PAGE典當行檔案管理制度一、總則（一）目的為加強典當行檔案管理，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本典當行各部門在業(yè)務(wù)活動中形成的各種檔案資料的管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指典當行在經(jīng)營管理、業(yè)務(wù)操作、財務(wù)管理、風險管理等活動中直接形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：典當行檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映典當行各項業(yè)務(wù)活動的真實情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：檔案應(yīng)涵蓋典當行經(jīng)營管理的各個方面，保證檔案資料的全面性。4.保密性原則：對涉及商業(yè)秘密、客戶隱私等重要檔案，應(yīng)嚴格保密，防止信息泄露。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）綜合管理部門職責1.負責制定和完善典當行檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理典當行各類檔案，建立檔案管理臺賬，對檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等進行全程管理。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，定期檢查檔案管理情況，提出改進意見和建議。4.負責檔案的數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。5.負責檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進行銷毀處理。6.負責檔案管理人員的培訓(xùn)和考核，提高檔案管理隊伍的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）各部門職責1.負責本部門業(yè)務(wù)活動中形成檔案資料的收集、整理和初步分類，并定期移交綜合管理部門歸檔。2.配合綜合管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，按照規(guī)定程序辦理相關(guān)手續(xù)。3.負責本部門檔案的安全保管，指定專人負責檔案管理，確保檔案的安全和完整。4.對本部門檔案管理工作進行自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題，并向綜合管理部門報告。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.業(yè)務(wù)檔案：包括當票、續(xù)當憑證、質(zhì)押合同、抵押合同、評估報告、鑒定證書、保險單據(jù)等與典當業(yè)務(wù)相關(guān)的文件資料。2.財務(wù)檔案：包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務(wù)資料等財務(wù)管理活動中形成的檔案。3.人事檔案：包括員工履歷表、勞動合同、薪酬福利資料、培訓(xùn)記錄、考核評價等人事管理方面的檔案。4.行政管理檔案：包括公司章程、股東會決議、董事會決議、營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、各類行政文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)等行政管理活動中形成的檔案。5.風險管理檔案：包括風險評估報告、風險監(jiān)控記錄、應(yīng)急預(yù)案、法律意見書等風險管理方面的檔案。6.其他檔案：包括業(yè)務(wù)宣傳資料、客戶資料、行業(yè)動態(tài)信息等其他與典當行經(jīng)營管理相關(guān)的檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.檔案資料應(yīng)真實、準確、完整，不得遺漏重要信息。對于重要文件資料，應(yīng)保留原件，并同時收集復(fù)印件。3.收集的檔案資料應(yīng)分類整理，按照一定的邏輯順序進行排列，便于后續(xù)的整理和歸檔。（三）整理原則1.遵循文件資料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件資料之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于檔案的保管和利用。3.便于計算機管理和檢索，提高檔案管理的效率。（四）整理方法1.分類：按照檔案的性質(zhì)、內(nèi)容、來源等因素進行分類，可分為業(yè)務(wù)類、財務(wù)類、人事類、行政類、風險類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于識別和管理。編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便于查閱和檢索。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時應(yīng)注意保護檔案的原貌，不得損壞文件資料。四、檔案的歸檔（一）歸檔時間1.各部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，將整理好的檔案資料移交綜合管理部門歸檔。2.對于定期形成的檔案資料，如月度報表、季度報告等，應(yīng)在規(guī)定時間結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)移交歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員填寫檔案移交清單，詳細注明檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，并簽字確認。