PAGE明清兩代檔案歸檔制度一、總則（一）目的明清兩代檔案作為歷史文化遺產(chǎn)的重要組成部分，對于研究中國古代社會、政治、經(jīng)濟(jì)、文化等方面具有不可替代的價值。為了規(guī)范明清兩代檔案的歸檔工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，便于檔案的保管、利用和傳承，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于涉及明清兩代檔案收集、整理、歸檔、保管和利用的所有部門和人員。（三）基本原則1.真實性原則：歸檔的明清兩代檔案必須是真實、可靠的原始資料，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案內(nèi)容。2.完整性原則：全面收集與明清兩代相關(guān)的各類檔案，確保檔案資料的完整性，避免遺漏重要信息。3.系統(tǒng)性原則：按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)和邏輯順序?qū)n案進(jìn)行整理和歸檔，使其具有系統(tǒng)性和連貫性，便于查找和利用。4.保密性原則：明清兩代檔案中可能包含一些敏感信息，在歸檔、保管和利用過程中要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案收集（一）收集范圍1.官方文書：包括明清兩代各級政府機(jī)構(gòu)頒發(fā)的詔令、奏疏、公文、執(zhí)照、契約等。2.私人檔案：如家族譜牒、書信、日記、契約文書、字畫等具有歷史價值的私人資料。3.歷史文獻(xiàn)：涉及明清時期的各類史書、方志、筆記、文集、檔案匯編等。4.實物檔案：與明清兩代相關(guān)的文物、古跡、印章、錢幣、服飾等實物資料。5.電子檔案：以電子形式保存的與明清兩代有關(guān)的文件、圖片、音頻、視頻等資料。（二）收集渠道1.檔案機(jī)構(gòu)：與國內(nèi)外各級檔案管理機(jī)構(gòu)、博物館、圖書館、檔案館等建立合作關(guān)系，獲取其收藏的明清兩代檔案資料。2.民間征集：通過發(fā)布征集公告、舉辦征集活動等方式，向社會廣泛征集明清兩代的私人檔案和實物檔案。3.學(xué)術(shù)研究機(jī)構(gòu)：與相關(guān)的歷史、考古、文化等學(xué)術(shù)研究機(jī)構(gòu)合作，收集其在研究過程中發(fā)現(xiàn)的明清兩代檔案線索和資料。4.網(wǎng)絡(luò)資源：利用互聯(lián)網(wǎng)平臺，搜索和收集與明清兩代相關(guān)的電子檔案和歷史文獻(xiàn)資料，但要注意核實其真實性和可靠性。（三）收集要求1.明確收集標(biāo)準(zhǔn)：制定詳細(xì)的檔案收集標(biāo)準(zhǔn)和目錄，明確各類檔案的收集范圍、內(nèi)容要求、格式規(guī)范等，確保收集到的檔案符合歸檔要求。2.做好記錄工作：在檔案收集過程中，要對檔案的來源、收集時間、收集人、檔案內(nèi)容等進(jìn)行詳細(xì)記錄，建立檔案收集臺賬，以便對檔案的收集情況進(jìn)行跟蹤和管理。3.及時整理歸檔：收集到的檔案要及時進(jìn)行整理和歸檔，避免積壓和丟失。對于重要的檔案資料，要采取特殊的保護(hù)措施，確保其安全。三、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按時間分類：按照明清兩代的歷史分期，將檔案分為明代檔案和清代檔案，再根據(jù)具體的朝代年份進(jìn)行細(xì)分。2.按機(jī)構(gòu)分類：根據(jù)明清兩代的政府機(jī)構(gòu)設(shè)置，將檔案分為中央檔案和地方檔案，地方檔案再按照省、府、縣等行政區(qū)劃進(jìn)行分類。3.按內(nèi)容分類：根據(jù)檔案的主題和內(nèi)容，將檔案分為政治、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事、外交、社會等類別，每個類別下再進(jìn)一步細(xì)分具體的檔案類目。4.按載體分類：將檔案分為紙質(zhì)檔案、電子檔案、實物檔案等不同載體形式，分別進(jìn)行整理和歸檔。（二）整理方法1.紙質(zhì)檔案整理：編號：對每份紙質(zhì)檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、來源、保管期限等信息，目錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整。裝訂：對破損、散頁的檔案進(jìn)行修復(fù)和裝訂，確保檔案的完整性和整齊性。分類存放：按照分類標(biāo)準(zhǔn)，將整理好的紙質(zhì)檔案存放在相應(yīng)的檔案柜或檔案架上，并在檔案柜或檔案架上標(biāo)明檔案類別和編號范圍。2.電子檔案整理：數(shù)據(jù)錄入：將電子檔案的內(nèi)容進(jìn)行準(zhǔn)確錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫應(yīng)包含檔案編號、題名、日期、來源、保管期限、電子文件格式等信息。