PAGE技術(shù)檔案管理管理制度一、總則（一）目的為加強公司技術(shù)檔案的科學管理，確保技術(shù)檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮技術(shù)檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、管理等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各項目組以及與公司技術(shù)活動相關(guān)的所有人員在技術(shù)檔案的形成、積累、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等過程中的管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司技術(shù)檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門歸口負責，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化和科學化。2.真實性原則技術(shù)檔案應(yīng)如實反映公司技術(shù)活動的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則技術(shù)檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司技術(shù)活動的各個方面，保證檔案資料的完整性。4.保密性原則嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要信息的技術(shù)檔案，采取有效的保密措施，防止信息泄露。二、管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司技術(shù)檔案管理的規(guī)章制度和工作流程。2.負責公司技術(shù)檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定和銷毀公司各部門、各項目組移交的技術(shù)檔案。3.對公司技術(shù)檔案的形成、積累、整理、歸檔等工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，確保檔案資料的質(zhì)量。4.開展技術(shù)檔案的開發(fā)利用工作，為公司生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、管理等各項工作提供檔案信息服務(wù)。5.負責公司技術(shù)檔案管理設(shè)施設(shè)備的建設(shè)、維護和管理，確保檔案保管條件符合要求。6.組織開展公司技術(shù)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓和考核工作，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。（二）各部門、各項目組職責1.負責本部門、本項目組技術(shù)檔案的形成、積累、整理和歸檔工作，確保檔案資料的真實、完整、準確。2.明確本部門、本項目組技術(shù)檔案管理的責任人，負責組織和督促本部門、本項目組人員做好技術(shù)檔案的收集、整理和歸檔工作。3.按照公司檔案管理部門的要求，及時將本部門、本項目組形成的技術(shù)檔案移交公司檔案管理部門集中保管，并辦理交接手續(xù)。4.在技術(shù)活動過程中，嚴格遵守公司技術(shù)檔案管理的有關(guān)規(guī)定，妥善保管和使用本部門、本項目組的技術(shù)檔案，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)讓或轉(zhuǎn)借。（三）檔案管理人員職責1.認真貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，以及公司技術(shù)檔案管理的規(guī)章制度。2.負責技術(shù)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管、借閱、統(tǒng)計等工作。3.對接收的技術(shù)檔案進行認真審核，確保檔案資料的質(zhì)量符合要求，并及時進行整理和歸檔。4.定期對技術(shù)檔案進行清查和核對，確保檔案的完整、準確和安全，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應(yīng)措施。5.積極開展技術(shù)檔案的開發(fā)利用工作，為公司提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案信息服務(wù)。6.保守公司技術(shù)檔案秘密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，維護公司的合法權(quán)益。三、技術(shù)檔案的范圍（一）科研項目檔案1.科研項目立項文件，包括項目申請書、可行性研究報告、項目批復(fù)等。2.科研項目研究過程中形成的各類技術(shù)文件，如實驗方案、實驗記錄、研究報告、技術(shù)總結(jié)等。3.科研項目成果文件，如專利證書、軟件著作權(quán)登記證書、科技成果鑒定證書、獲獎證書等。4.科研項目相關(guān)的知識產(chǎn)權(quán)文件，如專利申請文件、商標注冊文件、著作權(quán)登記文件等。（二）產(chǎn)品研發(fā)檔案1.產(chǎn)品研發(fā)項目立項文件，包括項目申請書、可行性研究報告、項目批復(fù)等。2.產(chǎn)品設(shè)計文件，如產(chǎn)品設(shè)計圖紙、設(shè)計說明書、技術(shù)要求等。3.產(chǎn)品開發(fā)過程中形成的各類技術(shù)文件，如工藝文件、檢驗文件、測試報告等。4.產(chǎn)品生產(chǎn)過程中形成的各類技術(shù)文件，如生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)記錄、質(zhì)量控制文件等。5.產(chǎn)品售后服務(wù)文件，如客戶反饋記錄、維修記錄、產(chǎn)品改進文件等。（三）工程建設(shè)檔案1.工程建設(shè)項目立項文件，包括項目建議書、可行性研究報告、項目批復(fù)等。2.工程設(shè)計文件，如初步設(shè)計圖紙、施工圖設(shè)計圖紙、設(shè)計變更通知等。3.工程建設(shè)過程中形成的各類技術(shù)文件，如施工組織設(shè)計、施工方案、施工記錄、工程質(zhì)量檢驗報告等。4.工程竣工驗收文件，如竣工驗收報告、竣工圖、工程質(zhì)量評定文件等。5.工程建設(shè)項目相關(guān)的設(shè)備文件，如設(shè)備采購合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備運行維護手冊等。（四）技術(shù)引進檔案1.技術(shù)引進項目立項文件，包括項目申請書、可行性研究報告、項目批復(fù)等。2.