PAGE檔案館室內(nèi)制度圖表一、總則（一）目的為了加強本公司/組織檔案館室內(nèi)管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度圖表。本制度圖表旨在規(guī)范檔案管理工作流程，明確各部門及人員在檔案管理中的職責，保障檔案管理工作依法依規(guī)進行，為公司/組織的各項工作提供有力的支持和服務(wù)。（二）適用范圍本制度圖表適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理的部門和人員，包括但不限于檔案管理部門、各業(yè)務(wù)部門以及相關(guān)工作人員。（三）基本原則1.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司/組織各項活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。2.完整性原則：全面收集、整理和保存公司/組織在各個階段形成的各類檔案，保證檔案的完整性。3.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司/組織內(nèi)部的相關(guān)規(guī)定，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。5.便利性原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、利用和傳遞，提高檔案服務(wù)效率，滿足公司/組織各項工作對檔案的需求。二、檔案管理部門職責（一）部門設(shè)置與人員配備1.部門設(shè)置：設(shè)立專門的檔案管理部門，負責統(tǒng)籌管理公司/組織的各類檔案。2.人員配備：根據(jù)檔案管理工作的需要，配備專業(yè)的檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理相關(guān)專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程。（二）主要職責1.檔案收集與整理制定檔案收集計劃，明確各部門應(yīng)提交檔案的范圍、時間和要求。指導各部門做好檔案的收集、整理工作，確保檔案的齊全、完整。對收集到的檔案進行分類、編號、編目等整理工作，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，方便檔案的檢索和利用。2.檔案保管建立檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保檔案的安全保管。對檔案庫房進行定期檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。按照檔案保管期限的要求，對檔案進行定期鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。3.檔案利用建立檔案查閱利用制度，明確檔案查閱利用的范圍、程序和手續(xù)。為公司/組織內(nèi)部各部門及人員提供檔案查閱利用服務(wù)，根據(jù)需要出具檔案證明等材料。積極開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為公司/組織的決策、管理和業(yè)務(wù)工作提供參考依據(jù)。4.檔案信息化建設(shè)制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，推進檔案管理信息化進程。建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，包括檔案的錄入、存儲、檢索、利用等功能。加強檔案信息安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密等措施，確保檔案信息的安全。5.檔案監(jiān)督與指導對各部門的檔案管理工作進行定期檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。為各部門提供檔案管理業(yè)務(wù)培訓和指導，提高各部門檔案管理水平。三、檔案收集（一）收集范圍1.行政管理檔案：包括公司/組織的各類文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)管理檔案：涵蓋公司/組織各業(yè)務(wù)部門在業(yè)務(wù)活動中形成的合同、協(xié)議、項目文件、業(yè)務(wù)報表等檔案。3.項目檔案：針對公司/組織開展的各類項目，收集項目立項、可行性研究、設(shè)計、施工、驗收等各個階段形成的文件資料。4.科技檔案：涉及公司/組織的科研成果、技術(shù)改造、設(shè)備儀器等方面的檔案。5.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等反映公司/組織重要活動、事件的聲像資料。6.電子檔案：公司/組織在信息化建設(shè)過程中形成的電子文件、數(shù)據(jù)庫等電子檔案。（二）收集要求1.及時性：各部門應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)將檔案移交至檔案管理部門，確保檔案收集的及時性。2.完整性：檔案應(yīng)齊全、完整，包括文件的正本、副本、附件等，確保檔案內(nèi)容的完整性。3.準確性：檔案內(nèi)容應(yīng)真實、準確，數(shù)據(jù)應(yīng)可靠，避免虛假或錯誤信息。4.規(guī)范性：檔案的格式、載體等應(yīng)符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求，確保檔案的規(guī)范性。（三）收集程序1.部門整理：各部門負責對本部門形成的檔案進行初步整理，按照檔案分類方案進行分類、編號，并編制檔案目錄。2.移交申請：各部門填寫檔案移交申請表，注明檔案的類別、數(shù)量、移交時間等信息，提交至檔案管理部門。3.