PAGE電大工作站檔案制度一、總則（一）目的為加強電大工作站檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在教學(xué)、管理、科研等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于電大工作站全體工作人員及與電大工作站相關(guān)的各類活動中形成的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門或人員負(fù)責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則歸檔的文件材料應(yīng)真實反映電大工作站各項工作的實際情況，不得弄虛作假。3.完整性原則全面收集和整理電大工作站在教學(xué)、管理、科研等活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.準(zhǔn)確性原則檔案內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)可靠，整理規(guī)范，便于查閱和利用。5.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止泄露。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理室，配備必要的檔案管理人員，負(fù)責(zé)電大工作站檔案的集中管理。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集與整理負(fù)責(zé)收集、整理電大工作站各部門形成的檔案材料，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進行分類、編號、裝訂等整理工作。2.檔案保管妥善保管檔案，確保檔案的安全，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。3.檔案利用服務(wù)為電大工作站工作人員及相關(guān)人員提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，根據(jù)規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。4.檔案統(tǒng)計與分析對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，定期分析檔案工作情況，為檔案管理決策提供依據(jù)。5.檔案信息化建設(shè)推進檔案信息化管理，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用，提高檔案管理效率。6.檔案鑒定與銷毀按照規(guī)定對到期檔案進行鑒定，提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實施檔案銷毀工作，并做好銷毀記錄。三、檔案分類與編號（一）檔案分類電大工作站檔案分為以下幾類：1.黨群工作類包括黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、工會工作、共青團工作等方面形成的檔案。2.行政管理類涵蓋學(xué)校行政事務(wù)管理、人事管理、財務(wù)管理、后勤管理、安全保衛(wèi)等方面的檔案。3.教學(xué)管理類涉及教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、課程安排、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控、學(xué)生學(xué)籍管理、考試管理等教學(xué)活動全過程形成的檔案。4.學(xué)生工作類包括學(xué)生思想政治教育、日常管理、獎助學(xué)金評定、學(xué)生社團活動等方面的檔案。5.科研工作類有關(guān)科研項目申報、研究過程、成果鑒定、學(xué)術(shù)交流等科研活動形成的檔案。6.社會培訓(xùn)類針對社會開展各類培訓(xùn)活動所形成的培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)教材、學(xué)員檔案等檔案。7.聲像檔案類以照片、錄音、錄像等形式記錄電大工作站重要活動、會議、教學(xué)實踐等內(nèi)容的檔案。8.實物檔案類反映電大工作站歷史沿革、發(fā)展成就、榮譽獎項等具有保存價值的實物檔案，如證書、獎杯、牌匾等。（二）檔案編號1.每類檔案按照年度流水號進行編號，編號格式為：類別代碼+年度+流水號。2.類別代碼采用大寫字母表示，如黨群工作類為DQ，行政管理類為XZ，教學(xué)管理類為JX，學(xué)生工作類為XS，科研工作類為KY，社會培訓(xùn)類為SP，聲像檔案類為SX，實物檔案類為SW。3.年度采用公元紀(jì)年，如2023年表示為2023。4.流水號為4位數(shù)字，從0001開始依次編號。例如：JX20230001表示教學(xué)管理類2023年第1份檔案。四、檔案收集與歸檔（一）收集范圍1.各部門在履行職能過程中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.上級主管部門下發(fā)的與電大工作站相關(guān)的文件、通知、指示等。3.電大工作站開展教學(xué)、科研、社會培訓(xùn)等活動形成的各類成果材料。4.與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項目文件等。5.反映電大工作站歷史沿革、發(fā)展變化的重要文件和資料。6.其他具有保存價值的文件材料。（二）歸檔要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集和整理工作，并在每年[具體時間]前將上一年度形成的檔案材料移交檔案管理部門。2.歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.歸檔的文件材料應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進行分類整理，同一類別的文件材料應(yīng)按照時間順序排列。4.歸檔的文件材料應(yīng)編制詳細(xì)的目錄，目錄應(yīng)包括文件編號、文件名稱、日期、責(zé)任者等內(nèi)容。（三）檔案移交1.各部門向檔案管理部門移交檔案時，應(yīng)填寫檔案移交清單，清單一式兩份，雙方簽字確認(rèn)后各執(zhí)一份。2.檔案管理部門應(yīng)對移交的檔案進行認(rèn)真核對，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與移交部門溝通解決。3.檔案管理部門接收檔案后，應(yīng)按照編號規(guī)則進行編號，并將檔案入庫保管。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案管理室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找。（二）保管期限1.電大工作站檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括：涉及黨和國家機密的文件材料。電大工作站的重要規(guī)章制度、會議記錄、大事記等。電大工作站的歷史沿革、機構(gòu)演變、人員任免等文件材料。