技術(shù)引進合同及相關(guān)附件，如技術(shù)協(xié)議、技術(shù)資料清單、技術(shù)服務(wù)協(xié)議等。3.技術(shù)引進過程中形成的各類技術(shù)文件，如技術(shù)談判記錄、技術(shù)交流文件、技術(shù)驗收報告等。4.技術(shù)引進項目的消化吸收和創(chuàng)新文件，如技術(shù)改進方案、新產(chǎn)品開發(fā)文件等。（五）其他技術(shù)檔案1.公司技術(shù)標準、規(guī)范、規(guī)程等文件。2.公司技術(shù)會議文件，如會議通知、會議紀要、會議決議等。3.公司技術(shù)培訓文件，如培訓計劃、培訓教材、培訓記錄等。4.公司技術(shù)交流文件，如技術(shù)合作協(xié)議、技術(shù)交流報告、技術(shù)考察報告等。5.公司技術(shù)設(shè)備檔案，如設(shè)備采購合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備操作規(guī)程、設(shè)備維護保養(yǎng)記錄等。四、技術(shù)檔案的形成與積累（一）明確責任各部門、各項目組應(yīng)明確技術(shù)檔案形成與積累的責任人，負責組織和督促本部門、本項目組人員做好技術(shù)檔案的收集、整理和歸檔工作。（二）及時收集在技術(shù)活動過程中，相關(guān)人員應(yīng)及時收集各類技術(shù)文件資料，確保檔案資料的完整性和準確性。收集的技術(shù)文件資料應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、數(shù)據(jù)等多種形式。（三）規(guī)范整理對收集到的技術(shù)文件資料，應(yīng)按照公司檔案管理部門的要求進行規(guī)范整理。整理內(nèi)容包括文件的分類、編號、編目、裝訂等，確保檔案資料的系統(tǒng)性和規(guī)范性。（四）定期歸檔各部門、各項目組應(yīng)定期將整理好的技術(shù)檔案移交公司檔案管理部門集中保管。歸檔時間應(yīng)按照公司規(guī)定執(zhí)行，一般為項目結(jié)束后[X]個月內(nèi)或每年[X]月底前。五、技術(shù)檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.遵循文件形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照公司檔案分類方案進行分類，同一類別的文件應(yīng)集中整理，不同類別的文件應(yīng)分開整理。3.對每份文件進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。4.編制文件目錄，目錄應(yīng)包括文件編號、文件名稱、日期、責任者等信息，確保目錄內(nèi)容準確、完整。5.對破損、褪色的文件應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制，確保文件的完整性和可讀性。（二）歸檔流程1.各部門、各項目組整理好技術(shù)檔案后，填寫《技術(shù)檔案移交清單》，詳細列出檔案的名稱、數(shù)量、編號等信息。2.將整理好的技術(shù)檔案和《技術(shù)檔案移交清單》一并移交公司檔案管理部門。3.公司檔案管理部門對移交的技術(shù)檔案進行審核，審核內(nèi)容包括檔案的完整性、準確性、規(guī)范性等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時通知移交部門進行整改。4.審核通過后，公司檔案管理部門在《技術(shù)檔案移交清單》上簽字確認，并將檔案進行正式歸檔。六、技術(shù)檔案的保管（一）保管條件1.公司應(yīng)設(shè)立專門的技術(shù)檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等，保證檔案保管環(huán)境符合要求。3.對電子檔案，應(yīng)采取有效的存儲和備份措施，確保電子檔案的安全和可利用性。存儲電子檔案的介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和更新，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限技術(shù)檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)其重要程度、歷史價值和利用需求等因素確定。一般分為永久、長期和短期三種，具體保管期限如下：1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的數(shù)據(jù)，對公司發(fā)展有長遠利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長期保管：凡是反映公司一般職能活動和重要歷史事件的數(shù)據(jù)，在較長時間內(nèi)對公司有查考利用價值的檔案，應(yīng)長期保管，保管期限為[X]年。3.短期保管：凡是反映公司一般性技術(shù)活動和日常工作的數(shù)據(jù)，在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的檔案，應(yīng)短期保管，保管期限為[X]年。（三）保管登記公司檔案管理部門應(yīng)對技術(shù)檔案進行詳細的保管登記，記錄檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限、入庫時間、存放位置等信息。保管登記應(yīng)定期進行核對和更新，確保檔案信息的準確和完整。（四）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。2.嚴格控制庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在[X]℃[X]℃之間，相對濕度應(yīng)保持在[X]%[X]%之間。如溫濕度不符合要求，應(yīng)及時采取措施進行調(diào)節(jié)。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專人負責管理，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入庫房。檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守庫房管理制度，確保檔案的安全。七、技術(shù)檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則：技術(shù)檔案的利用應(yīng)嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的規(guī)章制度，確保檔案利用的合法性和規(guī)范性。2.