審核接收：檔案管理部門對移交的檔案進行審核，檢查檔案的完整性、準確性和規(guī)范性。審核通過后，辦理檔案接收手續(xù)，填寫檔案接收登記表。四、檔案整理（一）分類標準1.年度分類法：按照檔案形成的年度進行分類，將同一年度的檔案集中在一起。2.組織機構(gòu)分類法：根據(jù)公司/組織的內(nèi)部組織機構(gòu)，將檔案分為不同的類別，如行政部門檔案、業(yè)務(wù)部門檔案等。3.問題分類法：按照檔案所反映的問題進行分類，如將行政管理檔案分為文件管理、會議管理、人事管理等類別。（二）編號規(guī)則1.檔案編號：采用“年度組織機構(gòu)代碼類別代碼順序號”的編號方式，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.年度代碼：用四位數(shù)字表示檔案形成的年度，如“2023”。3.組織機構(gòu)代碼：根據(jù)公司/組織內(nèi)部組織機構(gòu)的代碼進行編制，確保代碼的準確性和一致性。4.類別代碼：按照檔案分類標準，為不同類別的檔案編制相應(yīng)的代碼，如“XZ”表示行政管理檔案，“YW”表示業(yè)務(wù)管理檔案等。5.順序號：對同一類別下的檔案按照形成時間或重要程度等順序進行編號，從“001”開始依次編號。（三）編目要求1.編制檔案目錄：根據(jù)檔案編號，為每一份檔案編制詳細的目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等信息。2.目錄打印與裝訂：將編制好的檔案目錄打印成冊，并進行裝訂，確保目錄的整齊、美觀。3.目錄錄入與存儲：將檔案目錄信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，方便檔案的檢索和利用。五、檔案保管（一）庫房建設(shè)與設(shè)施設(shè)備1.庫房選址：檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風、防火防盜的地點，遠離易燃、易爆、腐蝕性物品存放區(qū)域。2.庫房布局：庫房應(yīng)合理劃分檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等功能區(qū)域，確保檔案管理工作的有序進行。3.設(shè)施設(shè)備配備：配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案柜、密集架、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）檔案上架與排列1.上架要求：按照檔案編號順序，將檔案整齊上架存放，確保檔案排列有序，便于查找和利用。2.排列方式：根據(jù)檔案的類別、年度、保管期限等因素進行排列，同一類別的檔案應(yīng)集中存放，不同保管期限的檔案應(yīng)分開排列。（三）庫房管理1.溫濕度控制：庫房內(nèi)應(yīng)安裝溫濕度監(jiān)測設(shè)備，將溫濕度控制在適宜的范圍內(nèi)，一般溫度保持在14℃24℃，相對濕度保持在45%60%。2.防火防盜：庫房內(nèi)應(yīng)配備防火、防盜設(shè)備，如滅火器、煙霧報警器、防盜門、防盜窗等，并定期進行檢查和維護，確保設(shè)備的正常運行。3.防蟲防霉：采取防蟲、防霉措施，如放置防蟲藥品、定期通風換氣等，防止檔案受到蟲害和霉菌的侵害。4.清潔衛(wèi)生：定期對庫房進行清潔衛(wèi)生，保持庫房內(nèi)整潔干凈，避免灰塵、雜物等對檔案的污染。5.安全檢查：建立庫房安全檢查制度，定期對庫房進行安全檢查，包括設(shè)施設(shè)備檢查、檔案保管狀況檢查等，及時發(fā)現(xiàn)并處理安全隱患。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部利用：公司/組織內(nèi)部各部門及人員因工作需要，可查閱、借閱相關(guān)檔案。2.外部利用：因法律法規(guī)要求、司法訴訟、合作交流等原因，經(jīng)公司/組織批準，可向外部單位或個人提供檔案查閱、借閱服務(wù)。（二）利用程序1.查閱申請：利用者填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的類別、編號、查閱目的等信息，提交至檔案管理部門。2.審批：檔案管理部門對查閱申請進行審核，根據(jù)利用者的身份和查閱目的，確定是否批準查閱申請。對于涉及重要機密或敏感信息的檔案，需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導審批后方可查閱。3.查閱登記：經(jīng)批準后，檔案管理部門為利用者辦理查閱登記手續(xù)，記錄查閱檔案的類別、編號、查閱時間、利用者姓名等信息。4.查閱服務(wù)：檔案管理人員根據(jù)利用者的需求，提供檔案查閱服務(wù)，并在查閱過程中進行現(xiàn)場監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。5.借閱申請：如需借閱檔案，利用者應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的類別、編號、借閱期限等信息，提交至檔案管理部門。6.借閱審批：檔案管理部門對借閱申請進行審核，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，特殊情況需延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。7.借閱登記與歸還：檔案管理人員為借閱者辦理借閱登記手續(xù)，記錄借閱檔案的類別、編號、借閱時間、借閱期限、借閱者姓名等信息。借閱者應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理人員對歸還的檔案進行檢查，確保檔案的完整和無損。（三）利用限制1.保密限制：對于涉及公司/組織機密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理，限制查閱和利用范圍。2.