PAGE檔案室風險防范制度一、總則（一）目的為加強公司檔案室管理，有效防范各類風險，確保檔案的完整、安全與有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理活動中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準，確保檔案管理活動合法合規(guī)。2.安全性原則：采取有效措施保障檔案實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失、泄露等風險。3.完整性原則：保證檔案內(nèi)容的完整，涵蓋公司各項業(yè)務(wù)活動形成的各類文件資料。4.便利性原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，方便公司員工查閱和使用檔案。二、檔案管理職責分工（一）檔案室管理部門職責1.負責制定和完善檔案管理制度、流程和標準。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括但不限于文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、財務(wù)檔案、人事檔案等。3.對檔案進行分類、編號、整理、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的快速查詢和利用。5.負責檔案庫房的日常管理，包括溫濕度控制、安全防護、清潔衛(wèi)生等。6.定期對檔案進行清查、盤點，確保賬實相符。7.組織開展檔案鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序處理到期或無保存價值的檔案。8.對公司各部門檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）各部門檔案管理職責1.設(shè)立兼職檔案管理員，負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照檔案管理制度要求，及時將本部門形成的各類文件資料進行分類整理，定期移交檔案室。3.配合檔案室做好檔案的清查、盤點、鑒定、銷毀等工作。4.嚴格遵守檔案查閱、借閱規(guī)定，確保檔案的安全使用。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，具備專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的接收、整理、保管、利用等。3.嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機密，確保檔案信息安全。4.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。5.協(xié)助各部門做好檔案管理工作，提供必要的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和支持。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司在各項業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、記錄等。2.上級機關(guān)下發(fā)的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、通知、指示等。3.公司對外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件。4.公司內(nèi)部的規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃、總結(jié)報告等。5.員工的人事檔案、工資檔案、培訓(xùn)檔案等。6.財務(wù)檔案，包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。7.其他具有保存價值的檔案資料。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門形成的各類文件資料，確保檔案的完整性和準確性。2.對于重要文件和資料，應(yīng)在形成后及時歸檔，不得積壓或延誤。3.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，如有破損或褪色等情況，應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制。4.電子文件應(yīng)按照規(guī)定格式和命名規(guī)則進行收集，并確保其真實性、完整性和可讀性。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于檢索和統(tǒng)計。（四）檔案整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等進行分類，編制檔號，填寫卷內(nèi)目錄和備考表，裝訂成冊，裝入檔案盒。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)類型和流程，進行分類整理，建立相應(yīng)的檔案目錄和索引。3.財務(wù)檔案：按照會計年度、類別進行分類，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。4.人事檔案：按照干部人事檔案管理規(guī)定，進行分類整理，建立個人檔案信息庫。四、檔案保管（一）檔案庫房建設(shè)與管理1.檔案庫房應(yīng)選擇安全、干燥、通風、防火、防潮、防蟲、防盜的地點，配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。2.檔案庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，包括檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作的有序進行。3.檔案庫房應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等安全設(shè)施，限制無關(guān)人員進入，確保檔案實體安全。4.定期對檔案庫房進行檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)并處理安全隱患，保證檔案庫房的正常運行。（二）檔案存儲方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用標準檔案盒進行存放，按照分類順序上架排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，如磁盤陣列、磁帶庫等，并進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。3.對于特殊載體檔案，如照片、錄音、錄像等，應(yīng)按照相應(yīng)的保管要求進行整理和存儲。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司設(shè)立、變更、終止等重要文件，公司章程、規(guī)章制度，重要會議記錄，重大合同協(xié)議，財務(wù)審計報告等。3.長期保管的檔案期限一般為10年至50年，主要包括公司一般性業(yè)務(wù)文件、人事檔案、財務(wù)檔案等。