。（二