格式轉(zhuǎn)換：對不同格式的電子檔案進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，確保其能夠在常用的辦公軟件和操作系統(tǒng)中正常顯示和使用。存儲管理：將電子檔案存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，要建立電子檔案存儲目錄，便于查找和管理。3.實物檔案整理：登記造冊：對實物檔案進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄實物的名稱、數(shù)量、來源、年代、尺寸、質(zhì)地等信息，建立實物檔案登記冊。分類存放：根據(jù)實物檔案的類別和特點，將其存放在專門的實物檔案庫房或展示柜中，并在存放位置標(biāo)明實物檔案的編號和名稱。保護(hù)措施：對實物檔案采取必要的保護(hù)措施，如防潮、防蟲、防火、防盜等，確保實物檔案的安全和完整。（三）整理要求1.保持檔案原貌：在整理檔案過程中，要遵循保持檔案原貌的原則，不得隨意涂改、損壞檔案內(nèi)容。對于檔案中的字跡模糊、缺損等情況，應(yīng)進(jìn)行必要的修復(fù)和標(biāo)注，但不得改變檔案的原始信息。2.準(zhǔn)確分類編號：嚴(yán)格按照分類標(biāo)準(zhǔn)對檔案進(jìn)行分類和編號，確保檔案分類準(zhǔn)確、編號唯一，便于檔案的查找和管理。3.規(guī)范編目裝訂：檔案編目要清晰、準(zhǔn)確、完整，裝訂要整齊、牢固，符合檔案管理的規(guī)范要求。4.建立索引目錄：為了方便檔案的查找和利用，要建立檔案索引目錄，索引目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、關(guān)鍵詞、分類號等信息，以便快速定位所需檔案。四、檔案歸檔（一）歸檔流程1.整理審核：檔案整理完成后，由檔案管理人員對整理好的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的分類、編號、編目、裝訂等是否符合要求，檔案內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確。2.編制清單：審核通過的檔案，由檔案管理人員編制檔案歸檔清單，清單應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、來源、保管期限等信息，并一式兩份，一份隨檔案一同歸檔，一份留存?zhèn)洳椤?.移交歸檔：檔案管理人員將審核通過的檔案和檔案歸檔清單一并移交至檔案庫房，由庫房管理人員按照檔案分類存放要求，將檔案存放在相應(yīng)的檔案柜或檔案架上，并在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行歸檔登記。4.入庫驗收：檔案入庫后，庫房管理人員要對檔案的入庫情況進(jìn)行驗收，檢查檔案的存放位置是否正確、檔案數(shù)量是否準(zhǔn)確、檔案包裝是否完好等，確保檔案安全入庫。（二）歸檔要求1.定期歸檔：檔案整理完成后，應(yīng)按照規(guī)定的時間周期進(jìn)行歸檔，確保檔案及時、準(zhǔn)確地歸檔入庫。一般情況下，每月或每季度進(jìn)行一次檔案歸檔工作。2.完整歸檔：所有經(jīng)過整理審核的檔案都應(yīng)及時歸檔，不得遺漏任何檔案資料。對于重要的檔案或緊急需要?dú)w檔的檔案，應(yīng)優(yōu)先進(jìn)行歸檔處理。3.規(guī)范歸檔：檔案歸檔要嚴(yán)格按照歸檔流程和要求進(jìn)行操作，確保檔案歸檔的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。檔案管理人員要認(rèn)真填寫檔案歸檔清單，做好檔案移交和入庫登記工作。五、檔案保管（一）保管環(huán)境1.庫房建設(shè)：檔案庫房應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜等條件良好的地方建設(shè)。庫房應(yīng)具備足夠的存儲空間，滿足檔案存放的需求。2.溫濕度控制：庫房內(nèi)要安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間，確保檔案處于適宜的保存環(huán)境。3.防火防盜：庫房應(yīng)配備防火、防盜設(shè)施，如火災(zāi)自動報警系統(tǒng)、滅火器材、防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案庫房的安全。4.防蟲防霉：庫房內(nèi)要定期進(jìn)行防蟲、防霉處理，放置防蟲藥品和防霉劑，防止檔案受到蟲害和霉菌的侵害。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜或檔案架上，檔案柜或檔案架應(yīng)堅固耐用，便于檔案的存放和查找。同時，要對紙質(zhì)檔案進(jìn)行定期檢查和清點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案的破損、霉變等問題。2.