PAGE檔案室管理相關(guān)制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案室的科學管理，有效保護和利用檔案資源，提高工作效率，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案室對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案應如實反映公司/組織各項工作的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理公司/組織在各項活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的檔案進行妥善保管，防止泄密。5.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理的規(guī)章制度并組織實施。2.負責集中統(tǒng)一管理本公司/組織各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、業(yè)務檔案等。3.對各部門檔案工作進行監(jiān)督、指導和檢查，定期組織檔案業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務水平。4.負責檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編目和檢索等工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.積極開發(fā)檔案信息資源，為公司/組織的各項工作提供檔案利用服務，充分發(fā)揮檔案的作用。6.做好檔案的數(shù)字化建設工作，逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化、現(xiàn)代化。（二）各部門兼職檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的齊全完整。2.按照檔案室的要求，定期將整理好的檔案移交檔案室，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案室做好檔案的查詢、借閱等利用工作，及時提供所需檔案資料。4.負責本部門檔案的安全保管，防止檔案丟失、損壞和泄密。5.接受檔案室的業(yè)務指導和監(jiān)督檢查，積極參加檔案業(yè)務培訓，提高檔案管理水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書檔案：包括公司/組織的各類文件、通知、報告、決議、合同、協(xié)議等。2.科技檔案：涵蓋科研項目、工程建設、設備儀器等方面形成的技術(shù)文件、圖紙、資料等。3.會計檔案：包含會計憑證、賬簿、報表、審計報告等財務核算資料。4.人事檔案：涉及員工的個人履歷、工資待遇、考核獎懲、培訓教育等方面的材料。5.業(yè)務檔案：根據(jù)公司/組織業(yè)務特點，收集與業(yè)務活動相關(guān)的各類檔案，如市場營銷檔案、客戶檔案、項目檔案等。（二）收集要求1.各部門應明確兼職檔案員，負責本部門檔案的收集工作，并按照檔案形成規(guī)律和歸檔要求，及時將檔案收集齊全。2.檔案收集應保持文件材料的完整性，不得遺漏重要文件。對破損、褪色的文件應進行修復或復制，確保字跡清晰、圖像完整。3.電子文件應與紙質(zhì)文件同步收集，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。電子文件應按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行整理和存儲。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和檢索，符合檔案管理的規(guī)范化要求。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等進行分類整理，編制案卷目錄。2.科技檔案：根據(jù)項目、專業(yè)等進行分類，建立項目檔案卷冊，編制檔案目錄和索引。3.會計檔案：按照會計年度、類別進行整理，裝訂成冊，編制會計檔案目錄。4.人事檔案：按照檔案內(nèi)容進行分類，建立個人檔案袋，編制檔案索引。5.業(yè)務檔案：根據(jù)業(yè)務流程和特點進行分類整理，建立業(yè)務檔案數(shù)據(jù)庫，方便查詢和利用。四、檔案的鑒定與保管期限劃分（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值，對檔案進行科學鑒定。2.鑒定工作應遵循全面的觀點、歷史的觀點和發(fā)展的觀點，確保鑒定結(jié)果的準確性。（二）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由檔案室人員、相關(guān)業(yè)務部門人員和分管領(lǐng)導組成。2.鑒定小組對檔案進行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，確定檔案的保管期限。3.對保管期限已滿的檔案，進行再次鑒定，確無保存價值的，按照規(guī)定程序進行銷毀。（三）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對本公司/組織有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：保管期限為16年至50年的檔案，主要是公司/組織在一定時期內(nèi)具有重要查考利用價值的檔案。3.短期保管：保管期限為1年至15年的檔案，是公司/組織在日常工作中形成的一般性文件材料。五、檔案的保管（一）保管條件1.檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等適宜的保管條件。2.配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、密集架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。3.檔案室應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，確保檔案的安全保管。（二）檔案存放1.按照檔案的類別、保管期限、年度等進行分類存放，便于查找和管理。2.