PAGE云南會計檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強云南地區(qū)會計檔案管理，規(guī)范會計檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作，保證會計檔案的真實、完整、可用、安全，根據(jù)《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》《會計檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合云南實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于云南省行政區(qū)域內(nèi)的國家機關(guān)、社會團體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱單位）的會計檔案管理。（三）定義本制度所稱會計檔案，是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。（四）管理職責(zé)1.單位應(yīng)當(dāng)加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立健全會計檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等管理制度，采取可靠的安全防護技術(shù)和措施，保證會計檔案的真實、完整、可用、安全。2.單位的檔案管理機構(gòu)負(fù)責(zé)會計檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，會同會計管理機構(gòu)對已到保管期限的會計檔案進行鑒定。3.單位的會計管理機構(gòu)負(fù)責(zé)會計檔案的整理、立卷、歸檔、保管和銷毀等工作，并按照國家有關(guān)規(guī)定向單位檔案管理機構(gòu)移交會計檔案。二、會計檔案的收集與整理（一）收集范圍1.會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證。2.會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。3.財務(wù)會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告。4.其他會計資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。（二）收集要求1.單位的會計機構(gòu)或會計人員應(yīng)按照國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定，定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會計資料整理立卷，編制會計檔案保管清冊。2.當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由單位會計管理機構(gòu)臨時保管一年，再移交單位檔案管理機構(gòu)保管。因工作需要確需推遲移交的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機構(gòu)同意。單位會計管理機構(gòu)臨時保管會計檔案最長不超過三年。臨時保管期間，會計檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，且出納人員不得兼管會計檔案。（三）整理方法1.會計憑證的整理去除憑證內(nèi)的金屬物，對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整。按憑證編號順序排列，檢查有無缺號、重號現(xiàn)象。摘除憑證內(nèi)的空白頁等，記賬憑證附件應(yīng)齊全。記賬憑證上有關(guān)人員的印章應(yīng)齊全。將整理好的憑證，按順序號排列，檢查有無顛倒和缺號，并按記賬憑證封面的要求填寫好封面內(nèi)容。2.會計賬簿的整理賬簿在裝訂前，應(yīng)按賬簿啟用表的使用頁數(shù)，核對各個賬戶賬頁是否齊全，是否按順序排列。活頁賬簿應(yīng)去除空白頁，撤掉賬夾，用堅固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。多欄式、三欄式、數(shù)量金額式等活頁賬不得混裝，應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁裝訂在一起。在賬簿的封面上，應(yīng)寫明單位名稱、賬簿名稱、所屬年度和月份、冊數(shù)、編號等，并由有關(guān)人員簽章。3.財務(wù)會計報告的整理月度、季度財務(wù)會計報告應(yīng)按月、季分別裝訂成冊，年度財務(wù)會計報告應(yīng)單獨裝訂成冊。財務(wù)會計報告應(yīng)依次編寫頁碼，加具封面，裝訂成冊，加蓋公章。封面上應(yīng)注明單位名稱、單位地址、財務(wù)報告所屬年度、季度、月度、送出日期等，并由單位負(fù)責(zé)人、主管會計工作的負(fù)責(zé)人、會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人（會計主管人員）簽名并蓋章；設(shè)置總會計師的單位，還須由總會計師簽名并蓋章。三、會計檔案的保管（一）保管期限1.會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。2.會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。（二）保管要求1.單位應(yīng)當(dāng)配備必要的會計檔案保管設(shè)備，確保會計檔案的安全存儲。保管設(shè)備應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防鼠、防盜、防塵、防光、防磁等功能。2.會計檔案應(yīng)存放在專用的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.會計檔案應(yīng)分類存放，按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告、其他會計資料等類別，分別設(shè)置存放區(qū)域，并進行標(biāo)識。4.會計檔案應(yīng)妥善保管，不得隨意堆放，防止會計檔案受損、丟失或泄密。對于電子會計檔案，應(yīng)定期進行備份，并存儲在不同的介質(zhì)上，分別存放于不同的地點。（三）保管期限屆滿的處理1.會計檔案保管期限屆滿，需要銷毀的，單位應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定進行鑒定。經(jīng)鑒定可以銷毀的會計檔案，應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀：單位檔案管理機構(gòu)編制會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時間等內(nèi)容。