PAGE研究院檔案管理制度模板一、總則（一）目的為加強(qiáng)研究院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，充分發(fā)揮檔案在研究院各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于研究院各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指研究院在各項(xiàng)工作活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：研究院檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映研究院各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地反映研究院各項(xiàng)工作活動(dòng)的全過程，保持檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，確保檔案信息的安全。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以研究院院長為組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)研究決定檔案管理工作中的重大事項(xiàng)，指導(dǎo)檔案管理工作的開展。（二）綜合管理部門綜合管理部門是研究院檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)檔案管理工作的具體組織實(shí)施，其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善研究院檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)全院檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)各部門檔案管理工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。5.定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)措施。（三）各部門兼職檔案員各部門應(yīng)指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交等工作，并協(xié)助綜合管理部門做好檔案管理的其他相關(guān)工作。兼職檔案員應(yīng)保持相對穩(wěn)定，如有變動(dòng)應(yīng)及時(shí)報(bào)綜合管理部門備案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、紀(jì)檢監(jiān)察等方面形成的文件材料。2.行政管理類：包括行政管理工作中形成的各種文件、會議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。3.科研項(xiàng)目類：包括科研項(xiàng)目的立項(xiàng)、研究、驗(yàn)收等全過程形成的文件材料，如項(xiàng)目申請書、研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、成果鑒定材料等。4.產(chǎn)品研發(fā)類：包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)、開發(fā)、生產(chǎn)、銷售等環(huán)節(jié)形成的文件材料，如產(chǎn)品圖紙、技術(shù)文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。5.財(cái)務(wù)管理類：包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、審計(jì)、會計(jì)憑證、報(bào)表等文件材料。6.人力資源類：包括人員招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利等方面形成的文件材料。7.對外合作類：包括與國內(nèi)外科研機(jī)構(gòu)、企業(yè)等合作項(xiàng)目形成的文件材料，如合作協(xié)議、合作項(xiàng)目報(bào)告等。8.其他類：包括不屬于上述各類的其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類文件材料，并定期移交綜合管理部門。2.檔案收集應(yīng)做到及時(shí)、完整、準(zhǔn)確，確保文件材料的真實(shí)性和原始性。對于重要文件材料，應(yīng)進(jìn)行備份或采取其他保護(hù)措施。3.凡研究院與外單位簽訂的合同、協(xié)議等文件材料，應(yīng)在簽訂后及時(shí)送交綜合管理部門歸檔。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照檔案分類方案進(jìn)行分類整理，同一類別的文件材料應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度排列。3.歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。4.整理歸檔文件時(shí)，應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料，不得使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水等易褪色的書寫材料。（四）分類方法研究院檔案采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法進(jìn)行分類。具體如下：1.年度：按照文件形成的年度進(jìn)行分類，每年形成的檔案為一個(gè)類別。2.機(jī)構(gòu)：按照研究院內(nèi)部的部門或機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類，每個(gè)部門或機(jī)構(gòu)形成的檔案為一個(gè)子類。3.保管期限：根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，將檔案分為永久、定期（30年、10年）三種保管期限。（五）整理步驟1.裝訂：將歸檔文件按件裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和利用。2.分類：按照分類方法對裝訂后的文件進(jìn)行分類。3.編號：對每份歸檔文件進(jìn)行編號，編號應(yīng)遵循唯一性原則，以便于查找和管理。4.編目：編制歸檔文件目錄，目錄應(yīng)包括序號、檔號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。5.裝盒：將編目后的歸檔文件裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。四、檔案的保管（一）保管場所1.綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，排列有序，便于查找。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.做好檔案庫房的溫濕度管理，保持庫房內(nèi)溫度在14℃24℃之間，相對濕度在45%60%之間。4.加強(qiáng)對檔案庫房的安全管理，嚴(yán)格執(zhí)行庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入庫房。5.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，并定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案的安全可靠。