PAGE會計檔案零時保管制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會計檔案管理，規(guī)范會計檔案零時保管行為，確保會計檔案的安全、完整和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》《會計檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在會計核算過程中形成的，需要進(jìn)行零時保管的會計檔案。（三）定義1.會計檔案：是指公司在進(jìn)行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。2.零時保管：是指會計檔案在正式歸檔前，因工作需要在臨時場所進(jìn)行短暫存放和管理的過程。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。公司財務(wù)部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理會計檔案的零時保管工作，各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門會計檔案的收集、整理和臨時保管，并接受財務(wù)部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。2.安全保密原則。確保會計檔案在零時保管期間的安全，防止會計檔案的丟失、毀損和泄密。3.規(guī)范有序原則。嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的程序和要求進(jìn)行會計檔案的零時保管，保證會計檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。二、零時保管的會計檔案范圍（一）會計憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、合同等各類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時取得或填制的憑證。2.記賬憑證，根據(jù)審核無誤的原始憑證編制，記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會計分錄和摘要等內(nèi)容。（二）會計賬簿1.總賬，按照會計科目分類登記全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿。2.明細(xì)賬，按照明細(xì)科目分類登記某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿，如應(yīng)收賬款明細(xì)賬、應(yīng)付賬款明細(xì)賬等。3.日記賬，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時間順序逐日逐筆登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.其他輔助性賬簿，如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品臺賬等。（三）財務(wù)會計報告1.月度、季度、年度財務(wù)報表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等主表以及相關(guān)附表。2.財務(wù)情況說明書，對一定時期內(nèi)公司財務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量等情況進(jìn)行分析說明的書面報告。（四）其他會計資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表，用于核對銀行存款日記賬與銀行對賬單余額差異的表格。2.銀行對賬單，銀行提供的反映公司銀行賬戶收支情況的對賬單。3.納稅申報表，公司向稅務(wù)機(jī)關(guān)申報納稅情況的表格。4.會計檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊等檔案管理相關(guān)資料。5.其他具有保存價值的會計資料，如會計電算化數(shù)據(jù)備份、財務(wù)審計報告等。三、零時保管的場所與設(shè)施（一）保管場所1.應(yīng)設(shè)立專門的零時保管區(qū)域，該區(qū)域應(yīng)相對獨(dú)立、安全，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.零時保管區(qū)域應(yīng)與公司其他辦公區(qū)域保持一定距離，避免無關(guān)人員隨意進(jìn)入。（二）保管設(shè)施1.配備必要的存儲設(shè)備，如文件柜、檔案盒等，用于存放會計檔案。文件柜應(yīng)堅固耐用，具有良好的密封性；檔案盒應(yīng)符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格，能夠清晰標(biāo)注檔案內(nèi)容。2.安裝防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，如火災(zāi)自動報警系統(tǒng)、除濕機(jī)、防蟲藥劑投放裝置、監(jiān)控設(shè)備等。3.提供適宜的辦公桌椅、照明設(shè)備等，確保保管人員能夠正常開展工作。四、零時保管的流程（一）收集1.各部門會計人員應(yīng)按照會計核算工作的要求，及時收集本部門產(chǎn)生的會計檔案資料。收集工作應(yīng)在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成后規(guī)定的時間內(nèi)完成，確保會計檔案的及時性和完整性。2.對于外來的會計憑證、文件等資料，應(yīng)在收到后及時進(jìn)行登記，并移交至零時保管區(qū)域。（二）整理1.收集后的會計檔案應(yīng)進(jìn)行整理。會計憑證應(yīng)按照編號順序排列，檢查憑證的完整性，確保附件齊全、簽章完備；會計賬簿應(yīng)按照頁碼順序整理，檢查賬頁是否完整、有無缺頁、跳行等情況；財務(wù)會計報告及其他會計資料應(yīng)按照類別和時間順序進(jìn)行整理。2.對于破損或褪色的會計檔案，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，以保證檔案的可讀性和完整性。（三）臨時存放1.整理后的會計檔案應(yīng)存放在零時保管區(qū)域的指定位置，并按照類別和時間順序進(jìn)行存放，便于查找和管理。2.