PAGE司機合同檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司司機合同檔案的管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作流程，確保司機合同檔案的完整性、準確性和安全性，維護公司及司機的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與所有司機簽訂的勞動合同、勞務合同及相關(guān)補充協(xié)議等檔案資料的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的檔案管理部門或指定專人負責司機合同檔案的管理工作，確保檔案管理的集中性和統(tǒng)一性。2.依法合規(guī)原則嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保司機合同檔案管理工作合法合規(guī)。3.安全保密原則采取有效措施保障司機合同檔案的安全，防止檔案信息泄露、損毀或丟失。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司相關(guān)部門和人員提供便捷的檔案查詢、借閱服務。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善司機合同檔案管理制度，并組織實施。2.收集、整理、歸檔司機合同及相關(guān)資料，建立健全檔案目錄和索引。3.負責檔案的保管、維護和安全保密工作，確保檔案的完整和安全。4.按照規(guī)定提供檔案查詢、借閱服務，做好檔案利用登記工作。5.定期對檔案進行清查、盤點，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。6.參與檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的時效性和有效性。（二）人力資源部門職責1.負責組織司機合同的簽訂、續(xù)簽、解除等工作，并及時將相關(guān)合同文本及資料移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好司機合同檔案的整理、歸檔工作，提供必要的業(yè)務指導和支持。3.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門查詢司機合同檔案信息。（三）財務部門職責1.負責審核司機合同中涉及的薪酬、福利等財務條款，確保合同內(nèi)容符合公司財務管理制度。2.協(xié)助檔案管理部門做好與司機合同相關(guān)的財務資料的歸檔工作。（四）使用部門職責1.負責本部門司機合同的日常管理，及時向人力資源部門反饋合同執(zhí)行情況。2.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門提出檔案查詢、借閱申請，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案。3.配合檔案管理部門做好檔案清查、盤點等工作。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.司機勞動合同、勞務合同及相關(guān)補充協(xié)議。2.司機入職登記表、身份證復印件、學歷證書復印件、駕駛證復印件等個人資料。3.司機試用期考核表、轉(zhuǎn)正審批表、年度考核表等考核評價資料。4.司機薪酬調(diào)整記錄、獎金發(fā)放記錄、加班補貼記錄等薪酬福利資料。5.司機培訓記錄、工作經(jīng)歷證明、獎懲記錄等其他相關(guān)資料。（二）檔案收集要求1.人力資源部門應在司機合同簽訂、續(xù)簽、解除等事項發(fā)生后及時將相關(guān)合同文本及資料移交檔案管理部門。2.各部門應指定專人負責收集本部門司機的相關(guān)資料，并定期移交檔案管理部門。3.檔案管理部門應對收集到的檔案資料進行認真核對，確保資料的真實性、完整性和準確性。（三）檔案整理原則1.遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同年度、類別、保管期限進行整理。3.按照便于保管和利用的原則進行排列、編號、編目等操作。（四）檔案整理方法1.分類根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將司機合同檔案分為勞動合同類、個人資料類、考核評價類、薪酬福利類、其他類等類別。2.編號為每一份檔案編制唯一的檔案編號，編號應具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識別和管理。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便快速查找和利用檔案。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類別和保管期限進行合理排列。（二）保管期限1.司機勞動合同檔案的保管期限為自合同終止或解除之日起[X]年。2.其他相關(guān)檔案資料的保管期限根據(jù)其重要性和實際需要確定，一般不少于[X]年。（三）保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對電子檔案應進行備份，并定期進行數(shù)據(jù)維護和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，確需進入的，應辦理相關(guān)登記手續(xù)。4.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，防止灰塵、雜物等對檔案造成損害。五、檔案利用（一）查詢服務1.公司內(nèi)部人員因工作需要查詢司機合同檔案的，應填寫《檔案查詢申請表》，注明查詢目的、查詢內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門應在收到查詢申請后的[X]個工作日內(nèi)提供查詢服務，并做好查詢記錄。3.查詢?nèi)藛T應在檔案管理部門指定的地點進行查詢，不得擅自將檔案帶出或復制。（二）借閱服務1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱司機合同檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門應對借閱申請進行審核，對于重要檔案的借閱，應報公司分管領(lǐng)導批準。3.借閱人員應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應妥善保管檔案，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應及時向檔案管理部門報告。（三）檔案利用登記檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案查詢、借閱等利用情況進行詳細記錄，包括利用時間、利用人員、利用內(nèi)容、歸還時間等信息。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案保管期限和實際利用價值，定期對檔案進行鑒定。2.鑒定工作應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、人力資源部門負責人、財務部門負責人等組成，負責對檔案進行鑒定。（三）鑒定方法1.審查檔案的內(nèi)容、來源、形式等，判斷其是否具有保存價值。2.參考檔案的利用情況，對利用率較低、已失去保存意義的檔案進行重點審查。3.結(jié)合國家法律法規(guī)和公司實際情況，確定檔案的保管期限是否合理。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無保存價值的檔案，應填寫《檔案銷毀申請表》，報公司分管領(lǐng)導批準。2.檔案管理部門應按照批準的銷毀清單，組織專人對檔案進行銷毀。3.銷毀檔案時，應采用適當?shù)姆绞剑_保檔案信息無法恢復。4.銷毀過程中，應安排專人監(jiān)銷，并在銷毀清單上簽字確認。5.銷毀清單應作為檔案管理的重要資料進行保存，保存期限與被銷毀檔案的保管期限相同。七、檔案信息化管理(一)信息化建設(shè)目標建立完善的司機合同檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。(二)信息化管理內(nèi)容1.將司機合同檔案及相關(guān)資料進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案。2.建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，對電子檔案進行分類、編號、編目等管理。3.開發(fā)檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線查詢、借閱、統(tǒng)計分析等功能。4.加強電子檔案的安全管理，采取數(shù)據(jù)加密、用戶認證、訪問控制等措施，確保電子檔案的安全性和保密性。(三)信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運行。2.定期對電子檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.及時更新電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案信息的準確性和時效性。4.加強對檔案信息化管理系統(tǒng)的維護和管理，及時處理系統(tǒng)故障和安全問題。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司設(shè)立專門的檔案管理監(jiān)督檢查小組，由公司辦公室、人力資源部門、審計部門等相關(guān)人員組成，負責對司機合同檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、保管、利用等工作的規(guī)范性。3.檔案信息化管理工作的開展情況。4.檔案管理人員的工作紀律和業(yè)務水平。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查監(jiān)督檢查小組定期對司機合同檔案管理工作進行全面檢查，檢查結(jié)果形成書面報告。2.不定期抽查根據(jù)工作需要，對檔案管理工作的某個環(huán)節(jié)或部分檔案進行不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.專項檢查針對檔案管理工作中存在的突出問題或重點事項，開展專項檢查，確保檔案管理工作的規(guī)范和有效。（四）問題整改1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督檢查小組應及時下達整改通知書，明確整改要求和整改期限。2.檔案管理部門應針對存在的問題制定整改措施，認真進行整