PAGE稅務(wù)分局檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強稅務(wù)分局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在稅收征管、行政管理等工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合稅務(wù)分局實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于稅務(wù)分局各部門在履行職責(zé)過程中形成的各類檔案，包括但不限于稅收征管檔案、行政管理檔案、人事檔案、財務(wù)檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則稅務(wù)分局檔案實行集中統(tǒng)一管理，由綜合檔案室負責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實完整原則檔案應(yīng)如實反映稅務(wù)分局各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，不得篡改、偽造檔案。3.安全保密原則加強檔案安全防護措施，確保檔案的安全保管，嚴格遵守檔案保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便稅務(wù)干部和相關(guān)部門查閱利用檔案。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善稅務(wù)分局檔案管理制度。2.負責(zé)接收、收集、整理、保管稅務(wù)分局各類檔案，定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的完整和安全。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，為檔案利用提供便利。4.按照規(guī)定向稅務(wù)機關(guān)檔案管理部門和有關(guān)部門移交檔案，并辦理相關(guān)手續(xù)。5.開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高稅務(wù)干部的檔案管理意識和業(yè)務(wù)能力。7.負責(zé)檔案庫房的日常管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和移交工作，確保檔案的真實、完整、準(zhǔn)確。2.明確一名檔案管理人員，負責(zé)本部門檔案管理的具體工作，指導(dǎo)和督促本部門人員做好文件材料的收集、整理和歸檔工作。3.按照檔案管理規(guī)定，定期向綜合檔案室移交檔案，并辦理移交手續(xù)。4.積極配合綜合檔案室開展檔案管理工作，提供檔案利用所需的相關(guān)資料和信息。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認真學(xué)習(xí)和掌握檔案管理的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。2.負責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等。3.嚴格遵守檔案管理規(guī)定，做好檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄露。4.積極為檔案利用者提供服務(wù)，按照規(guī)定及時、準(zhǔn)確地提供檔案資料。5.定期對檔案進行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。6.參與檔案信息化建設(shè)，負責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護和管理。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.稅收征管檔案包括稅務(wù)登記、納稅申報、稅款征收、發(fā)票管理、稅務(wù)檢查、稅收減免等方面形成的各類文件材料。2.行政管理檔案包括稅務(wù)分局各類會議文件、工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、規(guī)章制度、統(tǒng)計報表等。3.人事檔案包括干部職工的履歷、考核、任免、獎懲、工資、培訓(xùn)、職稱評定等方面的文件材料。4.財務(wù)檔案包括財務(wù)預(yù)算、決算、會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。5.其他檔案包括各類合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件、宣傳資料、榮譽證書等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，及時收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的完整性。2.收集的文件材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進行分類，一般分為稅收征管類、行政管理類、人事檔案類、財務(wù)檔案類等。2.立卷將同一事由、同一保管期限的文件材料組合在一起，形成一個案卷。3.編目對每個案卷進行編號、編制目錄，填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表等。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保案卷整齊、牢固。四、檔案的保管（一）庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、防火防盜的地點，配備必要的安全防護設(shè)施，如消防器材、防盜門窗、溫濕度控制設(shè)備等。2.庫房應(yīng)根據(jù)檔案保管要求，合理劃分檔案存放區(qū)域，設(shè)置不同類型檔案的專用貨架或檔案柜。3.庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序存放，便于查找和管理。2.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的安全。3.對重要檔案應(yīng)采取特殊保管措施，如專柜存放、加密存儲等。（三）庫房管理1.嚴格執(zhí)行庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入庫房。2.檔案管理人員應(yīng)定期對庫房進行巡查，檢查檔案的存放情況、安全防護設(shè)施運行情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.做好庫房溫濕度記錄，根據(jù)溫濕度變化情況及時采取調(diào)節(jié)措施，確保檔案保管環(huán)境適宜。五、檔案的利用（一）利用范圍1.稅務(wù)干部因工作需要查閱檔案。2.相關(guān)部門因工作需要查閱檔案。3.納稅人、扣繳義務(wù)人及其他單位和個人因法律法規(guī)規(guī)定或稅務(wù)機關(guān)批準(zhǔn)查閱檔案。（二）利用程序1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，交綜合檔案室辦理查閱手續(xù)。2.綜合檔案室對查閱申請進行審核，符合查閱條件的，提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記。3.查閱檔案應(yīng)在指定地點進行，檔案管理人員應(yīng)現(xiàn)場監(jiān)督查閱過程，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還綜合檔案室，檔案管理人員應(yīng)對檔案進行檢查，確保檔案完整無損。（三）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人和綜合檔案室負責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)注、污損，不得擅自復(fù)制檔案。（四）檔案復(fù)制1.因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制用途等，經(jīng)所在部門負責(zé)人和綜合檔案室負責(zé)人簽字同意后，辦理復(fù)制手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定進行復(fù)制，并對復(fù)制件進行核對，確保復(fù)制件與原件一致。3.復(fù)制檔案應(yīng)注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息，并加蓋綜合檔案室印章。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和稅務(wù)分局檔案管理規(guī)定為依據(jù)，對檔案進行科學(xué)鑒定。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，準(zhǔn)確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)骨干組成，負責(zé)檔案鑒定工作的組織實施。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進行綜合分析，判斷檔案的保存價值。2.參考檔案的利用情況，對利用率較低、保存價值不大的檔案進行重點鑒定。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一鑒定，提出銷毀意見，編制《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)稅務(wù)分局領(lǐng)導(dǎo)審批后，報上級檔案管理部門備案。3.按照規(guī)定的程序和方法對檔案進行銷毀，銷毀時應(yīng)指定專人監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。4.在《檔案銷毀清冊》上注明銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息，并由監(jiān)銷人簽字確認。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的稅務(wù)分局檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為稅務(wù)工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）數(shù)字化處理1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案管理要求。2.對掃描后的電子檔案進行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、目錄錄入等工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（三）系統(tǒng)管理1.加強檔案信息化管理系統(tǒng)的日常維護和管理，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行。2.定期對電子檔案數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立健全檔案信息化管理系統(tǒng)的用戶權(quán)限管理制度，嚴格控制用戶對檔案信息的訪問權(quán)限。（四）信息安全1.加強檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護，采取