4.短期保管的檔案期限一般為1年至10年，主要包括臨時性文件、一般性報表等。5.檔案保管期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)和公司實際情況進行確定，并定期進行鑒定和調(diào)整。（四）檔案清查與盤點1.定期對檔案進行清查和盤點，確保賬實相符。清查和盤點工作每年至少進行一次。2.清查和盤點內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時記錄并采取相應(yīng)措施進行處理。3.對清查和盤點結(jié)果應(yīng)形成書面報告，報檔案室負責人審核后存檔。五、檔案利用（一）檔案查閱規(guī)定1.公司員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案室查閱。2.檔案室應(yīng)根據(jù)審批后的申請表提供檔案查閱服務(wù)，查閱人員應(yīng)在指定地點進行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案室。3.查閱檔案時，應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損等，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室負責人同意。4.涉及公司機密的檔案，查閱人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。(二)檔案借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)所在部門負責人和檔案室負責人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容，確保檔案安全。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時歸還檔案，檔案室應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時處理。（三）檔案出具證明規(guī)定1.公司員工因工作需要出具檔案證明，應(yīng)填寫《檔案證明申請表》，注明證明內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案室辦理。2.檔案室應(yīng)根據(jù)檔案內(nèi)容如實出具證明，并加蓋檔案室印章。3.出具的檔案證明應(yīng)注明使用范圍和有效期限，不得用于非法目的。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定原則1.遵循國家法律法規(guī)和公司檔案管理制度，確保鑒定工作合法合規(guī)。2.以檔案的保存價值為依據(jù)，準確判斷檔案的存毀。3.堅持全面審查、綜合分析的原則，確保鑒定結(jié)果客觀公正。（二）檔案鑒定組織1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負責人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成。2.檔案鑒定工作小組負責制定檔案鑒定標準和方案，組織實施檔案鑒定工作。（三）檔案鑒定方法1.根據(jù)檔案保管期限表，對檔案進行逐卷審查，判斷其是否仍具有保存價值。2.結(jié)合公司業(yè)務(wù)發(fā)展和實際需求，分析檔案的現(xiàn)實利用價值。3.參考國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標準，綜合考慮各種因素，確定檔案的存毀。（四）檔案銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，編制《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》應(yīng)包括檔案名稱、年度、保管期限、檔號、數(shù)量等內(nèi)容，并經(jīng)檔案室負責人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點進行，由專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將銷毀情況報告檔案室負責人存檔。七、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和共享。2.提高檔案管理工作效率和質(zhì)量，降低檔案管理成本。3.加強檔案信息安全管理，確保檔案信息的安全可靠。（二）檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)1.選擇適合公司檔案管理需求的信息化管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)功能完善、操作簡便、安全穩(wěn)定。2.對檔案信息化管理系統(tǒng)進行定制化開發(fā)，滿足公司個性化的檔案管理要求。3.建立檔案數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)檔案和電子檔案進行數(shù)字化錄入，實現(xiàn)檔案信息的集中管理。（三）檔案數(shù)字化加工1.制定檔案數(shù)字化加工標準和流程，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。2.選擇專業(yè)的數(shù)字化加工服務(wù)機構(gòu)，對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等加工處理。3.對數(shù)字化檔案進行質(zhì)量抽檢，確保數(shù)字化檔案的準確性和完整性。（四）檔案信息安全管理1.建立檔案信息安全管理制度，明確信息安全責任，加強對檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護。2.采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制、防火墻等技術(shù)手段，保障檔案信息的安全。3.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進行安全檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)并處理安全隱患。4.加強對檔案管理人員的信息安全培訓(xùn)，提高其安全意識和操作技能。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查機制1.檔案室定期對各部門檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作情況。2.對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，要求相關(guān)部門限期整改，并跟蹤整改落實情況。3.建立檔案管理工作監(jiān)督檢查記錄檔案，對每次檢查情況進行詳細記錄。（二）考核評價標準1.制定檔案管理工作考核評價標準，從檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案管理工作質(zhì)量、檔案利