檔案應排列有序，編號清晰，建立檔案存放位置索引，方便快速定位檔案。3.電子檔案應存儲在安全可靠的存儲設備上，并進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案清點與檢查1.定期對檔案進行清點，核對檔案數(shù)量、保管期限、存放位置等，確保檔案的完整和準確。2.每年對檔案進行全面檢查，檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理。3.對破損、褪色、字跡模糊等檔案，應及時進行修復或復制，確保檔案的質(zhì)量。六、檔案的利用（一）利用原則1.根據(jù)公司/組織的工作需要，合理提供檔案利用服務。2.嚴格遵守檔案利用的審批程序，確保檔案的安全和保密。3.充分發(fā)揮檔案的作用，為公司/組織的決策、管理、業(yè)務活動等提供有力支持。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱檔案，須經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導批準，并辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、內(nèi)容、目的等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案室辦理查閱或借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱檔案，需提交單位介紹信，注明查閱或借閱的檔案內(nèi)容、目的等，經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導批準后，到檔案室辦理查閱或借閱手續(xù)。3.查閱檔案一般應在檔案室進行，如需借出檔案室，須經(jīng)檔案室負責人批準，并辦理借閱登記手續(xù)，限期歸還。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應辦理續(xù)借手續(xù)。4.查閱、借閱檔案人員應愛護檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換、損壞檔案，不得在檔案上圈劃、批注、污損等。查閱、借閱結(jié)束后，應及時將檔案歸還檔案室，并辦理注銷手續(xù)。（四）利用登記檔案室應對檔案的利用情況進行詳細登記，包括利用時間、利用人姓名、部門、利用目的、查閱或借閱檔案名稱、數(shù)量、歸還時間等，以便統(tǒng)計分析檔案利用情況，為檔案管理工作提供參考。七、檔案的統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計：包括各類檔案的年度新增數(shù)量、累計數(shù)量等。2.檔案整理情況統(tǒng)計：如整理的檔案卷數(shù)、件數(shù)等。3.檔案利用情況統(tǒng)計：涵蓋查閱、借閱檔案的人次、卷次、利用目的等。4.檔案保管情況統(tǒng)計：如檔案的完好率、破損率、丟失率等。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案的各項數(shù)據(jù)進行記錄和匯總。2.利用檔案管理軟件進行統(tǒng)計分析，提高統(tǒng)計工作的效率和準確性。3.每年對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析總結(jié)，形成檔案統(tǒng)計報告，為檔案管理決策提供依據(jù)。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標1.逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化、自動化，提高檔案管理工作效率和服務質(zhì)量。2.建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享利用。3.實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲，減少紙質(zhì)檔案的存儲空間，提高檔案的安全性和耐久性。（二）信息化管理要求1.配備必要的計算機設備、網(wǎng)絡設備和檔案管理軟件，滿足檔案信息化管理的需要。2.按照檔案管理軟件的要求，對檔案進行數(shù)字化錄入，確保錄入數(shù)據(jù)的準確性和完整性。3.建立檔案信息安全管理制度，加強對檔案信息系統(tǒng)的安全防護，防止信息泄露和數(shù)據(jù)丟失。4.定期對檔案信息系統(tǒng)進行維護和更新，確保系統(tǒng)的正常運行。九、檔案的保密與安全（一）保密制度1.加強檔案保密教育，提高全體員工的保密意識，使員工了解檔案保密的重要性和相關(guān)規(guī)定。2.嚴格控制檔案的查閱范圍，對涉及公司/組織機密的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，未經(jīng)批準，不得擅自擴大查閱范圍。3.對檔案管理人員進行保密培訓，簽訂保密協(xié)議，明確保密責任，防止檔案管理人員泄露檔案機密。4.在檔案利用過程中，嚴格遵守保密規(guī)定，對查閱、借閱檔案人員進行保密提醒，防止檔案信息在利用過程中被泄露。（二）安全制度1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案保管場所的安全管理，確保檔案的安全存放。2.安裝必要的安全防范設備，如監(jiān)控系統(tǒng)、報警裝置等，對檔案保管場所進行實時監(jiān)控。3.定期對檔案保管場所進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時整改，確保檔案的安全保管。4.加強對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識，防止因人為疏忽導致檔案安全事故的發(fā)生。十、檔案的移交與銷毀（一）移交1.各部門兼職檔案員應按照規(guī)定的時間和要求，將整理好的檔案及時移交檔案室。2.檔案室接收檔案時，應認真核對檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管期限等，辦理交接手續(xù)，并填寫《檔案交接清單》。3.對移交的檔案，檔案室應進行認真檢查和整理，確保檔案的質(zhì)量符合要求。（二）銷毀1.對保管期限已滿且確無保存價