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合研究院實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定。2.堅(jiān)持全面的觀點(diǎn)，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，準(zhǔn)確判斷檔案的保存價(jià)值。3.嚴(yán)格履行鑒定程序，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。（二）鑒定組織成立由綜合管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門和檔案專家組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定工作。鑒定小組應(yīng)定期開展檔案鑒定工作，確保檔案管理工作的科學(xué)性和規(guī)范性。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案的保存價(jià)值，包括歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值和科研價(jià)值等。3.檔案的密級和保密期限。（四）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進(jìn)行審查，分析其保存價(jià)值。2.綜合評估法：綜合考慮檔案的形成背景、來源、內(nèi)容、形式等因素，對檔案的保存價(jià)值進(jìn)行全面評估。（五）銷毀程序1.經(jīng)過鑒定，確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》應(yīng)包括檔案題名、年度、保管期限、檔號、文號、責(zé)任者、密級等內(nèi)容，并經(jīng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。六、檔案的統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的數(shù)量統(tǒng)計(jì)，包括各類檔案的總數(shù)、永久檔案數(shù)、定期檔案數(shù)等。2.檔案的整理情況統(tǒng)計(jì)，如歸檔文件的數(shù)量、整理完成的時(shí)間等。3.檔案的利用情況統(tǒng)計(jì)，如查閱檔案的人次、利用檔案的主要目的等。4.檔案的銷毀情況統(tǒng)計(jì)，如銷毀檔案的數(shù)量、銷毀時(shí)間等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺賬，對檔案的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期對檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總和分析，形成檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。3.利用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)對檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)化處理，提高統(tǒng)計(jì)工作的效率和準(zhǔn)確性。（三）統(tǒng)計(jì)要求1.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)。2.檔案統(tǒng)計(jì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守統(tǒng)計(jì)工作制度，按時(shí)完成統(tǒng)計(jì)工作任務(wù)。3.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按時(shí)報(bào)送檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組和上級主管部門。七、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和研究院檔案管理制度的規(guī)定。2.服務(wù)大局原則：檔案利用應(yīng)圍繞研究院的中心工作，為科研、生產(chǎn)、管理等各項(xiàng)工作提供有效服務(wù)。3.方便利用原則：簡化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，方便用戶查閱和利用檔案。4.安全保密原則：在檔案利用過程中，應(yīng)確保檔案信息的安全保密，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.本院員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本院檔案，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱、借閱。（三）利用手續(xù)1.本院員工查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、檔號、查閱或借閱目的等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到綜合管理部門辦理查閱或借閱手續(xù)。2.外單位查閱本院檔案，應(yīng)提前向綜合管理部門提交查閱申請函，注明查閱單位名稱、查閱目的、查閱檔案范圍等內(nèi)容，并加蓋查閱單位公章。經(jīng)研究院領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由綜合管理部門安排專人負(fù)責(zé)查閱，并做好查閱記錄。3.查閱、借閱檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。4.查閱、借閱檔案人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得擅自抽取、撤換檔案材料。（四）利用期限1.本院員工查閱檔案一般不得超過2個(gè)工作日，如需借閱檔案，借閱期限一般不得超過15天。如有特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前向綜合管理部門申請，并說明原因。2.外單位查閱檔案一般不得超過1個(gè)工作日，如需借閱檔案，應(yīng)按照雙方簽訂的協(xié)議執(zhí)行。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為研究院各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。3.加強(qiáng)檔案信息的安全管理，確保檔案信息的安全可靠。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合研究院檔案管理工作的信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.檔案信息資源整合：整合研究院內(nèi)部各部門的檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和互通。4.檔案信息安全保障體系建設(shè)：建立檔案信息安全保障體系，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制、防火墻等技術(shù)手段，確保檔案信息的安全可靠。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作規(guī)程進(jìn)行檔案管理工作。2.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.加強(qiáng)對電子檔案的管理，建立電