電大工作站的重大科研成果、教學(xué)成果、社會培訓(xùn)成果等文件材料。其他具有重要保存價值的文件材料。3.長期保管的檔案主要包括：電大工作站的一般規(guī)章制度、會議記錄、工作總結(jié)等文件材料。電大工作站的教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、課程安排等教學(xué)文件材料。電大工作站的學(xué)生學(xué)籍檔案、畢業(yè)生檔案等。電大工作站的科研項目申報書、研究報告等科研文件材料。電大工作站的社會培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)教材等文件材料。其他具有一定保存價值的文件材料。保管期限為[具體年限]。4.短期保管的檔案主要包括：電大工作站的臨時性文件材料，如一般性通知、便函等。電大工作站的短期工作計劃、總結(jié)等文件材料。其他保存價值較低的文件材料。保管期限為[具體年限]。（三）檔案保管措施1.建立檔案定期檢查制度，檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。3.對電子檔案應(yīng)定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放。4.嚴(yán)格控制檔案管理室的溫度、濕度，定期進行通風(fēng)換氣，保持室內(nèi)環(huán)境整潔。5.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理的各項規(guī)定，不得擅自將檔案帶出檔案管理室，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。六、檔案利用（一）利用范圍1.電大工作站工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級主管部門、有關(guān)單位因工作需要查閱電大工作站檔案。3.司法機關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門等因辦案需要查閱電大工作站檔案。（二）利用手續(xù)1.電大工作站工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的檔案名稱、日期、用途等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.上級主管部門、有關(guān)單位查閱電大工作站檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱的檔案內(nèi)容、目的等，經(jīng)電大工作站主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，由檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。3.司法機關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門等查閱電大工作站檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書或證明文件，經(jīng)電大工作站主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，由檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。4.檔案查閱、借閱申請表和介紹信等應(yīng)留存檔案管理部門備案。（三）利用方式1.檔案查閱一般應(yīng)在檔案管理室內(nèi)進行，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助，確保查閱工作順利進行。2.檔案借閱期限一般不得超過[具體天數(shù)]，如需延期借閱，應(yīng)辦理延期手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換檔案內(nèi)容，不得擅自將檔案帶出電大工作站。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和保存價值，對到期檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.對仍有保存價值但保管期限已滿的檔案，應(yīng)進行重新鑒定，確定其繼續(xù)保存的期限。3.對已失去保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一審查，提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案編號、檔案名稱、日期、責(zé)任者、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。3.檔案銷毀清冊經(jīng)電大工作站主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實施檔案銷毀工作。4.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)方式進行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。5.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。6.檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立電大工作站檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索和利用，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）檔案數(shù)字化1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于[具體分辨率]，確保掃描圖像清晰可讀。2.對掃描后的電子文件進行圖像處理，去除圖像中的污點、劃痕等，調(diào)整圖像亮度、對比度等參數(shù)，提高圖像質(zhì)量。3.對數(shù)字化后的電子文件進行分類、編號、著錄等整理工作，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫。（三）檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)1.采用先進的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，建立電大工作站檔案數(shù)據(jù)庫，將電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫和數(shù)字化后的電子文件存儲在數(shù)據(jù)庫中。2.檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)具備檔案檢索、借閱管理、統(tǒng)計分析、備份恢復(fù)等功能，方便檔案管理人員和利用人員使用。3.定期對檔案數(shù)據(jù)庫進行維護和更新，確保數(shù)據(jù)庫的正常運行和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性。（四）檔案信息安全1.建立健全檔案信息安全管