PAGE系部加強(qiáng)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本系部檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本系部各科室、教研室、實(shí)驗(yàn)室以及全體教職員工和學(xué)生。（三）檔案定義本系部檔案是指在教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、分類科學(xué)、便于利用的原則。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立系部檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由系主任擔(dān)任組長(zhǎng)，副主任擔(dān)任副組長(zhǎng)，各科室負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃系部檔案管理工作，審定檔案工作計(jì)劃和規(guī)章制度，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問(wèn)題。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理員負(fù)責(zé)系部檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)各類檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)和編目，建立健全檔案檢索體系。做好檔案庫(kù)房的日常管理工作，確保檔案的安全存放，定期檢查檔案保管狀況，對(duì)破損、褪色等檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。積極開(kāi)展檔案利用工作，為系部各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時(shí)做好檔案利用登記和統(tǒng)計(jì)工作。負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，將檔案信息錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案管理的效率和水平。對(duì)各科室兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)交流活動(dòng)。2.兼職檔案員負(fù)責(zé)本科室檔案材料的收集、整理和初步歸檔工作，定期向檔案管理員移交本科室檔案。協(xié)助檔案管理員做好檔案的查閱、借閱等利用工作，及時(shí)反饋利用過(guò)程中的意見(jiàn)和建議。宣傳檔案工作的重要性，提高本科室人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，督促本科室人員做好文件材料的積累和歸檔工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.教學(xué)檔案教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程表、教學(xué)日歷等教學(xué)文件。教師教案、講稿、教學(xué)課件、教學(xué)總結(jié)等教學(xué)資料。學(xué)生學(xué)籍檔案、成績(jī)單、畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）、實(shí)習(xí)報(bào)告等。教學(xué)改革方案、教學(xué)研究成果、教學(xué)質(zhì)量評(píng)估材料等。2.科研檔案科研項(xiàng)目申請(qǐng)書、立項(xiàng)批復(fù)、研究計(jì)劃、任務(wù)書等?？蒲袑?shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究報(bào)告、學(xué)術(shù)論文、著作、專利等科研成果材料?？蒲许?xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收材料、科研獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)材料等。3.管理檔案系部工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議記錄、紀(jì)要等。人事檔案、師資隊(duì)伍建設(shè)材料、教職工考核、獎(jiǎng)懲等文件。財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、經(jīng)費(fèi)使用報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)檔案。設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃、合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、設(shè)備臺(tái)賬等設(shè)備檔案。招生計(jì)劃、錄取名單、畢業(yè)生就業(yè)方案、就業(yè)統(tǒng)計(jì)報(bào)表等招生就業(yè)檔案。安全保衛(wèi)、衛(wèi)生防疫、學(xué)生管理等方面的文件材料。4.其他檔案上級(jí)主管部門下發(fā)的與本系部有關(guān)的文件、通知、通報(bào)等。對(duì)外交流合作材料、校友信息等。各種榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌等實(shí)物檔案。（二）收集要求1.各科室、教研室、實(shí)驗(yàn)室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保材料的齊全、完整。2.對(duì)承辦的各類活動(dòng)、項(xiàng)目，在任務(wù)完成后一個(gè)月內(nèi)，承辦人應(yīng)將相關(guān)文件材料整理后移交兼職檔案員。3.兼職檔案員應(yīng)定期對(duì)本科室的文件材料進(jìn)行收集、整理，每年年底將整理好的檔案移交檔案管理員。4.檔案管理員應(yīng)及時(shí)收集各類零散的文件材料，確保檔案收集工作的連續(xù)性和完整性。（三）整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照檔案分類方案，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理。分類應(yīng)科學(xué)合理，層次分明，便于檢索。3.對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫檔案盒封面、盒脊和備考表等，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。4.檔案整理應(yīng)做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，符合國(guó)家和行業(yè)有關(guān)檔案整理的規(guī)定和要求。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.教學(xué)檔案、科研檔案應(yīng)在每學(xué)期末或項(xiàng)目結(jié)題后及時(shí)歸檔。2.管理檔案應(yīng)按年度及時(shí)歸檔。3.其他檔案應(yīng)在形成后一個(gè)月內(nèi)歸檔。（二）歸檔程序1.兼職檔案員對(duì)本科室整理好的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案材料齊全、完整、準(zhǔn)確，符合歸檔要求。2.兼職檔案員將審核后的檔案移交檔案管理員，檔案管理員對(duì)移交的檔案進(jìn)行再次審核，辦理交接手續(xù)。3.檔案管理員按照檔案分類方案，將檔案進(jìn)行分類存放，編制檔案目錄，建立檔案檢索體系。