PAGE高校檔案管理制度改革一、總則（一）改革背景高校檔案作為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，是學(xué)校發(fā)展歷程的重要見證。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和高等教育改革的不斷深入，傳統(tǒng)的高校檔案管理制度面臨著諸多挑戰(zhàn)。為適應(yīng)新時(shí)代高校發(fā)展的需求，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，更好地服務(wù)學(xué)校教學(xué)、科研和管理工作，特制定本高校檔案管理制度改革方案。（二）改革目標(biāo)1.建立科學(xué)、規(guī)范、高效的檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。2.提高檔案管理的服務(wù)水平，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作提供及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的檔案信息支持。3.加強(qiáng)檔案資源的開發(fā)利用，充分發(fā)揮檔案的歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)作用，為學(xué)校的發(fā)展決策提供參考依據(jù)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則。嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.統(tǒng)一管理原則。實(shí)行學(xué)校統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、集中保管的檔案管理體制，確保檔案管理工作的一致性和規(guī)范性。3.信息化原則。充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。4.服務(wù)至上原則。以服務(wù)學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作為宗旨，不斷優(yōu)化檔案管理服務(wù)流程，提高服務(wù)水平。二、檔案管理體制與機(jī)構(gòu)設(shè)置（一）管理體制學(xué)校實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、集中保管的檔案管理體制。學(xué)校檔案工作由校長領(lǐng)導(dǎo)，各部門、各學(xué)院負(fù)責(zé)本部門、本學(xué)院檔案的收集、整理、保管和利用工作，并接受學(xué)校檔案管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）機(jī)構(gòu)設(shè)置學(xué)校設(shè)立綜合檔案室，作為學(xué)校檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)全校檔案的集中統(tǒng)一管理。綜合檔案室配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。各部門、各學(xué)院根據(jù)工作需要，設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門、本學(xué)院檔案的收集、整理和移交工作。三、檔案管理職責(zé)（一）學(xué)校檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定學(xué)校檔案管理制度和工作規(guī)范。2.負(fù)責(zé)全校檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作。3.對(duì)各部門、各學(xué)院檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核工作。4.推進(jìn)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)，建立和維護(hù)學(xué)校檔案管理信息系統(tǒng)。5.開發(fā)利用檔案資源，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作提供檔案信息服務(wù)。（二）各部門、各學(xué)院職責(zé)1.貫徹執(zhí)行學(xué)校檔案管理制度和工作規(guī)范，負(fù)責(zé)本部門、本學(xué)院檔案的收集、整理、保管和利用工作。2.建立健全本部門、本學(xué)院檔案工作制度，明確兼職檔案員職責(zé)，確保檔案工作有序開展。3.定期向?qū)W校檔案管理部門移交檔案，積極配合學(xué)校檔案管理部門開展檔案業(yè)務(wù)工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。3.做好檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)、銷毀等工作，按照規(guī)定程序處理檔案。4.積極開展檔案編研工作，開發(fā)利用檔案資源，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作提供檔案信息服務(wù)。5.協(xié)助學(xué)校檔案管理部門做好檔案信息化建設(shè)工作，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和管理。四、檔案收集與整理（一）收集范圍1.學(xué)校在教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。2.學(xué)校與國內(nèi)外單位交流合作過程中形成的各類文件材料。3.學(xué)校教職工個(gè)人在教學(xué)、科研、管理等工作中形成的具有代表性的文件材料。4.學(xué)校學(xué)生在學(xué)習(xí)、實(shí)踐、科研等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門、各學(xué)院應(yīng)按照學(xué)校檔案管理部門的要求，及時(shí)收集本部門、本學(xué)院在工作中形成的文件材料，并進(jìn)行整理和分類。2.對(duì)于重要活動(dòng)、重大項(xiàng)目等形成的文件材料，應(yīng)實(shí)行全程跟蹤收集，確保文件材料的完整性和準(zhǔn)確性。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照國家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，進(jìn)行科學(xué)分類和整理。3.便于保管和利用，確保檔案的整齊、規(guī)范和美觀。（四）整理方法1.文書檔案按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類整理，采用“件”的整理方式，以每份文件為一件進(jìn)行編號(hào)、編目和裝訂。2.科技檔案按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段等進(jìn)行分類整理，建立項(xiàng)目檔案卷，對(duì)項(xiàng)目文件材料進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。3.人事檔案按照干部人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理，建立個(gè)人檔案卷，對(duì)個(gè)人檔案材料進(jìn)行分類裝訂和編目。4.學(xué)生檔案按照學(xué)生類別、年級(jí)等進(jìn)行分類整理，建立學(xué)生檔案袋，對(duì)學(xué)生檔案材料進(jìn)行集中保管和編目。五、檔案保管與保護(hù)（一）保管場所學(xué)校綜合檔案室應(yīng)配備專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。同時(shí)，應(yīng)設(shè)置檔案整理室、閱檔室、辦公室等功能區(qū)域，滿足檔案管理工作的需要。（二）保管設(shè)備1.檔案庫房應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案保管環(huán)境的安全和適宜。2.