PAGE社區(qū)戒毒檔案室制度一、總則（一）目的為加強社區(qū)戒毒檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作，確保社區(qū)戒毒工作依法、有序開展，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本社區(qū)戒毒工作機構(gòu)在社區(qū)戒毒工作中形成的各類檔案資料管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及社區(qū)戒毒工作的相關(guān)規(guī)定，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實完整原則：保證檔案內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整，如實反映社區(qū)戒毒工作的全過程。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露、損毀和丟失。4.便于利用原則：對檔案進行科學(xué)分類、整理和編目，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負責(zé)制定和完善社區(qū)戒毒檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理社區(qū)戒毒工作中形成的各類檔案，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案等。3.對檔案進行分類、整理、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案存放有序、查找方便。4.負責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期對檔案進行檢查和維護。5.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好登記和跟蹤管理，確保檔案的正確使用和及時歸還。6.負責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照程序?qū)σ训奖９芷谙藁蚴ケ４鎯r值的檔案進行鑒定和銷毀處理。7.積極推進檔案信息化建設(shè)，逐步實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負責(zé)本部門在社區(qū)戒毒工作中形成檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案管理要求，對本部門形成的檔案進行分類整理，編制檔案目錄，及時移交檔案室。3.協(xié)助檔案室做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的檔案信息和說明。4.負責(zé)本部門檔案的臨時保管和安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。（三）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉社區(qū)戒毒工作業(yè)務(wù)，經(jīng)培訓(xùn)合格后上崗。2.認真履行檔案管理職責(zé)，嚴格遵守檔案管理制度，做好檔案的日常管理工作。3.負責(zé)檔案的收集、整理、編目、裝訂等具體工作，確保檔案質(zhì)量符合要求。4.對檔案的安全保管負責(zé)，定期檢查檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施處理。5.按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，做好登記和跟蹤服務(wù)，及時催還借出的檔案。6.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，不得違規(guī)提供檔案給無關(guān)人員查閱、借閱。7.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案收集（一）收集范圍1.社區(qū)戒毒人員的個人信息檔案，包括戶籍證明、身份證復(fù)印件、吸毒檢測報告、診斷證明等。2.社區(qū)戒毒人員的入所（站）審批材料，如社區(qū)戒毒決定書、通知書等。3.社區(qū)戒毒人員的談話記錄、家訪記錄、心理輔導(dǎo)記錄等工作記錄。4.社區(qū)戒毒人員的戒毒康復(fù)計劃、執(zhí)行情況記錄及階段性評估報告。5.社區(qū)戒毒人員的就業(yè)幫扶、生活救助等相關(guān)資料。6.社區(qū)戒毒工作中涉及的各類會議記錄、文件、通知、簡報等。7.與社區(qū)戒毒相關(guān)的其他材料，如社區(qū)反饋意見、社會支持系統(tǒng)信息等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料及時、準(zhǔn)確、完整地收集齊全。2.檔案收集應(yīng)遵循實時性原則，在社區(qū)戒毒工作開展過程中同步進行，不得事后補收。3.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。4.對于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容完整、存儲安全，并按照規(guī)定進行備份。（三）收集程序1.檔案形成部門在工作完成后，應(yīng)及時將整理好的檔案材料移交檔案室。2.移交檔案時，應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、數(shù)量、形成時間等信息，雙方簽字確認。3.檔案室對移交的檔案進行核對，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與移交部門溝通，要求補充或更正。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.個人檔案類：以社區(qū)戒毒人員為單位，按照時間順序?qū)⑵涓黝悪n案資料集中整理。2.工作記錄類：按照工作內(nèi)容分類，如談話記錄、家訪記錄、會議記錄等。3.文件資料類：按照文件性質(zhì)和用途分類，如法律法規(guī)文件、政策文件、內(nèi)部管理文件等。（二）整理方法1.對紙質(zhì)檔案進行分類排序，去除重復(fù)、無效的材料，按照分類標(biāo)準(zhǔn)依次排列。2.對每份檔案材料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號、名稱、日期、來源等信息，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨成冊。4.對電子檔案進行分類存儲，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，文件名應(yīng)規(guī)范準(zhǔn)確，便于識別和檢索。同時，對電子檔案進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)妥善保管。（三）裝訂要求1.檔案材料應(yīng)采用A4紙張規(guī)格，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字。2.對于大于A4紙張的材料，應(yīng)折疊成A4規(guī)格后裝訂；小于A4紙張的材料，應(yīng)粘貼在A4紙張上再進行裝訂。3.裝訂時應(yīng)在材料左側(cè)留出適當(dāng)?shù)难b訂邊距，以便于編目和查閱。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔、干燥，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等，確保檔案保管安全。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.對珍貴、易損的檔案應(yīng)采取特殊保護措施，如采用專柜存放、復(fù)制備份等。3.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進行定期備份。備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。（三）保管期限1.社區(qū)戒毒人員個人檔案保管期限為自解除社區(qū)戒毒之日起不少于10年。2.其他工作記錄類、文件資料類檔案保管期限根據(jù)實際情況確定，一般不少于5年。3.對涉及重要事項、具有長期查考利用價值的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限。（四）定期檢查1.檔案室應(yīng)定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量變化、是否存在安全隱患等。2.每月至少進行一次全面檢查，每季度進行一次重點抽查。檢查時應(yīng)做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的檔案損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時采取修復(fù)、復(fù)制等措施進行處理，并查明原因，追究相關(guān)責(zé)任。六、檔案利用（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等信息，經(jīng)部門負責(zé)人簽字同意后，方可到檔案室查閱。2.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員只能在規(guī)定的地點查閱，不得擅自將檔案帶出檔案室。3.查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、污損等，如需復(fù)印或摘錄相關(guān)內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)檔案室負責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴大借閱范圍，確保檔案安全。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。（三）出具證明1.根據(jù)工作需要，檔案室可為相關(guān)部門或單位出具檔案證明。出具證明應(yīng)嚴格按照規(guī)定程序進行，確保證明內(nèi)容真實、準(zhǔn)確，并加蓋檔案室印章。2.檔案證明應(yīng)注明所依據(jù)的檔案材料名稱、編號、日期等信息，以便查證核實。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干及相關(guān)部門代表組成。鑒定小組負責(zé)對檔案進行定期鑒定，確定檔案的存毀價值。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.已過保管期限且無繼續(xù)保存價值的檔案。2.內(nèi)容虛假、重復(fù)或與社區(qū)戒毒工作無關(guān)的檔案。3.因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е聡乐負p壞且無法修復(fù)的檔案。（三）鑒定程序1.鑒定小組定期對到期檔案進行清查，逐卷逐件地審查檔案內(nèi)容，結(jié)合檔案保管期限和實際利用價值，提出存毀意見。2.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、鑒定時間、鑒定意見等信息，經(jīng)鑒定小組全體成員簽字確認。3.將檔案銷毀清單報上級主管部門審核批準(zhǔn)后，方可進行銷毀處理。（四）銷毀方式1.對紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進行銷毀，確保檔案信息無