PAGE檔案工作四納入制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，提高檔案利用效率，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本檔案工作四納入制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法開(kāi)展檔案工作。3.服務(wù)公司發(fā)展原則檔案工作要緊密圍繞公司中心工作，為公司決策、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、科研創(chuàng)新等提供有力支持。4.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便公司各部門及員工查閱利用檔案。二、檔案工作四納入的具體內(nèi)容（一）納入公司發(fā)展規(guī)劃1.在公司年度發(fā)展規(guī)劃和中長(zhǎng)期發(fā)展戰(zhàn)略中，明確檔案工作的目標(biāo)、任務(wù)和要求，將檔案工作納入公司整體發(fā)展規(guī)劃體系。2.根據(jù)公司發(fā)展規(guī)劃，制定檔案工作專項(xiàng)規(guī)劃，確保檔案工作與公司業(yè)務(wù)發(fā)展同步推進(jìn)。3.定期對(duì)檔案工作規(guī)劃的執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)估和調(diào)整，保證檔案工作始終符合公司發(fā)展需要。（二）納入公司管理制度1.將檔案管理工作納入公司各項(xiàng)管理制度，明確各部門及員工在檔案工作中的職責(zé)和權(quán)限。2.在公司的文件管理、合同管理、項(xiàng)目管理、科研管理等制度中，增加檔案管理相關(guān)條款，確保檔案工作貫穿于公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程。3.建立健全檔案工作考核機(jī)制，將檔案管理工作納入公司績(jī)效考核體系，對(duì)檔案工作成績(jī)突出的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違反檔案管理制度的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（三）納入各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1.明確公司各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在檔案工作中的職責(zé)，將檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)干部崗位職責(zé)范圍。2.公司主要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作負(fù)總責(zé)，定期聽(tīng)取檔案工作匯報(bào)，研究解決檔案工作中的重大問(wèn)題。3.各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門檔案工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)，確保本部門檔案工作的順利開(kāi)展。4.將檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)干部任期目標(biāo)考核內(nèi)容，促使領(lǐng)導(dǎo)干部重視檔案工作，切實(shí)履行檔案管理職責(zé)。（四）納入員工崗位責(zé)任制1.在員工崗位說(shuō)明書中明確檔案工作任務(wù)和要求，將檔案工作納入員工崗位責(zé)任制。2.員工在工作過(guò)程中形成的各類文件材料，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定及時(shí)整理、歸檔，確保檔案的齊全、完整。3.加強(qiáng)對(duì)員工檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，提高員工的檔案意識(shí)和檔案管理能力，使員工能夠自覺(jué)做好本職工作中的檔案管理工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式和載體的材料，均屬收集范圍。2.具體包括但不限于公司紅頭文件、會(huì)議文件、合同協(xié)議、項(xiàng)目文檔、科研成果、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案、設(shè)備檔案、基建檔案等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案形成規(guī)律和歸檔要求，及時(shí)收集本部門工作中產(chǎn)生的各類文件材料。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)齊全，載體應(yīng)符合耐久性要求。3.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的文件材料，應(yīng)實(shí)行跟蹤收集，確保檔案的及時(shí)、全面歸檔。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照國(guó)家檔案局制定的《歸檔文件整理規(guī)則》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集的文件材料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂、編目等整理工作。3.整理后的檔案應(yīng)達(dá)到分類科學(xué)、排列有序、編號(hào)規(guī)范、編目準(zhǔn)確的要求，便于檢索和利用。（四）整理方法1.分類根據(jù)檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)、產(chǎn)品研發(fā)、基本建設(shè)、設(shè)備儀器、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等類別。2.編號(hào)對(duì)每一類檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，便于記憶和查詢。編號(hào)可采用數(shù)字編碼、字母編碼或數(shù)字與字母相結(jié)合的方式。3.裝訂對(duì)紙張規(guī)格統(tǒng)一、內(nèi)容相對(duì)完整的文件材料進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保裝訂牢固、整齊美觀。4.編目編制檔案目錄，包括檔號(hào)、文號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、頁(yè)數(shù)、保管期限等項(xiàng)目，目錄應(yīng)打印清晰，一式多份，分別存放于不同地點(diǎn)，便于查閱。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、溫濕度計(jì)等，保證庫(kù)房溫濕度適宜，環(huán)境整潔衛(wèi)生。3.檔案庫(kù)房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，各區(qū)域之間應(yīng)保持合理的間距，便于檔案管理和利用。（二）保管方式1.按照檔案保管期限和類別，對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式，對(duì)于重要的紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和利用。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好盤點(diǎn)記錄。（三）保管期限1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，確定檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司重要的法規(guī)性文件、年度綜合計(jì)劃、財(cái)務(wù)決算、人事任免文件、重大項(xiàng)目檔案等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括公司一般性文件、重要業(yè)務(wù)檔案、設(shè)備檔案等。