PAGE特教中心檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)特教中心檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，為特教中心的教學(xué)、管理、科研等工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于特教中心各部門(mén)及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各類檔案。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：特教中心檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合檔案室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映特教中心各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集特教中心在教學(xué)、管理、科研等活動(dòng)中形成的各種門(mén)類和載體的檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、特教中心機(jī)密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)制定和完善特教中心檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理特教中心各類檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂、上架等工作。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、接收和征集工作，確保檔案的齊全完整。4.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查閱利用。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫(kù)房的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。6.按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定和銷毀工作。7.積極開(kāi)展檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作，為特教中心各項(xiàng)工作提供檔案資料服務(wù)。8.負(fù)責(zé)組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。（二）各部門(mén)檔案管理人員1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、立卷和移交工作，確保檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.按照檔案管理要求，對(duì)本部門(mén)形成的檔案進(jìn)行分類整理，編制目錄清單，定期向綜合檔案室移交。3.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱利用工作，提供必要的檔案信息和資料。4.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的安全保管，對(duì)檔案的保管情況進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面形成的文件材料。2.行政管理類：包括特教中心行政事務(wù)管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理、后勤管理、安全保衛(wèi)等方面形成的文件材料。3.教學(xué)管理類：包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、教材、教學(xué)研究、教學(xué)評(píng)估、學(xué)生管理等方面形成的文件材料。4.學(xué)生檔案類：包括學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍檔案、成績(jī)檔案、獎(jiǎng)懲檔案、畢業(yè)檔案等。5.科研管理類：包括科研項(xiàng)目申報(bào)、立項(xiàng)、研究、成果鑒定、推廣應(yīng)用等方面形成的文件材料。6.師資隊(duì)伍建設(shè)類：包括教師招聘、培訓(xùn)、考核、職稱評(píng)定、師資培養(yǎng)等方面形成的文件材料。7.對(duì)外交流與合作類：包括與國(guó)內(nèi)外其他學(xué)校、機(jī)構(gòu)的交流合作協(xié)議、往來(lái)信函、交流活動(dòng)記錄等文件材料。8.其他類：包括特教中心獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案，以及其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門(mén)形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)收集原件；如無(wú)法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件保存處。4.各部門(mén)應(yīng)定期對(duì)收集的文件材料進(jìn)行整理，按照檔案管理要求進(jìn)行分類、編號(hào)，編制目錄清單，便于查找和管理。（三）歸檔時(shí)間1.文書(shū)檔案應(yīng)在次年上半年歸檔完畢。2.教學(xué)檔案、科研檔案等應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或?qū)W期結(jié)束后及時(shí)歸檔。3.學(xué)生檔案應(yīng)在學(xué)生畢業(yè)或離校后及時(shí)歸檔。（四）歸檔程序1.各部門(mén)檔案管理人員對(duì)收集整理好的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案質(zhì)量符合要求。2.填寫(xiě)檔案移交清單，注明檔案的類別、數(shù)量、年度等信息，一式兩份，一份由移交部門(mén)留存，一份隨檔案移交綜合檔案室。3.綜合檔案室對(duì)接收的檔案進(jìn)行再次審核，核對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，無(wú)誤后辦理接收手續(xù)。4.綜合檔案室按照檔案分類方案對(duì)檔案進(jìn)行分類整理、編號(hào)、裝訂、上架等工作，建立檔案保管賬目，將檔案納入規(guī)范化管理。四、檔案的整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、檢索和統(tǒng)計(jì)。（二）整理方法1.文書(shū)檔案：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等進(jìn)行分類，采用“年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）”的分類方法，編制檔號(hào)，進(jìn)行裝訂、編目等工作。2.教學(xué)檔案：按照教學(xué)環(huán)節(jié)、課程類別、學(xué)生年級(jí)等進(jìn)行分類，建立教學(xué)檔案目錄，對(duì)教學(xué)文件材料進(jìn)行整理歸檔。3.科研檔案：按照科研項(xiàng)目類別、研究階段等進(jìn)行分類，建立科研檔案目錄，對(duì)科研文件材料進(jìn)行整理歸檔。4.學(xué)生檔案：按照學(xué)生類別、年級(jí)等進(jìn)行分類，建立學(xué)生檔案目錄，對(duì)學(xué)生個(gè)人檔案材料進(jìn)行整理歸檔。5.實(shí)物檔案：對(duì)特教中心獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等實(shí)物進(jìn)行登記造冊(cè)，注明名稱、頒發(fā)單位、頒發(fā)時(shí)間、保管期限等信息，妥善保管。