PAGE工程檔案管理制度體系一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為公司工程建設(shè)、運(yùn)營(yíng)管理、維護(hù)維修以及項(xiàng)目決策等提供可靠依據(jù)，特制定本制度體系。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項(xiàng)目從項(xiàng)目策劃、立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、竣工驗(yàn)收至交付使用全過程中形成的各類文件材料的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：工程檔案應(yīng)如實(shí)反映工程建設(shè)實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋工程建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)的文件材料，保證檔案的全面性和系統(tǒng)性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、圖表等應(yīng)與實(shí)際工程相符。4.規(guī)范性原則：文件材料的形成、整理、歸檔應(yīng)符合國(guó)家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范以及公司內(nèi)部規(guī)定。5.及時(shí)性原則：工程建設(shè)過程中產(chǎn)生的文件材料應(yīng)及時(shí)收集、整理和歸檔，避免積壓和丟失。（四）職責(zé)分工1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善工程檔案管理制度體系，并監(jiān)督執(zhí)行。指導(dǎo)、協(xié)調(diào)各部門工程檔案的收集、整理、歸檔工作。負(fù)責(zé)工程檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的接收、保管、查閱、借閱等工作。定期對(duì)工程檔案進(jìn)行檢查、鑒定和統(tǒng)計(jì)，確保檔案質(zhì)量。2.項(xiàng)目建設(shè)部門負(fù)責(zé)本部門工程項(xiàng)目文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料的真實(shí)、完整和準(zhǔn)確。按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的工程檔案移交歸檔。協(xié)助檔案管理部門做好工程檔案的查閱、借閱等工作。3.勘察設(shè)計(jì)單位在工程勘察設(shè)計(jì)過程中，負(fù)責(zé)形成和整理相關(guān)文件材料，保證檔案符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和合同要求。按照規(guī)定向項(xiàng)目建設(shè)部門和檔案管理部門提供勘察設(shè)計(jì)階段的檔案資料。4.施工單位負(fù)責(zé)施工過程中各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，建立健全施工檔案管理制度。確保施工檔案與工程進(jìn)度同步，在工程竣工后及時(shí)向項(xiàng)目建設(shè)部門移交完整的施工檔案。5.監(jiān)理單位負(fù)責(zé)對(duì)工程建設(shè)全過程的文件材料形成情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查。審核施工單位報(bào)送的檔案資料，簽署意見并督促整改。整理監(jiān)理過程中形成的文件材料，移交項(xiàng)目建設(shè)部門歸檔。二、工程檔案的分類與歸檔范圍（一）前期文件1.項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等項(xiàng)目決策文件?！㈨?xiàng)批復(fù)應(yīng)包含項(xiàng)目名稱、建設(shè)地點(diǎn)、建設(shè)規(guī)模、總投資等關(guān)鍵信息，由發(fā)改委等相關(guān)部門出具?！尚行匝芯繄?bào)告應(yīng)詳細(xì)闡述項(xiàng)目建設(shè)的必要性、可行性、技術(shù)方案、經(jīng)濟(jì)評(píng)價(jià)等內(nèi)容，由專業(yè)咨詢機(jī)構(gòu)編制?！h(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告應(yīng)評(píng)估項(xiàng)目對(duì)環(huán)境的影響及采取的環(huán)保措施，由有資質(zhì)的環(huán)境評(píng)價(jià)單位編制。2.項(xiàng)目選址意見書、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等規(guī)劃許可文件?！x址意見書明確項(xiàng)目選址的合理性和合規(guī)性，由規(guī)劃部門核發(fā)?！ㄔO(shè)用地規(guī)劃許可證規(guī)定了建設(shè)用地的位置、面積、界限等，是項(xiàng)目合法用地的憑證，由規(guī)劃部門頒發(fā)?！ㄔO(shè)工程規(guī)劃許可證確定了建設(shè)工程的具體規(guī)劃要求，如建筑規(guī)模、高度、外觀等，由規(guī)劃部門審批發(fā)放。3.工程勘察報(bào)告、設(shè)計(jì)招投標(biāo)文件、設(shè)計(jì)合同等勘察設(shè)計(jì)文件?！こ炭辈靾?bào)告包括工程地質(zhì)、水文地質(zhì)等勘察成果，為工程設(shè)計(jì)和施工提供基礎(chǔ)資料，由勘察單位出具?！O(shè)計(jì)招投標(biāo)文件記錄了設(shè)計(jì)單位的投標(biāo)情況和中標(biāo)結(jié)果，由項(xiàng)目建設(shè)單位組織招標(biāo)活動(dòng)形成?！O(shè)計(jì)合同明確了設(shè)計(jì)單位的工作范圍、要求、費(fèi)用等條款，是設(shè)計(jì)工作開展的依據(jù)，由項(xiàng)目建設(shè)單位與設(shè)計(jì)單位簽訂。