對于重要的會計檔案，如涉及重大經(jīng)濟(jì)事項的會計憑證、財務(wù)會計報告等，應(yīng)單獨(dú)存放，并采取必要的安全防護(hù)措施。（四）定期檢查1.財務(wù)部門應(yīng)定期對零時保管的會計檔案進(jìn)行檢查，檢查頻率至少每月一次。檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、存放狀況、安全設(shè)施運(yùn)行情況等。2.如發(fā)現(xiàn)會計檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。對于因保管不善導(dǎo)致會計檔案損壞或丟失的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。（五）移交歸檔1.零時保管的會計檔案應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)移交至正式檔案保管部門。移交期限一般為[X]個月，具體期限可根據(jù)公司實際情況確定。2.在移交前，財務(wù)部門應(yīng)對會計檔案進(jìn)行再次核對和整理，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。移交時，應(yīng)填寫會計檔案移交清冊，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、起止時間等信息，并由交接雙方簽字確認(rèn)。3.正式檔案保管部門應(yīng)按照檔案管理的要求，對接收的會計檔案進(jìn)行妥善保管，并建立相應(yīng)的檔案管理臺賬。五、保管期限與銷毀（一）保管期限1.會計檔案的零時保管期限應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)和重要程度確定，但最長不得超過正式歸檔前的規(guī)定期限。2.對于一些重要的會計檔案，如涉及公司重大決策、重大資產(chǎn)處置等事項的會計資料，其零時保管期限應(yīng)適當(dāng)延長，以確保檔案的安全性和可查性。（二）銷毀1.對于超過零時保管期限且已移交正式檔案保管部門的會計檔案，如需銷毀，應(yīng)按照《會計檔案管理辦法》等相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.在銷毀會計檔案前，應(yīng)由公司檔案管理機(jī)構(gòu)會同財務(wù)部門共同進(jìn)行鑒定，嚴(yán)格審查擬銷毀檔案的內(nèi)容和價值，提出銷毀意見，并編制會計檔案銷毀清冊。3.會計檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。4.銷毀會計檔案時，應(yīng)由檔案管理機(jī)構(gòu)、財務(wù)部門和審計部門共同派人監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽名蓋章，注明銷毀日期。5.監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)，確保銷毀過程的合規(guī)性和檔案的徹底銷毀，防止會計檔案信息的泄露。六、人員職責(zé)（一）財務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善會計檔案零時保管制度，并組織實施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門會計檔案的收集、整理和臨時保管工作。3.定期對零時保管的會計檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的安全和完整。4.組織會計檔案的移交歸檔工作，并與正式檔案保管部門進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)。5.參與會計檔案銷毀工作的鑒定和監(jiān)銷，確保銷毀工作符合規(guī)定要求。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門會計檔案的收集、整理和臨時保管工作，并指定專人負(fù)責(zé)。2.按照財務(wù)部門的要求，及時將本部門的會計檔案移交至零時保管區(qū)域，并辦理相關(guān)交接手續(xù)。3.配合財務(wù)部門對會計檔案進(jìn)行定期檢查，提供必要的協(xié)助和信息。（三）保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)零時保管區(qū)域會計檔案的日常管理工作，包括檔案的存放、整理、查閱等。2.確保保管設(shè)施的正常運(yùn)行，做好防火、防潮、防蟲、防盜等安全防范工作。3.對會計檔案的完整性和安全性負(fù)責(zé)，如發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施處理。4.按照規(guī)定的流程辦理會計檔案的移交歸檔和銷毀等手續(xù)。七、查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱零時保管的會計檔案，應(yīng)填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.查閱申請表應(yīng)提交至財務(wù)部門，由財務(wù)部門安排專人陪同查閱，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自將會計檔案帶離零時保管區(qū)域，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、拆封等。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)在《會計檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)查閱情況，查閱申請表和查閱登記表應(yīng)妥善保管，以備查考。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因特殊原因需要借閱零時保管的會計檔案，應(yīng)填寫《會計檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限、歸還時間等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.借閱申請表應(yīng)提交至財務(wù)部門，財務(wù)部門對借閱申請進(jìn)行審核后，如同意借閱，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，向借閱人員提供會計檔案，并要求借閱人員出具借條。借條應(yīng)注