（三）檔號(hào)編制1.檔號(hào)由全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼、件號(hào)或卷號(hào)等組成。2.全宗號(hào)：特教中心檔案全宗號(hào)由上級(jí)檔案行政管理部門(mén)統(tǒng)一編制。3.年度：采用公元紀(jì)年，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“2023”。4.保管期限：分為永久、長(zhǎng)期、短期三種，分別用“Y”“C”“D”表示。5.機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼：根據(jù)特教中心內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或問(wèn)題類別編制代碼，如“01”表示辦公室，“02”表示教務(wù)處等。6.件號(hào)或卷號(hào)：按照檔案整理順序依次編制，件號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，卷號(hào)用羅馬數(shù)字表示。（四）編目1.編制檔案目錄：根據(jù)整理好的檔案，編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。2.在檔案目錄中注明檔案的檔號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，便于查找和利用。五、檔案的保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地方，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能，配備必要的消防器材、除濕設(shè)備、防蟲(chóng)藥品、防盜設(shè)施等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置專門(mén)的檔案架（柜），按照檔案分類順序排列，便于檔案的存放和查找。（二）檔案保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，不同類別、不同保管期限的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，便于管理和查找。2.檔案應(yīng)整齊排列，定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。4.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決，確保檔案的安全保管。（三）檔案數(shù)字化管理1.逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化管理工作，對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.按照檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)掃描的電子檔案進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲(chǔ)備份等工作，確保電子檔案的質(zhì)量和安全。3.建立電子檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查閱利用，提高檔案管理工作效率。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和特教中心檔案管理制度為依據(jù)，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)，從特教中心工作的實(shí)際需要出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。3.嚴(yán)格掌握鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確保鑒定工作的客觀性、準(zhǔn)確性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各部門(mén)檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織實(shí)施。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件、逐頁(yè)進(jìn)行審查，分析檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，確定檔案的保存價(jià)值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進(jìn)行比較，分析其在內(nèi)容、形式、價(jià)值等方面的異同，確定檔案的保存價(jià)值。3.效益評(píng)估法：從特教中心工作的實(shí)際需要出發(fā)，評(píng)估檔案對(duì)教學(xué)、管理、科研等工作的利用效益，確定檔案的保存價(jià)值。（四）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.永久保存的檔案：反映特教中心主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)特教中心工作具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如特教中心發(fā)展規(guī)劃、重要會(huì)議記錄、重大決策文件、教學(xué)科研成果等。2.長(zhǎng)期保存的檔案：在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)特教中心工作具有查考利用價(jià)值的檔案，如年度工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、一般教學(xué)科研文件等，保管期限為10年至50年。3.短期保存的檔案：在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)特教中心工作具有參考價(jià)值的檔案，如一般性文件材料、臨時(shí)性工作文件等，保管期限為1年至10年。（五）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見(jiàn)，填寫(xiě)檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案的檔號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。2.將檔案銷毀清冊(cè)報(bào)特教中心領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，并將檔案銷毀清冊(cè)歸檔保存。七、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍1.特教中心員工因工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的檔案。2.外單位因工作需要查閱特教中心檔案的，須經(jīng)特教中心領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.涉及國(guó)家機(jī)密、特教中心機(jī)密和個(gè)人隱私的檔案，查閱時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定辦理手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱登記表，注明查閱日期、查閱人姓名、所在部門(mén)、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。2.查閱人應(yīng)出示有效證件，經(jīng)檔案管理人員核實(shí)身份后，方可查閱檔案。3.查閱檔案應(yīng)在檔案閱覽室進(jìn)行，如需借出檔案，須經(jīng)特教中心領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，注明借閱期限、歸還日期