PAGE檔案制度意見征集表一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本檔案制度意見征集表。（二）適用范圍本意見征集表適用于公司各部門、各分支機構以及全體員工。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實、準確地反映公司各項工作的實際情況，嚴禁弄虛作假。3.完整性原則檔案應全面、系統(tǒng)地記錄公司各項工作的全過程，確保檔案的完整性。4.保密性原則嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止檔案信息泄露。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設置公司設立專門的檔案管理部門，負責公司檔案的集中管理工作。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度，制定檔案管理工作的具體實施辦法。2.負責公司各類檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、編目等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設施，確保檔案的安全保管。4.開展檔案的開發(fā)利用工作，為公司各項工作提供檔案信息服務。5.對公司各部門的檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查和指導，定期組織檔案管理業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務水平。6.負責公司檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序對已失去保存價值的檔案進行銷毀處理。三、檔案的分類及歸檔范圍（一）檔案分類公司檔案分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、業(yè)務檔案等五大類。（二）歸檔范圍1.文書檔案公司頒發(fā)的各種文件、通知、決定、決議、報告、請示、批復等。公司與上級主管部門、政府部門、其他單位往來的文件、函件等。公司內(nèi)部各部門之間的工作聯(lián)系文件、報告、請示等。公司召開的各種會議的文件、記錄、紀要等。公司領導的重要講話、批示、指示等。公司的工作計劃、總結、統(tǒng)計報表等。公司的規(guī)章制度、辦法、細則等。公司的榮譽證書、獎狀、獎牌等。其他具有保存價值的文書材料。2.科技檔案公司的科研項目立項報告、可行性研究報告、科研計劃、科研總結等。公司的新產(chǎn)品開發(fā)設計圖紙、技術文件、工藝文件、測試報告等。公司的設備采購合同、設備安裝調(diào)試記錄、設備操作規(guī)程、設備維護保養(yǎng)記錄等。公司的基本建設項目立項報告、可行性研究報告、設計圖紙、施工文件、竣工驗收報告等。公司的技術改造項目立項報告、可行性研究報告、技術方案、實施記錄、驗收報告等。其他具有保存價值的科技文件材料。3.會計檔案公司的會計憑證、會計賬簿、財務報表等。公司的會計電算化數(shù)據(jù)備份、財務軟件使用記錄等。公司的稅務申報資料、納稅憑證等。公司的審計報告、資產(chǎn)評估報告等。其他具有保存價值的會計文件材料。4.人事檔案公司員工的個人簡歷、學歷證書、學位證書、職稱證書、資格證書等。公司員工的勞動合同、聘用合同、解除勞動合同證明等。公司員工的工資待遇、績效考核、獎懲情況等。公司員工的培訓記錄、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃等。公司員工的黨團組織關系、工會會員關系等。其他具有保存價值的人事文件材料。5.業(yè)務檔案公司的市場營銷活動策劃方案、市場調(diào)研報告、銷售合同、客戶資料等。公司的生產(chǎn)管理文件、生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)報表、質(zhì)量檢驗報告等。公司的物資采購合同、物資出入庫記錄、物資盤點報告等。公司的售后服務記錄、客戶投訴處理記錄等。其他具有保存價值的業(yè)務文件材料。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集工作，按照檔案歸檔范圍的要求，及時收集本部門形成的各類文件材料，并定期移交公司檔案管理部門。2.公司員工在工作中形成的文件材料，應及時交本部門檔案管理人員統(tǒng)一保管，不得據(jù)為己有。3.公司與外部單位往來的文件材料，由相關業(yè)務部門負責收集，并及時移交公司檔案管理部門。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，應按照檔案分類標準進行分類整理。2.對整理好的檔案進行編號、編目，編制檔案目錄索引，便于查找和利用。3.對破損、褪色的檔案進行修復或復制，確保檔案的完整性和可讀性。4.對電子檔案應進行備份，并按照規(guī)定的格式和存儲介質(zhì)進行存儲，確保電子檔案的安全和可利用。五、檔案的保管（一）檔案保管設施1.公司應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、檔案架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案保管期限1.公司檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。2.檔案保管期限的確定，應根據(jù)國家有關規(guī)定和公司實際情況，由檔案管理部門會同相關業(yè)務部門共同研究確定。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查、核對，確保檔案的完整、準確和安全。2.對破損、褪色、變質(zhì)的檔案應及時進行修復或復制，對已失去保存價值的檔案應按照規(guī)定程序進行銷毀處理。3.嚴格遵守檔案借閱制度，未經(jīng)批準，任何人不得擅自查閱檔案；借閱檔案時，應辦理借閱手續(xù)，按時歸還檔案。4.做好檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，防止檔案被盜、被搶、被篡改等情況的發(fā)生。六、檔案的利用（一）檔案利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱檔案。2.公司員工因個人需要查閱本人檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱檔案。3.公司外部單位因工作需要查閱公司檔案的，應出具單位介紹信，經(jīng)公司檔案管理部門負責人簽字同意后，方可查閱檔案。（二）檔案利用程序1.查閱檔案時，查閱人員應在檔案查閱登記簿上登記查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。2.檔案管理人員應根據(jù)查閱人員的申請，提供相應的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。3.查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案，如需復印檔案，應經(jīng)檔案管理部門負責人簽字同意后，方可復印。4.查閱人員查閱檔案后，應及時歸還檔案，檔案管理人員應認真核對檔案，確保檔案的完整和安全。（三）檔案利用限制1.涉及公司機密的檔案，未經(jīng)公司領導批準，不得查閱、復印和對外提供。2.檔案管理人員應嚴格遵守檔案利用制度規(guī)定，不得擅自擴大檔案利用范圍，不得將檔案提供給無關人員查閱。七、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否已滿，是否仍有保存價值。2.在檔案鑒定過程中，應成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成，對檔案進行全面審查和評估。3.檔案鑒定小組應根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合考慮檔案的保存價值，提出鑒定意見。（二）檔案銷毀1.對已失去保存價值的檔案，應按照規(guī)定程序進行銷毀處理。2.檔案銷毀前，應填寫檔案銷毀