電子檔案保管：電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)與主存儲設(shè)備分開存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，要建立電子檔案訪問權(quán)限管理制度，嚴(yán)格控制電子檔案的訪問和使用。3.實物檔案保管：實物檔案應(yīng)存放在專門的實物檔案庫房或展示柜中，庫房或展示柜應(yīng)具備良好的保護(hù)條件，確保實物檔案的安全和完整。對于珍貴的實物檔案，要采取特殊的保護(hù)措施，如單獨(dú)存放、定期檢查等。（三）保管要求1.專人負(fù)責(zé)：檔案保管工作應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，保管人員應(yīng)具備專業(yè)的檔案管理知識和技能，熟悉檔案保管的各項要求和操作規(guī)程。2.定期檢查：定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的存放情況、保管環(huán)境、檔案內(nèi)容等，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案存在的問題。一般情況下，每年至少進(jìn)行一次全面的檔案檢查工作。3.安全保密：嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，確保檔案的安全和保密。檔案管理人員要嚴(yán)格控制檔案的訪問權(quán)限，不得擅自將檔案帶出庫房或泄露檔案信息。4.應(yīng)急處置：制定檔案保管應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對可能出現(xiàn)的自然災(zāi)害、火災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件。在突發(fā)事件發(fā)生時，要及時采取措施，保護(hù)檔案的安全，并按照應(yīng)急預(yù)案的要求進(jìn)行處置。六、檔案利用（一）利用范圍與方式1.利用范圍：明清兩代檔案的利用范圍包括學(xué)術(shù)研究、文化傳承、歷史教育、社會服務(wù)等方面。經(jīng)批準(zhǔn)，相關(guān)單位和個人可以查閱、借閱、復(fù)制檔案資料，用于合法的研究、教學(xué)、展覽、出版等活動。2.利用方式：查閱：利用者可以到檔案庫房現(xiàn)場查閱檔案資料，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)，確保利用者能夠正確查閱檔案。借閱：對于需要借出檔案庫房的檔案資料，利用者應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)審批后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過規(guī)定時間，借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)審批后由檔案管理人員按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案資料應(yīng)與原件一致，并加蓋檔案管理部門的印章。（二）利用流程1.申請：利用者向檔案管理部門提交檔案利用申請表，申請表應(yīng)注明利用目的、利用范圍、利用方式、利用時間等信息，并加蓋單位公章或個人簽名。2.審批：檔案管理部門對利用者的申請進(jìn)行審核，根據(jù)檔案的保管期限、密級等情況，決定是否批準(zhǔn)利用申請。對于涉及重要檔案或敏感信息的利用申請，應(yīng)報上級主管部門審批。3.登記：經(jīng)批準(zhǔn)的利用申請，檔案管理人員要進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄利用者的姓名、單位、利用目的、利用時間、檔案編號等信息，并發(fā)放檔案利用憑證。4.利用服務(wù)：檔案管理人員按照利用者的申請，提供相應(yīng)的檔案利用服務(wù)，如查閱、借閱、復(fù)制等。在利用過程中，要對利用者進(jìn)行必要的指導(dǎo)和監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。5.歸還：利用結(jié)束后，利用者應(yīng)及時歸還檔案資料，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員要對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時追究利用者的責(zé)任。（三）利用要求1.遵守規(guī)定：利用者要嚴(yán)格遵守檔案利用的相關(guān)規(guī)定，不得擅自擴(kuò)大利用范圍、改變利用方式、延長利用時間等。2.保護(hù)檔案：利用者在利用檔案過程中要愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案資料。如需在檔案上進(jìn)行標(biāo)注、摘錄等操作，應(yīng)事先征得檔案管理部門的同意，并使用規(guī)