利用目的限制：檔案利用應(yīng)僅限于工作需要，不得用于非法目的或損害公司/組織利益的行為。3.復制限制：如需復制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門批準，并按照規(guī)定的程序進行操作。復制的檔案應(yīng)與原件內(nèi)容一致，并注明復制日期、復制人等信息。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.真實性原則：鑒定檔案應(yīng)依據(jù)檔案的形成過程和實際內(nèi)容，確保鑒定結(jié)果的真實性。2.完整性原則：全面審查檔案的內(nèi)容、價值和保管狀況，保證鑒定工作的完整性。3.準確性原則：準確判斷檔案的保存價值，避免誤判或漏判。4.規(guī)范性原則：鑒定工作應(yīng)遵循國家法律法規(guī)和公司/組織內(nèi)部的相關(guān)規(guī)定，確保鑒定工作的規(guī)范性。（二）鑒定組織與程序1.鑒定組織：成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家以及檔案管理人員組成。2.鑒定程序檔案管理部門提出檔案鑒定計劃，明確鑒定的范圍、時間和要求。檔案管理人員對擬鑒定的檔案進行初步整理，提供檔案的基本信息和保管狀況。鑒定小組對檔案進行逐卷審查，根據(jù)檔案的保存價值和保管期限的規(guī)定，確定檔案的存毀意見。對鑒定結(jié)果進行公示，征求各部門及相關(guān)人員的意見。根據(jù)公示結(jié)果，對鑒定意見進行調(diào)整和確定，形成檔案鑒定報告。（三）銷毀程序1.編制銷毀清冊：根據(jù)檔案鑒定報告，編制檔案銷毀清冊，注明檔案的編號、題名、日期、責任者、保管期限、銷毀原因等信息。2.審批：檔案銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負責人審核，報公司/組織相關(guān)領(lǐng)導審批。3.銷毀實施：按照審批后的銷毀清冊，組織專人對檔案進行銷毀。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復。4.銷毀記錄：對檔案銷毀過程進行記錄，包括銷毀時間、地點、銷毀人員、監(jiān)督人員等信息，并由銷毀人員和監(jiān)督人員簽字確認。5.銷毀后處理：銷毀后的檔案應(yīng)及時清理現(xiàn)場，將銷毀記錄歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)規(guī)劃1.目標與任務(wù)：明確檔案信息化建設(shè)的目標，如實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理、提高檔案利用效率等，并制定相應(yīng)的任務(wù)和措施。2.技術(shù)選型：根據(jù)檔案管理的需求和實際情況，選擇合適的檔案管理信息系統(tǒng)和相關(guān)技術(shù)設(shè)備，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性和兼容性。3.實施計劃：制定檔案信息化建設(shè)的實施計劃，明確各階段的工作任務(wù)、時間節(jié)點和責任人，確保信息化建設(shè)工作有序推進。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.數(shù)據(jù)錄入：按照檔案整理的要求，將檔案的基本信息和內(nèi)容錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.數(shù)據(jù)審核：對錄入的數(shù)據(jù)進行審核，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。審核通過后，數(shù)據(jù)方可正式入庫。3.數(shù)據(jù)維護：定期對檔案數(shù)據(jù)庫進行維護，包括數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)更新、數(shù)據(jù)清理等工作，確保數(shù)據(jù)的安全和有效。（三）信息安全管理1.安全制度：建立檔案信息化安全管理制度，明確信息安全管理的職責、流程和措施。2.安全技術(shù)措施：采取數(shù)據(jù)加密、用戶認證、訪問控制、防火墻等安全技術(shù)措施，保障檔案信息的安全。3.安全培訓與教育：加強對檔案管理人員的信息安全培訓和教育，提高安全意識和操作技能，防止信息安全事故的發(fā)生。4.應(yīng)急處置：制定檔案信息化安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的流程和措施，確保在發(fā)生信息安全事故時能夠及時、有效地進行處理。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體1.檔案管理部門：負責對公司/組織內(nèi)各部門的檔案管理工作進行日常監(jiān)督檢查。2.內(nèi)部審計部門：定期對檔案管理工作進行審計監(jiān)督，檢查檔案管理工作的合規(guī)性和有效性。3.上級主管部門：對公司/組織的檔案管理工作進行指導和監(jiān)督，檢查檔案管理工作是否符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度執(zhí)行情況：檢查各部門是否嚴格執(zhí)行檔案管理制度，包括檔案收集、整理、保管、利用、鑒定與銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案管理工作質(zhì)量：檢查檔案的完整性、準確性、規(guī)范性，以及檔案管理信息系統(tǒng)的運行情況。3.檔案安全狀況：檢查檔案庫房的安全設(shè)施設(shè)備是否完好，檔案的實體安全和信息安全是否得到保障。4.檔案利用服務(wù)情況：檢查檔案利用服務(wù)是否及時、高效，是否滿足公司/組織內(nèi)部各部門及人員的