PAGE慈善總會檔案管理制度一、總則（一）目的為加強慈善總會檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，充分發(fā)揮檔案在慈善工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于慈善總會機關(guān)各部門、各分支機構(gòu)以及全體工作人員在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：慈善總會檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映慈善總會的工作活動和歷史面貌，不得篡改、偽造檔案。3.完整性原則：全面收集、整理慈善總會在各項工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門慈善總會設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。檔案管理部門應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，確保檔案管理工作的順利開展。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善慈善總會檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、上架慈善總會在各項工作中形成的各類檔案。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全與完整。5.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進(jìn)行鑒定、銷毀和移交。6.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育活動，提高全體工作人員的檔案意識和檔案管理水平。8.負(fù)責(zé)與上級檔案管理部門、同級檔案管理部門以及其他相關(guān)部門的業(yè)務(wù)聯(lián)系與溝通。（三）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時、完整和準(zhǔn)確。2.在工作中形成的各類文件材料，應(yīng)按照檔案管理部門的要求進(jìn)行整理和歸檔，不得擅自留存或銷毀。3.積極配合檔案管理部門開展檔案管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍慈善總會檔案的收集范圍包括但不限于以下幾類：1.慈善總會機關(guān)各類文件材料，如會議文件、工作計劃、工作總結(jié)、請示報告、批復(fù)、通知、通報等。2.慈善總會組織開展的各類慈善項目文件材料：項目立項文件，包括項目申請書、可行性研究報告、項目審批文件等。項目實施過程中的文件材料，如項目實施方案、項目執(zhí)行情況報告、項目資金使用計劃及相關(guān)憑證、項目活動記錄、項目評估報告等。項目結(jié)束后的文件材料，如項目總結(jié)報告、項目效益評估報告、項目成果展示材料等。3.慈善總會與捐贈人、受贈人、合作單位等相關(guān)機構(gòu)往來的文件材料，如捐贈協(xié)議、捐贈收據(jù)、受贈證明、合作協(xié)議、合作項目文件等。4.慈善總會組織的各類會議、活動文件材料，如會議通知、會議議程、會議記錄、會議紀(jì)要、活動策劃方案、活動總結(jié)報告、活動照片、活動視頻等。5.慈善總會工作人員人事檔案材料，如員工入職登記表、勞動合同、工資表、考核表、獎懲記錄、培訓(xùn)記錄等。6.慈善總會財務(wù)管理文件材料，如財務(wù)預(yù)算、財務(wù)決算、財務(wù)報表、會計憑證、審計報告等。7.慈善總會資產(chǎn)檔案材料，如固定資產(chǎn)清單、資產(chǎn)購置合同、資產(chǎn)處置文件等。8.慈善總會榮譽檔案材料，如獲得的各類榮譽證書、獎杯、獎牌等相關(guān)材料。9.其他與慈善總會工作相關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在工作結(jié)束后及時將形成的文件材料收集齊全，整理規(guī)范，定期移交檔案管理部門。2.收集的文件材料應(yīng)真實、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案管理要求。3.對于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（三）整理方法1.檔案管理部門按照檔案的形成規(guī)律和特點，對收集到的文件材料進(jìn)行分類整理。2.分類方法：慈善總會檔案分為黨群工作類、行政管理類（辦公室）、項目管理類、財務(wù)管理類、人事管理類、資產(chǎn)管理類、宣傳推廣類、對外交流類、其他類等九大類。每大類下可根據(jù)實際情況進(jìn)一步細(xì)分小類。3.整理步驟：對每份文件材料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于識別和檢索。按照分類標(biāo)準(zhǔn)對文件材料進(jìn)行分類排序，同一類文件材料應(yīng)按照時間順序排列。對每份文件材料進(jìn)行編目，編目內(nèi)容包括文件編號、文件題名、日期、責(zé)任者、文號、頁數(shù)、備注等。將編目后的文件材料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。按照分類順序?qū)⒀b訂好的文件材料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明類別、年度、保管期限等信息。四、檔案編目與檢索（一）編目要求1.檔案編目應(yīng)遵循準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、實用性的原則，確保編目信息的真實、完整和準(zhǔn)確。2.編目內(nèi)容應(yīng)包括檔案編號（全宗號、目錄號、案卷號、件號等）、題名、日期、責(zé)任者、文號、頁數(shù)、保管期限、密級等。3.編目應(yīng)使用規(guī)范的漢字和阿拉伯?dāng)?shù)字，字跡清晰，易于識別。（二）檢索工具編制1.檔案管理部門應(yīng)編制多種形式的檢索工具，如案卷目錄、全引目錄、分類目錄、專題目錄、人名索引、文號索引等，方便檔案的查閱和利用。2.檢索工具應(yīng)按照一定的分類體系進(jìn)行編制，確保檢索工具的系統(tǒng)性和科學(xué)性。3.隨著檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)，應(yīng)建立電子檢索系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案檢索的自動化和網(wǎng)絡(luò)化。五、檔案的保管（一）保管場所1.慈善總會應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、防盜報警裝置等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）保管期限劃分1.慈善總會檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映慈善總會主要職能活動和歷史面貌的，對慈善總會工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。3.長期保管的檔案：凡是反映慈善總會一般工作活動，在較長時間內(nèi)對慈善總會工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案：凡是反映慈善總會一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對慈善總會工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（三）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。4.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。5.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。六、檔案的利用（一）利用范圍慈善總會檔案的利用范圍包括但不限于以下方面：1.為慈善總會內(nèi)部各項工作提供參考依據(jù)，如制定工作計劃、總結(jié)工作經(jīng)驗、開展項目評估等。2.為慈善總會工作人員提供業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)資料。3.為捐贈人、受贈人、合作單位等相關(guān)機構(gòu)提供信息查詢和證明服務(wù)。4.為社會各界了解慈善總會工作情況、開展慈善研究提供資料支持。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案管理部門查閱檔案原件，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、損毀檔案，按時歸還檔案。3.復(fù)制：檔案利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制，并加蓋檔案管理部門印章。復(fù)制件應(yīng)與原件核對無誤。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及數(shù)量、復(fù)制檔案內(nèi)容及數(shù)量、歸還時間等。3.檔案利用登記應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整，便于統(tǒng)計和查詢。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織慈善總會成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人以及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織領(lǐng)導(dǎo)和審核把關(guān)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.檔案鑒定工作應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合慈善總會檔案的實際情況，對檔案的保存價值進(jìn)行全面、科學(xué)的評估。2.鑒定檔案保存價值時，應(yīng)主要考慮檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，判斷檔案對慈善總會工作、國家建設(shè)和歷史研究的重要性和利用價值。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進(jìn)行清理，列出擬銷毀檔案清單。2.檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組對擬銷毀檔案清單進(jìn)行審核，逐卷（件）鑒定檔案的保存價值，確定銷毀檔案名單。3.對確定銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，銷毀清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、文號、頁數(shù)、保管期限、密級等內(nèi)容。4.檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組審核通過銷毀清冊后，報慈善總會領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）銷毀1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。2.檔案銷毀時，應(yīng)在指定地點進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，嚴(yán)禁將檔案出售或贈送他人。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)慈善總會檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)是建立一個涵蓋檔案管理全過程的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索、高效利用和安全存儲，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對慈善總會現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將掃描后的電子文件進(jìn)行整理、存儲和管理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合慈善總會檔案管理需求的檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案的收集編目、檢索利用、統(tǒng)計分析、借閱管理、鑒定銷毀等功能的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理：建立健全檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)加密、用戶認(rèn)證、訪問控制等技術(shù)措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全可靠。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)具備一定的計算機操作技能和