4.短期保管的檔案保管期限為15年以下，主要包括公司一般性事務(wù)文件、臨時(shí)性業(yè)務(wù)檔案等。（四）檔案鑒定1.定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案部門會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，綜合考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和法律憑證作用，確定檔案的存毀。3.對(duì)鑒定后需要銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，報(bào)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可查閱、借閱、復(fù)制本部門及相關(guān)部門的檔案。2.外單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。3.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制利用范圍。（二）利用方式1.查閱公司內(nèi)部員工可直接到檔案庫(kù)房查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)，確保查閱工作順利進(jìn)行。2.借閱因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案部門辦理借閱手續(xù)。3.復(fù)制如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)檔案部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制，并加蓋檔案部門印章。（三）利用手續(xù)1.查閱、借閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)出示有效證件，填寫查閱、借閱登記表，如實(shí)登記查閱、借閱檔案的相關(guān)信息。2.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定對(duì)利用者的身份和查閱、借閱目的進(jìn)行審核，確保檔案利用符合規(guī)定要求。3.利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案利用制度，愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換、轉(zhuǎn)借，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。4.借閱檔案到期后，利用者應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)處理。（四）利用反饋1.建立檔案利用反饋機(jī)制，鼓勵(lì)利用者對(duì)檔案利用情況進(jìn)行評(píng)價(jià)和反饋，提出改進(jìn)意見(jiàn)和建議。2.檔案部門應(yīng)定期對(duì)檔案利用反饋信息進(jìn)行整理和分析，針對(duì)存在的問(wèn)題及時(shí)采取措施加以改進(jìn)，不斷提高檔案利用服務(wù)質(zhì)量。六、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、管理、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.通過(guò)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享和優(yōu)化配置，為公司決策提供更加及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的信息支持。（二）數(shù)字化加工1.對(duì)公司重要的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、目錄錄入等工作，建立完整的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.在數(shù)字化加工過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案安全保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。（三）系統(tǒng)建設(shè)1.選擇適合公司檔案管理需求的信息化管理系統(tǒng)，系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計(jì)分析等功能模塊。2.對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行定制化開(kāi)發(fā)，滿足公司個(gè)性化的檔案管理要求，如檔案分類設(shè)置、權(quán)限管理、流程控制等。3.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測(cè)、數(shù)據(jù)加密、備份恢復(fù)等技術(shù)手段，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。（四）數(shù)據(jù)管理1.建立檔案數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。2.加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的維護(hù)和管理，及時(shí)更新檔案信息，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行定期清理，刪除過(guò)期、無(wú)效的數(shù)據(jù)，提高數(shù)據(jù)存儲(chǔ)效率。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)構(gòu)公司設(shè)立檔案工作監(jiān)督小組，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括檔案部門負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案員等。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案工作四納入制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案工作四納入制度的落實(shí)情況，包括檔案工作是否納入公司發(fā)展規(guī)劃、管理制度、領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)和員工崗位責(zé)任制。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作是否符合相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)要求。3.檔案信息化建設(shè)工作進(jìn)展情況，包括數(shù)字化加工、系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)據(jù)管理等方面。4.檔案工作中存在的問(wèn)題及整改情況。（三）檢查方式1.定期檢查監(jiān)督小組每年至少組織一次全面的檔案工作檢查，對(duì)公司各部門檔案工作進(jìn)行實(shí)地檢查和評(píng)估。2.不定期抽查監(jiān)督小組根據(jù)工作需要，不定期對(duì)部分部門的檔案工作進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。3.專項(xiàng)檢查針對(duì)檔案工作中的重點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題，如檔案數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量、檔案安全管理等，組織專項(xiàng)檢查，確保檔案工作質(zhì)量。（四）結(jié)果處理1.監(jiān)督小組對(duì)檢查結(jié)果進(jìn)行匯總分析，形成檢查報(bào)告，報(bào)公司