（二）施工文件1.施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底等施工技術(shù)文件。——施工組織設(shè)計(jì)應(yīng)針對(duì)工程特點(diǎn)和施工要求，制定合理的施工進(jìn)度計(jì)劃、施工方法、質(zhì)量保證措施等，由施工單位編制?！┕し桨甘轻槍?duì)具體施工分項(xiàng)或工序制定的操作方法和技術(shù)措施，如基礎(chǔ)施工方案、主體結(jié)構(gòu)施工方案等，由施工單位技術(shù)負(fù)責(zé)人審批。——技術(shù)交底是將施工技術(shù)要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)傳達(dá)給施工人員的書面文件，包括施工工藝、質(zhì)量控制要點(diǎn)等，由技術(shù)人員向施工班組進(jìn)行交底。2.工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件及檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告。——質(zhì)量證明文件如產(chǎn)品合格證、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等，證明材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)要求，由供應(yīng)商提供?！獧z驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告是對(duì)材料、構(gòu)配件、設(shè)備進(jìn)行檢測(cè)后的結(jié)果記錄，由具備資質(zhì)的檢測(cè)機(jī)構(gòu)出具，如鋼材的力學(xué)性能檢測(cè)報(bào)告、水泥的安定性檢測(cè)報(bào)告等。3.施工過程中的隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等質(zhì)量驗(yàn)收文件?！[蔽工程驗(yàn)收記錄在隱蔽工程施工完畢后，由施工單位、監(jiān)理單位共同對(duì)隱蔽部分進(jìn)行驗(yàn)收并記錄，如地基驗(yàn)槽記錄、鋼筋隱蔽驗(yàn)收記錄等?！猪?xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄是對(duì)分項(xiàng)工程和分部工程質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收的文件，驗(yàn)收合格后各方簽字確認(rèn)，如混凝土結(jié)構(gòu)分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、地基與基礎(chǔ)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。4.工程變更文件，包括設(shè)計(jì)變更、工程洽商等?！O(shè)計(jì)變更由設(shè)計(jì)單位提出，對(duì)原設(shè)計(jì)進(jìn)行修改，應(yīng)附有變更原因、變更內(nèi)容、圖紙等資料。——工程洽商是建設(shè)單位、施工單位等就工程施工過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行協(xié)商并達(dá)成一致的書面記錄，如施工條件變更洽商、工程做法變更洽商等。（三）監(jiān)理文件1.監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則等監(jiān)理工作文件?！O(jiān)理規(guī)劃是監(jiān)理單位對(duì)工程項(xiàng)目監(jiān)理工作的總體安排，包括監(jiān)理目標(biāo)、范圍、內(nèi)容、工作程序等，由總監(jiān)理工程師主持編制?！O(jiān)理細(xì)則是針對(duì)具體監(jiān)理工作內(nèi)容制定的操作性文件，如混凝土工程監(jiān)理細(xì)則、土方工程監(jiān)理細(xì)則等，由專業(yè)監(jiān)理工程師編制。2.監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要等監(jiān)理工作記錄。——監(jiān)理月報(bào)總結(jié)當(dāng)月工程進(jìn)展情況、質(zhì)量狀況、安全情況等，分析存在的問題并提出改進(jìn)措施，由監(jiān)理單位定期編制。——監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要記錄監(jiān)理例會(huì)、專題會(huì)議等會(huì)議的主要內(nèi)容和決議，包括工程進(jìn)度、質(zhì)量、安全等方面的問題及解決辦法，由監(jiān)理單位整理。3.工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、監(jiān)理工作總結(jié)等監(jiān)理工作總結(jié)文件?！こ藤|(zhì)量評(píng)估報(bào)告在工程竣工預(yù)驗(yàn)收合格后編制，對(duì)工程質(zhì)量進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，包括施工質(zhì)量、質(zhì)量控制資料等方面的評(píng)估意見，由總監(jiān)理工程師簽署?！O(jiān)理工作總結(jié)在工程竣工后，對(duì)監(jiān)理工作進(jìn)行全面總結(jié)，包括監(jiān)理工作成效、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、存在問題及改進(jìn)措施等，由監(jiān)理單位總結(jié)編寫。（四）竣工驗(yàn)收文件1.工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，包括工程概況、建設(shè)依據(jù)、施工情況、驗(yàn)收意見等內(nèi)容。——工程概況應(yīng)涵蓋工程名稱、地點(diǎn)、規(guī)模、結(jié)構(gòu)形式等基本信息?！