單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計管理機構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機構(gòu)經(jīng)辦人、會計管理機構(gòu)經(jīng)辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。單位檔案管理機構(gòu)負(fù)責(zé)組織會計檔案銷毀工作，并與會計管理機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進行清點核對；在會計檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。2.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀，紙質(zhì)會計檔案應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，電子會計檔案單獨轉(zhuǎn)存，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。3.建設(shè)單位在項目建設(shè)期間形成的會計檔案，需要移交給建設(shè)項目接受單位的，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工財務(wù)決算后及時移交，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。四、會計檔案的利用（一）利用原則1.單位應(yīng)建立健全會計檔案利用制度，遵循安全、有序、高效的原則，滿足單位開展業(yè)務(wù)工作及其他有關(guān)方面的查閱需求。2.單位保存的會計檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定必須借出的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用程序1.單位內(nèi)部人員查閱會計檔案，應(yīng)填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到會計檔案保管部門辦理查閱手續(xù)。2.外單位人員查閱會計檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到會計檔案保管部門辦理查閱手續(xù)。查閱人員不得擅自將會計檔案攜帶外出或復(fù)制、拍照、抄錄等。3.查閱會計檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員只能在規(guī)定的范圍內(nèi)查閱，不得在會計檔案上涂畫、標(biāo)記、拆散原卷冊或進行其他有損會計檔案的行為。4.查閱會計檔案如需復(fù)印或摘錄有關(guān)內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理機構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進行。復(fù)印或摘錄的內(nèi)容應(yīng)注明出處，并加蓋單位公章。五、會計檔案的信息化管理（一）電子會計檔案的管理要求1.單位可以利用計算機、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會計檔案。2.單位形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設(shè)備形成和傳輸，能夠準(zhǔn)確、完整地反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項，且附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案。3.單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。（二）電子會計檔案的存儲與保管1.單位應(yīng)當(dāng)將電子會計檔案存儲在磁性介質(zhì)、光盤等非紙質(zhì)存儲介質(zhì)上，并按照國家有關(guān)規(guī)定進行保管。2.電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其元數(shù)據(jù)一并保存，保證電子會計檔案的真實、完整、可用、安全。3.單位應(yīng)當(dāng)定期對電子會計檔案進行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在不同的介質(zhì)上，分別存放于不同的地點。4.電子會計檔案的存儲環(huán)境應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防鼠、防盜、防塵、防光、防磁等功能，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（三）電子會計檔案的利用與安全1.單位應(yīng)當(dāng)建立電子會計檔案的利用制度，規(guī)范利用流程，確保電子會計檔案的安全利用。2.單位利用電子會計檔案時，應(yīng)當(dāng)使用符合電子檔案管理要求的軟件和設(shè)備，保證電子會計檔案的真實性、完整性和可用性。3.單位應(yīng)當(dāng)采取數(shù)據(jù)加密、訪問控制、身份認(rèn)證等安全技術(shù)措施，防止電子會計檔案被篡改、丟失或泄露。4.單位應(yīng)當(dāng)定期對電子會計檔案的存儲介質(zhì)進行檢查和維護，確保存儲介質(zhì)的安全可靠。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體1.財政部門負(fù)責(zé)對單位會計檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，并將會計檔案管理工作納入會計監(jiān)督檢查范圍。2.審計機關(guān)在對單位進行審計時，有權(quán)檢查單位的會計檔案，并依法對相關(guān)問題進行處理。3.檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對單位會計檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，并依法對相關(guān)違法行為進行處罰。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.會計檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等管理制度是否健全。2.會計檔案是否真實、完整、可用、安全。3.會計檔案的保管期限是否符合規(guī)定。4.會計檔案的利用是否符合規(guī)定。5.電子會計檔案的管理是否符合規(guī)定。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查，財政部門、檔案行政管理部門等有關(guān)部門定期對單位的會計檔案管理工作進行檢查。2.不定期抽查，財政部門、檔案行政管理部門等有關(guān)部門根據(jù)工作需要，不定期對單位的會計檔案管理工作進行抽查。3.專項檢查，財政部門、檔案行政管理部門等有關(guān)部門針對會計檔案管