服務(wù)公司原則：技術(shù)檔案的利用應(yīng)緊密圍繞公司的生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、管理等各項工作，為公司提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案信息服務(wù)。3.保密安全原則：在技術(shù)檔案利用過程中，應(yīng)嚴格遵守保密制度，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱技術(shù)檔案的，應(yīng)按照公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.公司外部單位或個人因工作需要查閱、借閱技術(shù)檔案的，應(yīng)經(jīng)公司相關(guān)部門負責人批準，并按照公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。查閱、借閱檔案時，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進行，不得擅自復(fù)制、拍照、摘錄檔案內(nèi)容。（三）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員和經(jīng)批準的外部單位或個人可以到公司檔案管理部門查閱技術(shù)檔案。查閱時，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)，確保查閱人員能夠順利獲取所需檔案信息。2.借閱：公司內(nèi)部人員因工作需要借閱技術(shù)檔案的，應(yīng)填寫《技術(shù)檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到公司檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失。3.復(fù)制：公司內(nèi)部人員和經(jīng)批準的外部單位或個人因工作需要復(fù)制技術(shù)檔案的，應(yīng)填寫《技術(shù)檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到公司檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案時，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定進行操作，確保復(fù)制件與原件一致，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。（四）利用登記公司檔案管理部門應(yīng)對技術(shù)檔案的利用情況進行詳細登記，記錄利用日期、利用人姓名、利用部門、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及數(shù)量、復(fù)制檔案內(nèi)容及數(shù)量等信息。利用登記應(yīng)定期進行統(tǒng)計和分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。八、技術(shù)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查原則：對技術(shù)檔案進行鑒定時，應(yīng)全面審查檔案的內(nèi)容、價值和保管期限，確保鑒定結(jié)果的準確性和客觀性。2.價值優(yōu)先原則：以檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值為依據(jù)，優(yōu)先鑒定和保存對公司有重要意義的檔案。3.保密安全原則：在技術(shù)檔案鑒定過程中，應(yīng)嚴格遵守保密制度，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。（二）鑒定組織公司成立技術(shù)檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)技術(shù)專家和業(yè)務(wù)骨干組成。鑒定小組負責對公司技術(shù)檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見和銷毀清單。（三）鑒定內(nèi)容1.文件的完整性：檢查檔案是否齊全完整，有無缺頁、漏項等情況。2.文件的準確性：核對檔案內(nèi)容是否真實、準確，有無錯誤或虛假信息。3.文件的時效性：評估檔案是否仍具有現(xiàn)實利用價值，是否已過時或失去參考意義。4.文件的保管期限：根據(jù)檔案的重要程度、歷史價值和利用需求等因素，重新確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無保存價值的技術(shù)檔案，由檔案管理部門編制《技術(shù)檔案銷毀清單》，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后進行銷毀。2.銷毀技術(shù)檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全和徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認。3.對已銷毀的技術(shù)檔案，應(yīng)在檔案管理部門的保管登記冊上注明銷毀日期、銷毀方式等信息，進行注銷處理。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責公司檔案管理部門負責對公司各部門、各項目組技術(shù)檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，確保技術(shù)檔案管理工作符合公司規(guī)定和國家有關(guān)法律法規(guī)要求。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.技術(shù)檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的形成、積累、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)。2.技術(shù)檔案管理工作責任制的落實情況，是否明確了各部門、各項目組及相關(guān)人員的職責。3.技術(shù)檔案的質(zhì)量情況，包括檔案的完整性、準確性、規(guī)范性等。4.技術(shù)檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備和使用情況，是否滿足檔案保管和利用的需要。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：公司檔案管理部門定期對各部門、各項目組技術(shù)檔案管理工作進行檢查，檢查周期一般為每年[X]次。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，公司檔案管理部門不定期對各部門、各項目組技術(shù)檔案管理工作進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決