2.綜合管理部門檔案管理人員對移交的檔案資料進行核對，檢查檔案的完整性、準確性和整理質(zhì)量。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與移交部門溝通，要求補充或更正。3.核對無誤后，綜合管理部門檔案管理人員將檔案資料按照規(guī)定的分類和編號進行歸檔，并在檔案移交清單上簽字確認。4.綜合管理部門建立檔案管理臺賬，對歸檔的檔案進行詳細記錄，包括檔案編號、名稱、歸檔日期、保管期限等信息。五、檔案的保管（一）保管場所1.綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等，以滿足檔案保管的需要。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案類別和保管期限進行分類存放，存放在檔案密集架上。檔案密集架應(yīng)定期進行檢查和維護，確保其正常運行。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對于重要的檔案資料，如當票、質(zhì)押合同等，應(yīng)進行復(fù)印件備份，并與原件分開存放，以防止原件損壞或丟失。（三）保管期限1.典當行檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案包括公司章程、股東會決議、董事會決議、營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證等重要文件資料。3.長期保管的檔案包括業(yè)務(wù)檔案、財務(wù)檔案、人事檔案等與典當行經(jīng)營管理密切相關(guān)的檔案，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案包括行政管理檔案、風險管理檔案等一般性文件資料，保管期限為[X]年。（四）檔案清查1.綜合管理部門應(yīng)定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、準確性、保管狀況等。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況，應(yīng)及時采取措施進行修復(fù)或補充，并查明原因，追究相關(guān)人員的責任。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編寫檔案清查報告，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗教訓(xùn)，提出改進措施和建議。六、檔案的利用（一）利用原則1.合法合規(guī)原則：檔案利用應(yīng)符合國家法律法規(guī)和典當行相關(guān)規(guī)定，不得損害國家利益、典當行利益和客戶利益。2.審批手續(xù)完備原則：檔案利用應(yīng)按照規(guī)定程序辦理審批手續(xù)，未經(jīng)批準不得擅自查閱、借閱檔案。3.保密安全原則：在檔案利用過程中，應(yīng)嚴格遵守保密制度，確保檔案信息的安全，防止信息泄露。（二）利用范圍1.內(nèi)部查閱：典當行員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人審批后，到綜合管理部門查閱。2.外部查閱：司法機關(guān)、監(jiān)管部門等因工作需要查閱典當行檔案的，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，經(jīng)典當行負責人審批后，由綜合管理部門安排專人陪同查閱。3.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、用途等信息，經(jīng)所在部門負責人和綜合管理部門負責人審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。（三）利用程序1.查閱申請：查閱或借閱檔案的人員應(yīng)填寫檔案查閱申請表或檔案借閱申請表，詳細注明查閱或借閱的檔案名稱、日期、用途等信息。2.審批：申請表經(jīng)所在部門負責人審核簽字后，報綜合管理部門負責人審批。對于重要檔案的查閱或借閱，還需報典當行負責人審批。3.查閱或借閱：經(jīng)審批同意后，查閱或借閱人員到綜合管理部門辦理查閱或借閱手續(xù)。查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場所；借閱人員應(yīng)按照規(guī)定期限歸還檔案，不得轉(zhuǎn)借他人。4.登記：綜合管理部門檔案管理人員應(yīng)對檔案查閱或借閱情況進行登記，包括查閱或借閱人員姓名、部門、日期、檔案名稱、查閱或借閱期限等信息。5.歸還：借閱人員歸還檔案時，綜合管理部門檔案管理人員應(yīng)認真核對檔案的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與借閱人員溝通解決。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：綜合管理部門應(yīng)定期對檔案進行鑒定，一般每年進行一次。2.全面審查原則：鑒定工作應(yīng)全面審查檔案的內(nèi)容、價值、保管期限等，確保鑒定結(jié)果的準確性。3.集體審議原則：鑒定工作應(yīng)由綜合管理部門組織，相關(guān)部門負責人和檔案管理人員參加，進行集體審議，形成鑒定意見。（二）鑒定標準1.檔案是否反映典當行的主要業(yè)務(wù)活動和歷史發(fā)展情況。2.檔案是否具有現(xiàn)實利用價值和歷史研究價值。3.檔案是否已超過保管期限，且確無保存必要。4.檔案是否存在重復(fù)、無效或已被替代的情況。（三）鑒定程序1.綜合管理部門檔案管理人員對擬鑒定的檔案進行初步篩選，提出鑒定意見。2.組織相關(guān)部門負責人和檔案管理人員進行集體審議，對初步篩選的檔案進行逐一審查，形成鑒定意見。3.根據(jù)鑒定意見，確定需要銷毀的檔案清單，并報典當行負責人審批。（四）銷毀程序1.經(jīng)批準后，綜合管理部門應(yīng)指定專人負責檔案銷毀工作。銷毀人員應(yīng)