PAGE印刷企業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集公司在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案等。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。4.建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。6.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。7.組織開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理效率和水平。8.對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，并定期移交綜合管理部。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的具體工作。3.嚴(yán)格按照檔案管理制度的要求，做好本部門檔案的保管和利用工作。4.配合綜合管理部做好檔案管理的各項(xiàng)工作，接受綜合管理部的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議文件，公司規(guī)章制度，人事檔案，行政公文，證照等。2.生產(chǎn)管理類：包括生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)工藝文件、生產(chǎn)記錄、設(shè)備檔案、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。3.經(jīng)營(yíng)管理類：包括市場(chǎng)營(yíng)銷方案及策劃、客戶資料、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.技術(shù)研發(fā)類：包括研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研發(fā)過程記錄、技術(shù)圖紙、專利文件等。5.企業(yè)文化類：包括公司宣傳資料、員工活動(dòng)記錄、榮譽(yù)證書等。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)采用“年度+類別代碼+流水號(hào)”的方式。2.年度：用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類別代碼：根據(jù)檔案分類，分別用兩位字母表示，如“XG”表示行政管理類，“SC”表示生產(chǎn)管理類等。4.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，用四位數(shù)字表示，如“0001”。5.例如，2023年行政管理類的第一份檔案編號(hào)為“2023XG0001”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種形式和載體的文件材料。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件等。3.公司員工在工作中形成的各類文件、報(bào)告、記錄等。4.公司獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)勵(lì)文件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門形成的檔案材料收集齊全，整理規(guī)范。2.對(duì)重要文件和關(guān)鍵資料，應(yīng)實(shí)行雙套制保存，即同時(shí)保存紙質(zhì)檔案和電子檔案。3.收集的檔案材料應(yīng)保持其真實(shí)性、完整性和原始性，不得隨意涂改、剪裁。（三）整理方法1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類。3.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫檔案目錄卡片，注明檔案的編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息。4.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用A4紙規(guī)格，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊。5.對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，按照檔案編號(hào)命名文件，確保電子檔案的可讀性和可檢索性。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.綜合管理部應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、防蟲藥、滅火器等。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照類別、年度、編號(hào)順序排列上架，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，采用磁帶、光盤、移動(dòng)硬盤等多種存儲(chǔ)介質(zhì)，分別存儲(chǔ)在不同地點(diǎn)，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)重要檔案應(yīng)實(shí)行專柜保管，嚴(yán)格限制查閱權(quán)限。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司和國(guó)家有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。3.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管保管期限為5年以下。（四）檔案清查1.綜合管理部應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少一次，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、利用情況等。3.對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外部單位因業(yè)務(wù)往來(lái)、合作項(xiàng)目等需要查閱公司檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部員工查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、目的、期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交綜合管理部審核。2.綜合管理部審核通過后，為查閱或借閱人員提供檔案，并做好登記。查閱檔案應(yīng)在檔案閱覽室進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。借閱檔案一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.外部單位查閱、借閱公司檔案，應(yīng)提交正式的查閱、借閱申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱或借閱的目的、范圍、期限等，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部安排專人陪同查閱或借閱，并做好登記。查閱或借閱過程中，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容，如需摘抄、復(fù)制、拍照，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）利用反饋1.查閱、借閱人員利用檔案后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還綜合管理部，并反饋利用效果。2.綜合管理部應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷改進(jìn)檔案管理工作。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)，從公司各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門檔案管理人員為成員。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定計(jì)劃，組織開展檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等進(jìn)行全面分析，判斷其價(jià)值。2.參考檔案的保管期限，對(duì)超過保管期限的檔案進(jìn)行重點(diǎn)鑒定。3.征求相關(guān)部門和人員的意見，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定工作小組填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.批準(zhǔn)后，由綜合管理部指定專人負(fù)責(zé)銷毀檔案。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，確保檔案信息不被泄露。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等，并由參與人員簽字確認(rèn)。3.對(duì)已銷毀的檔案，應(yīng)在檔案目錄和檢索系統(tǒng)中予以注明。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，降低管理成本，為公司提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行數(shù)字化錄入，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、名稱、日期、類別等進(jìn)行查詢，方便快捷地獲取所需檔案信息。3.權(quán)限管理功能：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，對(duì)檔案的查閱、借閱、修改等操作進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保檔案信息安全。4.統(tǒng)計(jì)分析功能：對(duì)檔案的數(shù)量、利用情況、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.備份與恢復(fù)功能：定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并具備數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)。2.電子檔