應(yīng)配備檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等，確保檔案的整齊存放和便于查找。3.應(yīng)配備計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備，以及檔案管理軟件等信息化設(shè)備，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。（三）檔案保護(hù)措施1.建立檔案定期檢查制度，對(duì)檔案的保管狀況進(jìn)行定期檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管中存在的問題。2.對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。3.加強(qiáng)對(duì)電子檔案的保護(hù)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案在利用過程中受到損壞。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，準(zhǔn)確判斷檔案的價(jià)值。3.確保鑒定工作的公正性和客觀性，防止隨意銷毀檔案。（二）鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各部門、各學(xué)院負(fù)責(zé)人等為成員。檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，組織開展檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.檔案管理部門定期對(duì)檔案進(jìn)行清理和清查，對(duì)超過保管期限的檔案進(jìn)行初步鑒定。2.組織檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員對(duì)初步鑒定的檔案進(jìn)行審核，根據(jù)檔案的價(jià)值確定其存毀。3.對(duì)擬銷毀的檔案編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)學(xué)校檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（四）銷毀程序1.檔案管理部門按照批準(zhǔn)的銷毀清冊(cè)，組織專人對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息的徹底銷毀。3.銷毀檔案過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案銷毀工作的記錄。七、檔案統(tǒng)計(jì)與編研（一）統(tǒng)計(jì)工作1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案管理部門應(yīng)定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級(jí)主管部門和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)信息。3.利用檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，分析檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）編研工作1.制定檔案編研計(jì)劃，根據(jù)學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作的需要，有針對(duì)性地開展檔案編研工作。2.檔案編研工作應(yīng)注重開發(fā)檔案資源的深度和廣度，編研出具有較高質(zhì)量和實(shí)用價(jià)值的檔案編研成果。3.檔案編研成果應(yīng)包括檔案匯編、專題資料、大事記、組織沿革等形式，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作提供參考依據(jù)。八、檔案利用與服務(wù)（一）利用原則1.依法依規(guī)原則。嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)和學(xué)校檔案管理制度，確保檔案利用工作合法合規(guī)。2.服務(wù)至上原則。以服務(wù)學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作為宗旨，積極主動(dòng)地為利用者提供檔案信息服務(wù)。3.安全保密原則。在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守檔案保密制度，確保檔案信息的安全。（二）利用范圍1.學(xué)校教職工因教學(xué)、科研、管理等工作需要，可查閱、借閱本人或本部門形成的檔案。2.學(xué)校學(xué)生因?qū)W習(xí)、實(shí)踐、科研等活動(dòng)需要，可查閱、借閱本人的學(xué)籍檔案、成績單等相關(guān)檔案。3.校外單位因工作需要，經(jīng)學(xué)校檔案管理部門批準(zhǔn)，可查閱、借閱與本單位工作相關(guān)的檔案。（三）利用方式1.檔案查閱。利用者可到學(xué)校綜合檔案室查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)。2.檔案借閱。利用者因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長借閱期限的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.檔案復(fù)制。利用者因工作需要確需復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理復(fù)制手續(xù)。檔案復(fù)制應(yīng)采用復(fù)印、掃描等方式進(jìn)行，確保復(fù)制件與原件一致。（四）服務(wù)措施1.建立檔案利用預(yù)約制度，利用者可提前預(yù)約查閱、借閱檔案的時(shí)間，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)安排。2.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，建立檔案信息查詢系統(tǒng)，為利用者提供便捷的檔案信息查詢服務(wù)。3.定期開展檔案利用效果反饋工作，了解利用者對(duì)檔案利用服務(wù)的意見和建議，不斷改進(jìn)檔案利用服務(wù)工作。九、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立覆蓋全校的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化。2.實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享和利用，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作提供及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的檔案信息支持。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)。包括檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編研、利用等業(yè)務(wù)模塊的開發(fā)和應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的全過程信息化。2.檔案數(shù)字化建設(shè)。對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線查詢和利用。3.檔案信息安全保障體系建設(shè)。建立檔案信息安全管理制度，加強(qiáng)檔案信息安全技術(shù)防護(hù)，確保檔案信息的安全。（三）建設(shè)步驟1.需求調(diào)研與分析階段。對(duì)學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀和需求進(jìn)行深入調(diào)研和分析，確定檔案管理信息系統(tǒng)的功能需求和技術(shù)要求。2.系統(tǒng)設(shè)計(jì)與開發(fā)階段。根據(jù)需求調(diào)研與分析的結(jié)果，進(jìn)行檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和開