PAGE公益協(xié)會檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公益協(xié)會檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，充分發(fā)揮檔案在協(xié)會各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公益協(xié)會各部門及全體工作人員在工作中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指公益協(xié)會在開展公益活動、組織管理、業(yè)務往來等工作中直接形成的，對協(xié)會和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公益協(xié)會檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由協(xié)會辦公室負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則檔案應如實反映公益協(xié)會的工作歷程和活動情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則全面收集和整理協(xié)會在各項工作中形成的各類檔案，保證檔案的完整性，避免遺漏重要信息。4.保密性原則對涉及協(xié)會機密、捐贈人隱私、受助對象敏感信息等檔案，應嚴格保密，防止信息泄露。5.便于利用原則檔案管理應便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用效率，為協(xié)會工作提供有力支持。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理領導小組成立公益協(xié)會檔案管理領導小組，由協(xié)會會長擔任組長，副會長擔任副組長，各部門負責人為成員。領導小組負責審議檔案管理工作的重大事項，指導和監(jiān)督檔案管理工作的開展，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的問題。（二）辦公室協(xié)會辦公室作為檔案管理的具體執(zhí)行部門，負責檔案管理的日常工作。其主要職責包括：1.制定和完善檔案管理制度，組織實施檔案管理工作。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等基礎工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，做好檔案的安全保管工作，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.開展檔案的鑒定工作，定期對檔案進行價值評估，確定檔案的保管期限，對已到保管期限的檔案提出處置意見。5.負責檔案的統(tǒng)計工作，建立檔案統(tǒng)計臺賬，及時準確地統(tǒng)計檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。6.提供檔案查閱服務，根據(jù)工作需要，為協(xié)會內(nèi)部人員和外部相關(guān)單位提供檔案查閱、借閱等服務，并做好登記和跟蹤管理。7.組織開展檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。8.對各部門檔案管理工作進行指導和監(jiān)督，定期檢查各部門檔案的整理、保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（三）各部門各部門負責本部門工作中形成檔案的收集、整理和移交工作，并指定專人負責檔案管理工作。其主要職責包括：1.按照檔案管理制度的要求，及時收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.對收集到的文件材料進行初步整理，按照檔案分類方案進行分類、編號，定期移交辦公室。3.協(xié)助辦公室做好檔案的查閱、利用等工作，提供與本部門工作相關(guān)的檔案信息和資料。4.配合辦公室開展檔案管理工作的各項檢查和整改工作，落實檔案管理的各項要求。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍公益協(xié)會檔案收集范圍包括但不限于以下幾類：1.協(xié)會組織建設檔案包括協(xié)會章程、會員大會文件、理事會會議記錄、監(jiān)事會會議記錄、協(xié)會機構(gòu)設置及人員任免文件等。2.公益項目檔案包括項目策劃書、項目實施方案、項目預算、項目執(zhí)行情況報告、項目評估報告、項目受助對象資料、捐贈協(xié)議及相關(guān)憑證等。3.財務管理檔案包括財務預算、決算報告、會計憑證、會計賬簿、財務報表、審計報告等。4.宣傳與活動檔案包括協(xié)會宣傳資料、活動策劃方案、活動通知、活動照片、視頻、新聞報道等。5.志愿者管理檔案包括志愿者招募信息、志愿者培訓記錄、志愿者服務記錄、志愿者表彰獎勵文件等。6.捐贈管理檔案包括捐贈人信息、捐贈物資清單、捐贈接收憑證、捐贈使用情況報告等。7.對外合作檔案包括與其他社會組織、企業(yè)、政府部門等合作的協(xié)議、合作項目資料、合作成果報告等。8.其他檔案包括協(xié)會獲得的榮譽證書、資質(zhì)證明、重要工作文件、往來信函等。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門工作中形成的文件材料，確保檔案的及時、完整收集。2.對于重要活動、重大項目等形成的檔案，應在活動結(jié)束或項目完成后及時收集整理，確保檔案內(nèi)容的真實、準確。3.收集的文件材料應字跡清晰、內(nèi)容完整，紙張規(guī)格應符合檔案管理要求，對于不符合要求的文件材料，應進行復制或整理后再行歸檔。4.電子文件應按照相關(guān)標準進行收集，確保文件格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整，并進行有效的備份存儲。（三）整理原則檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、項目管理類、財務管理類、宣傳與活動類、志愿者管理類、捐贈管理類、對外合作類等一級類目，并根據(jù)實際情況進一步細分二級及以下類目。2.編號對每一份檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。編號可采用年度類別順序號的方式編制，例如：2023XM001，表示2023年項目管理類的第1份檔案。3.編目編制檔案目錄索引，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等信息，以便快速檢索和查閱檔案。同時，為重要檔案編制卷內(nèi)目錄，詳細記錄卷內(nèi)每份文件的題名、日期、頁號等信息。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管場所設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。庫房應配備溫濕度調(diào)節(jié)設備、消防設備、防蟲藥品、防盜報警裝置等必要的設施。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案按照檔案分類方案進行排列上架，同一類別的檔案應集中存放，便于查找和管理。同時，建立紙質(zhì)檔案庫存臺賬，詳細記錄檔案的存放位置、數(shù)量、保管期限等信息。2.