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案主要包括：系部重要的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議記錄、紀(jì)要；人事檔案、師資隊(duì)伍建設(shè)材料、教職工考核、獎(jiǎng)懲等文件；財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、審計(jì)報(bào)告等重要財(cái)務(wù)檔案；科研項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、研究成果、結(jié)題驗(yàn)收材料等重要科研檔案；招生計(jì)劃、錄取名單、畢業(yè)生就業(yè)方案等重要招生就業(yè)檔案；各種榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌等實(shí)物檔案。長(zhǎng)期保管的檔案主要包括：教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程表、教學(xué)日歷等教學(xué)文件；教師教案、講稿、教學(xué)課件、教學(xué)總結(jié)等教學(xué)資料；學(xué)生學(xué)籍檔案、成績(jī)單、畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）、實(shí)習(xí)報(bào)告等；科研項(xiàng)目申請(qǐng)書、研究計(jì)劃、任務(wù)書等科研文件；系部一般性的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議記錄、紀(jì)要等管理文件；設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃、合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、設(shè)備臺(tái)賬等設(shè)備檔案。保管期限為10年至50年。短期保管的檔案主要包括：系部臨時(shí)性的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議記錄、紀(jì)要等；一般性的文件材料、報(bào)表等。保管期限為1年至10年。2.檔案保管期限的劃定應(yīng)根據(jù)國(guó)家和行業(yè)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本系部實(shí)際情況確定。對(duì)保管期限已滿的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。（四）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等條件，確保檔案的安全存放。2.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和利用。檔案架應(yīng)編號(hào)，檔案盒應(yīng)標(biāo)明類別、年度、保管期限等信息。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色等檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。4.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，定期向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。5.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本系部教職員工因教學(xué)、科研、管理等工作需要，可查閱、借閱系部檔案。2.外單位因工作需要查閱本系部檔案，須經(jīng)系部檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)，并辦理查閱手續(xù)。3.學(xué)生因?qū)W習(xí)需要查閱本人學(xué)籍檔案、成績(jī)單、畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）等，須經(jīng)系部學(xué)生管理部門批準(zhǔn)，并辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：查閱檔案應(yīng)在檔案閱覽室進(jìn)行，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱：借閱檔案須填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)系部檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得擅自復(fù)制檔案。歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。（三）利用登記檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用時(shí)間、利用者姓名、單位、利用目的、查閱或借閱檔案名稱、數(shù)量、期限等。檔案利用登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立系部檔案鑒定小組，由檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成員、檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見(jiàn)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定應(yīng)根據(jù)國(guó)家和行業(yè)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本系部實(shí)際情況，從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，確定檔案的保存價(jià)值。對(duì)保管期限已滿且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷毀意見(jiàn)，填寫檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)系部檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀檔案的徹底性和安全性。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要資料。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立系部檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平，為系部各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化管理內(nèi)容及要求1.檔案數(shù)字化對(duì)系部重要的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國(guó)家和行業(yè)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保數(shù)字化檔案圖像清晰、完整。對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行圖像處理，包括去污、裁剪、糾偏、拼接等，提高圖像質(zhì)量。對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的檢索和利用。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)選用符合檔案管理需求的檔案管理軟件，建立系部檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等全過(guò)程的信息化管理。在檔案管理信息系統(tǒng)中設(shè)置用戶權(quán)限管理功能，根據(jù)不同用戶的職責(zé)和權(quán)限，分配相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保檔案信息的安全。定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的