PAGE天保辦檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)天保辦檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于天保辦各部門及全體工作人員在工作中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指天保辦在履行職責(zé)過程中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：天保辦檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)完整原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映天保辦的工作歷程和業(yè)務(wù)活動(dòng)。3.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，提高檔案的檢索效率和利用價(jià)值，為工作提供便捷的服務(wù)。4.安全保密原則：采取有效措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門天保辦設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全辦檔案管理工作。（二）部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本辦檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，做好檔案的安全保管工作，確保檔案實(shí)體安全。5.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和價(jià)值。6.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全辦工作人員的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。8.負(fù)責(zé)與上級(jí)檔案管理部門及其他相關(guān)單位的業(yè)務(wù)聯(lián)系，及時(shí)報(bào)送檔案工作情況和統(tǒng)計(jì)報(bào)表。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與天保辦工作相關(guān)的文件、指示、通知、通報(bào)等。2.天保辦形成的各類文件、報(bào)告、請示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.天保辦在業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件、項(xiàng)目資料、技術(shù)文件、圖紙等。4.天保辦召開的各類會(huì)議的文件材料、會(huì)議記錄、錄音錄像等。5.天保辦工作人員在工作中形成的工作筆記、調(diào)研報(bào)告、論文等個(gè)人材料。6.反映天保辦工作成果、榮譽(yù)表彰、對外宣傳等方面的文件材料、照片、證書等。7.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門形成的各類文件材料，并定期移交檔案管理部門。2.收集的檔案應(yīng)保持齊全、完整，不得擅自涂改、偽造、損毀或丟失。3.對重要文件材料，應(yīng)及時(shí)收集并進(jìn)行備份，確保檔案的安全性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于檔案的管理和利用。3.便于保管和檢索，符合檔案管理的技術(shù)要求。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類等類別。2.編號(hào)：對每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，確保目錄準(zhǔn)確、清晰。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，保持檔案的整齊和牢固。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序上架存放，便于查找和管理。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.對重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)、異地備份等。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映天保辦主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對天保辦工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映天保辦一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對天保辦工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為長期保管。長期保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對天保辦工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為短期保管。短期保管期限為5年以下。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況準(zhǔn)確無誤。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并記錄相關(guān)情況。3.對清查結(jié)果應(yīng)進(jìn)行總結(jié)和分析，針對存在的問題提出改進(jìn)措施，不斷完善檔案管理工作。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合天保辦的實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面審查、準(zhǔn)確判定檔案價(jià)值的原則，確保鑒定結(jié)果客觀、公正。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否真實(shí)、完整，是否反映天保辦的主要工作和歷史面貌。2.檔案的保存價(jià)值，包括對當(dāng)前工作的查考利用價(jià)值和對歷史研究的參考價(jià)值。3.檔案的保管期限是否合理，是否需要調(diào)整。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，報(bào)天保辦領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案管理部門根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批意見，編制檔案銷毀清冊，注明檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。3.檔案銷毀清冊經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并將銷毀情況報(bào)告天保辦領(lǐng)導(dǎo)。六、檔案的利用（一）利用范圍1.天保辦工作人員因工作需要查閱檔案的，可按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱天保辦檔案的，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)，并經(jīng)天保辦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱范圍。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記工作。查閱人應(yīng)在指定的場所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。借閱期限一般不得超過規(guī)定時(shí)間，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案。3.復(fù)制：如需復(fù)制檔案資料的，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案資料應(yīng)與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.登記內(nèi)容包括利用時(shí)間、利用人姓名、部門、利用目的、檔案名稱、編號(hào)、查閱期限、歸還時(shí)間等信息。3.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計(jì)。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化。2.提高檔案管理效率和服務(wù)水平，為天保辦工作提供便捷的檔案信息支持。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，確保檔案信息的安全可靠。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化轉(zhuǎn)換，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和查詢。3.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用：利用檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等業(yè)務(wù)流程的自動(dòng)化管理。4.檔案信息安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、用戶認(rèn)證、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全保密。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的信息化設(shè)備和專業(yè)技術(shù)人員，保障檔案信息化管理工作的順利開展。2.加強(qiáng)對檔案信息化管理系統(tǒng)的維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。3.對檔案信息化管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和技術(shù)能力。4.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)信息化管理的法律法規(guī)和安全保密規(guī)定，確保檔案信息的安全。八、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)天保辦檔案管理工作，貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策。2.制定和完善本辦檔案管理制度，組織實(shí)施檔案管理工作的各項(xiàng)任務(wù)。3.負(fù)責(zé)檔案管理部門的人員配備、培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。4.組織開展檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。5.負(fù)責(zé)與上級(jí)檔案管理部門及其他相關(guān)單位的業(yè)務(wù)聯(lián)系，及時(shí)報(bào)送檔案工作情況和統(tǒng)計(jì)報(bào)表。6.定期向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供檔案信息支持。（二）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，嚴(yán)格按照工作流程開展檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，做好檔案的安全保管工作，確保檔案實(shí)體安全。5