電子檔案建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行分類存儲，并定期進行備份。備份存儲應采用多種介質(zhì)，如磁帶、光盤、硬盤等，分別存放在不同的地點，確保電子檔案的安全性和完整性。同時，對電子檔案的元數(shù)據(jù)進行規(guī)范管理，保證電子檔案的可識別性和可追溯性。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要程度、歷史價值和現(xiàn)實利用價值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案反映協(xié)會主要職能活動和基本歷史面貌的，對協(xié)會和社會具有長遠利用價值的檔案，如協(xié)會章程、重要會議記錄、重大項目檔案、財務審計報告等，應永久保管。2.長期保管的檔案在較長時間內(nèi)對協(xié)會工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為30年，如一般性項目檔案、年度工作計劃和總結(jié)、重要活動檔案等。3.短期保管的檔案在較短時間內(nèi)對協(xié)會工作有參考價值的檔案，保管期限一般為10年，如臨時性活動檔案、一般性文件材料等。（四）檔案清查定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況清晰準確。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量核對、保管期限核對、檔案完整性檢查、庫房設施設備檢查等。對清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時采取措施進行整改，如補充缺失檔案、調(diào)整保管期限、修復損壞檔案等，并做好清查記錄。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由辦公室負責人擔任組長，各部門檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務人員為成員。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，提出檔案的存毀意見。（二）鑒定標準檔案鑒定應根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、歷史價值和現(xiàn)實利用價值等因素進行綜合評估。對于已到保管期限且確無保存價值的檔案，可考慮予以銷毀；對于仍有保存價值但保管期限需要調(diào)整的檔案，應重新確定保管期限。（三）鑒定程序1.辦公室定期對已到保管期限的檔案進行清理，編制檔案鑒定清單，提交檔案鑒定小組。2.檔案鑒定小組對鑒定清單中的檔案進行逐一審查，根據(jù)鑒定標準，提出存毀意見，并形成檔案鑒定報告。3.檔案鑒定報告經(jīng)協(xié)會檔案管理領導小組審核批準后，作為檔案銷毀或調(diào)整保管期限的依據(jù)。（四）銷毀程序1.對于批準銷毀的檔案，應填寫檔案銷毀清冊，詳細記錄檔案的編號、題名、日期、責任者、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案管理領導小組負責人簽字確認后，由辦公室組織實施銷毀。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復。3.檔案銷毀過程中，應指定專人負責監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字確認，證明檔案已被銷毀。4.銷毀后的檔案銷毀清冊應作為檔案管理工作的重要資料進行保存，保存期限與原檔案保管期限相同。六、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應遵循合法、合規(guī)、合理的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，為協(xié)會工作和社會公益事業(yè)提供有效服務。（二）利用范圍1.協(xié)會內(nèi)部人員協(xié)會工作人員因工作需要，可查閱、借閱本部門及相關(guān)部門的檔案，用于工作參考、項目策劃、決策支持等。2.外部單位因工作需要，與公益協(xié)會有業(yè)務往來的政府部門、社會組織、企業(yè)等單位，可按照相關(guān)規(guī)定查閱、借閱協(xié)會的部分檔案，但需提前提交查閱申請，并經(jīng)協(xié)會辦公室審核批準。3.捐贈人捐贈人在符合相關(guān)規(guī)定的情況下，可查閱與其捐贈相關(guān)的檔案信息，了解捐贈資金和物資的使用情況。4.受助對象在保護受助對象隱私的前提下，受助對象可在必要時查閱與其受助相關(guān)的檔案信息，以保障其合法權(quán)益。（三）利用方式1.查閱協(xié)會內(nèi)部人員和經(jīng)批準的外部單位人員可到檔案庫房查閱檔案，查閱時應在檔案管理人員的監(jiān)督下進行，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。如需復印檔案材料，應經(jīng)檔案管理人員同意，并登記復印內(nèi)容和用途。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)部門負責人簽字同意后，報辦公室審批。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損，確保檔案的安全和完整。借閱期滿后，應及時歸還檔案。（四）利用登記建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱情況進行詳細記錄，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）檔案名稱、數(shù)量、用途、歸還日期等信息。檔案利用登記記錄應妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計檔案利用情況。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標推進公益協(xié)會檔案信息化管理，建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平，為協(xié)會工作提供更加便捷、高效的檔案服務。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，將掃描后的電子文件進行整理、存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化掃描應保證圖像清晰、完整，符合檔案管理要求。同時，對電子檔案進行元數(shù)據(jù)著錄，確保電子檔案的可識別性和可追溯性。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的分類管理、檢索查詢、借閱管理、統(tǒng)計分析等功能。檔案信息管理系統(tǒng)應具備用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復、安全審計等功能，確保檔案信息的安全和保密。3.電子檔案長期保存制定電子檔案長期保存策略，采用多種存儲介質(zhì)進行備份存儲，并定期進行數(shù)據(jù)遷移和檢測，確保電子檔案的長期可讀性和可用性。同時，建立電子檔案備份存儲管理制度，明確備份存儲的流程、責任人和存儲地點等信息。（三）信息化管理要求1.檔案信息管理系統(tǒng)應與協(xié)會辦公自動化系統(tǒng)、財務