PAGE農(nóng)技校檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)我校檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校教學(xué)、管理、科研等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于我校各部門、各年級及全體教職工形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學(xué)校設(shè)立綜合檔案室，對全校檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的歷史過程和實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則全面收集、整理學(xué)校在教學(xué)、管理、科研等活動中形成的各種門類和載體的檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、學(xué)校機(jī)密和個人隱私的檔案，采取有效措施確保保密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)制定和完善學(xué)校檔案管理制度，組織實(shí)施檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理全校各類檔案，對檔案進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂、上架等工作。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、征集、鑒定、銷毀等工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制各種檢索工具，為檔案的查閱和利用提供便利。5.開展檔案信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。6.負(fù)責(zé)對各部門檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。（二）各部門檔案員1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的齊全、完整。2.按照學(xué)校檔案管理制度的要求，對本部門形成的檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂等初步整理工作。3.定期向綜合檔案室移交應(yīng)歸檔的檔案，并辦理交接手續(xù)。4.協(xié)助綜合檔案室開展檔案的查閱、利用等工作。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類我校檔案分為黨群、行政、教學(xué)、學(xué)生、科研、基建、設(shè)備、財(cái)會、聲像、實(shí)物等十大類。1.黨群類：主要包括學(xué)校黨組織、工會、共青團(tuán)等組織形成的文件材料。2.行政類：主要包括學(xué)校行政工作中形成的文件材料。3.教學(xué)類：主要包括學(xué)校教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)研究等方面形成的文件材料。4.學(xué)生類：主要包括學(xué)生學(xué)籍管理、獎懲、畢業(yè)等方面形成的文件材料。5.科研類：主要包括學(xué)?？蒲许?xiàng)目管理、科研成果等方面形成的文件材料。6.基建類：主要包括學(xué)?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工等方面形成的文件材料。7.設(shè)備類：主要包括學(xué)校教學(xué)設(shè)備、辦公設(shè)備等購置、使用、管理等方面形成的文件材料。8.財(cái)會類：主要包括學(xué)校財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會計(jì)憑證、賬簿等方面形成的文件材料。9.聲像類：主要包括學(xué)校在教學(xué)、管理、活動等過程中形成的照片、錄音、錄像等聲像材料。10.實(shí)物類：主要包括學(xué)校獲得的獎杯、獎牌、證書、紀(jì)念品等實(shí)物。（二）檔案編號方法1.采用年度類別保管期限流水號的編號方法。2.年度：采用公元紀(jì)年，如“2023”表示2023年度。3.類別：按照上述檔案分類，用大寫字母表示，如“A”表示黨群類，“B”表示行政類等。4.保管期限：分為永久、長期（30年）、短期（10年），分別用“Y”“C”“D”表示。5.流水號：按照檔案形成的先后順序，從“001”開始依次編號。例如：2023年度黨群類永久保存的第5份檔案編號為“2023AY005”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各部門在工作活動中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.學(xué)校與上級主管部門、其他單位往來的文件、函件、協(xié)議等。3.學(xué)校舉辦的各類會議、活動形成的文件、材料、記錄等。4.學(xué)校教職工在教學(xué)、科研、管理等工作中形成的個人業(yè)務(wù)檔案。5.學(xué)校學(xué)生的學(xué)籍檔案、獎懲檔案、畢業(yè)檔案等。6.學(xué)?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目、設(shè)備購置等方面形成的文件、資料、圖紙等。7.學(xué)校財(cái)務(wù)工作中形成的各類會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。8.學(xué)校在對外宣傳、交流等活動中形成的聲像材料、實(shí)物等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料及時(shí)、完整地收集。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對破損、褪色的檔案材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.電子文件應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收集，確保其真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理要求1.遵循檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照檔案分類方案，對收集到的檔案材料進(jìn)行分類、組卷。3.卷內(nèi)文件應(yīng)按照排列順序依次編號，填寫卷內(nèi)目錄和備考表。4.案卷應(yīng)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，不掉頁、不壓字。5.編制案卷封面，填寫案卷題名、年度、保管期限、起止日期、卷內(nèi)文件份數(shù)、頁數(shù)等項(xiàng)目。五、檔案的保管（一）保管條件1.綜合檔案室應(yīng)具備專用的檔案庫房，庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專門的檔案架（柜），檔案架（柜）應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。（二）檔案保管期限1.永久保管的檔案：凡是反映學(xué)校主要職能活動和基本歷史面貌的，對學(xué)校、國家和社會具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映學(xué)校一般工作活動，在較長時(shí)間內(nèi)對學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)長期保管。3.短期保管的檔案：凡是反映學(xué)校短期工作活動，在較短時(shí)間內(nèi)對學(xué)校工作有參考價(jià)值的檔案，應(yīng)短期保管。（三）檔案清點(diǎn)與檢查1.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量與賬目相符。2.對檔案的保管狀況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)、復(fù)制等措施。3.做好檔案清點(diǎn)與檢查記錄，對發(fā)現(xiàn)的問題和處理情況進(jìn)行詳細(xì)記載。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.校內(nèi)人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.校外單位查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、范圍和內(nèi)容，經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.查閱涉及國家機(jī)密、學(xué)校機(jī)密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)保密規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）查閱程序1.查閱人員到綜合檔案室查閱檔案時(shí)，應(yīng)出示有效證件，說明查閱目的和范圍。2.綜合檔案室工作人員根據(jù)查閱人員的申請，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、污損，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印、拍照等，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還綜合檔案室，工作人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量和完整性。（三）利用登記1.對檔案的查閱和利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容、利用方式等。2.登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢和統(tǒng)計(jì)分析。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校檔案管理制度為依據(jù)，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)，從學(xué)校工作的實(shí)際需要出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。3.嚴(yán)格掌握檔案的保管期限，避免隨意延長或縮短保管期限。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)、綜合檔案室負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門業(yè)務(wù)骨干組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件、逐頁進(jìn)行審查，分析其內(nèi)容和形式，確定其價(jià)值。2.綜合分析：結(jié)合學(xué)校工作的歷史發(fā)展、現(xiàn)狀和未來需求，綜合考慮檔案的價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。5.銷毀記錄應(yīng)長期保存。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級主管部門和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送檔案工作情況。3.對檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析研究，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）移交工作1.各部門應(yīng)按照學(xué)