ㄔO(shè)依據(jù)說明項(xiàng)目立項(xiàng)、規(guī)劃許可等相關(guān)批準(zhǔn)文件?！┕で闆r描述工程施工過程中的質(zhì)量控制、進(jìn)度完成情況等?！?yàn)收意見由建設(shè)單位組織設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位對(duì)工程質(zhì)量、使用功能等進(jìn)行驗(yàn)收后形成，明確工程是否符合驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。2.工程竣工圖，包括建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水等專業(yè)竣工圖。——建筑竣工圖應(yīng)準(zhǔn)確反映建筑物的實(shí)際外形、尺寸、門窗位置等?！Y(jié)構(gòu)竣工圖詳細(xì)標(biāo)注結(jié)構(gòu)構(gòu)件的尺寸、配筋等情況?！姎饪⒐D包括電氣系統(tǒng)圖、平面圖等，顯示電氣線路走向、設(shè)備安裝位置等?！o排水竣工圖展示給排水管道的走向、管徑、接口等情況。3.工程質(zhì)量保修書，明確工程保修范圍、期限、責(zé)任等內(nèi)容。——保修范圍應(yīng)涵蓋工程的各個(gè)部位和環(huán)節(jié)，確保在保修期內(nèi)出現(xiàn)質(zhì)量問題能夠得到及時(shí)維修?！Ｐ奁谙薨凑諊?guó)家規(guī)定和合同約定執(zhí)行，一般基礎(chǔ)設(shè)施工程、房屋建筑的地基基礎(chǔ)工程和主體結(jié)構(gòu)工程為設(shè)計(jì)文件規(guī)定的該工程的合理使用年限；屋面防水工程、有防水要求的衛(wèi)生間、房間和外墻面的防滲漏為5年；供熱與供冷系統(tǒng)為2個(gè)采暖期、供冷期；電氣管線、給排水管道、設(shè)備安裝和裝修工程為2年。——保修責(zé)任明確施工單位在保修期內(nèi)的維修義務(wù)和責(zé)任，如接到保修通知后及時(shí)響應(yīng)、按照規(guī)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行維修等。（五）其他文件1.工程聲像檔案，包括工程建設(shè)過程中的照片、錄像等資料?！掌瑧?yīng)具有代表性，能夠反映工程建設(shè)的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)、重要部位等情況，如工程奠基儀式照片、主體結(jié)構(gòu)施工照片、竣工驗(yàn)收照片等?！浵褓Y料可以記錄工程建設(shè)的動(dòng)態(tài)過程，如施工進(jìn)度視頻、質(zhì)量檢查視頻等，要求圖像清晰、內(nèi)容完整。2.工程電子檔案，包括各類工程文件的電子版本?！娮訖n案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，采用規(guī)范的電子格式進(jìn)行存儲(chǔ)，如PDF、DWG等，便于查閱和利用。——建立電子檔案的備份制度，確保電子檔案的安全性和完整性。三、工程檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)工程檔案的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，符合檔案保管要求。3.對(duì)于外來文件，如上級(jí)部門的批復(fù)、設(shè)計(jì)變更通知等，應(yīng)及時(shí)登記并歸檔。（二）整理原則1.遵循工程建設(shè)程序和文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.分類科學(xué)、組卷合理，便于保管和利用。3.同一卷內(nèi)的文件應(yīng)按照重要程度和時(shí)間順序排列。（三）整理方法1.分類：按照本制度規(guī)定的工程檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集的文件材料進(jìn)行分類。2.組卷：前期文件按照項(xiàng)目階段分別組卷。施工文件按照單位工程、分部工程、分項(xiàng)工程順序組卷，同一分部工程或分項(xiàng)工程內(nèi)的文件按照施工順序排列。監(jiān)理文件按照監(jiān)理工作階段和文件類別組卷。竣工驗(yàn)收文件按照工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖、質(zhì)量保修書等順序組卷。其他文件按照聲像檔案、電子檔案等分別組卷。3.編目：編制卷內(nèi)文件目錄，包括序號(hào)、文件題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等項(xiàng)目。編寫案卷封面，注明工程名稱、案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限等內(nèi)容。裝訂案卷，采用線裝或膠裝方式，確保案卷整齊、牢固。四、工程檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.項(xiàng)目建設(shè)部門在工程建設(shè)過程中，定期對(duì)形成的工程檔案進(jìn)行整理，達(dá)到歸檔要求后，向檔案管理部門移交。2.檔案管理部門對(duì)接收的工程檔案進(jìn)行審核，核對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對(duì)不符合要求的檔案退回原部門補(bǔ)充完善。3.審核合格的工程檔案進(jìn)行登記、編號(hào)，存入檔案庫(kù)房。（二）保管期限1.工程檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)文件、可行性研究報(bào)告、工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及相關(guān)重要文件等。3.長(zhǎng)期保管的檔案為工程建設(shè)過程中具有重要價(jià)值的文件，如工程設(shè)計(jì)文件、施工技術(shù)文件、監(jiān)理文件等，保管期限一般為30年。4.短期保管的檔案為一般性文件，如工程變更洽商記錄、施工過程中的一般性質(zhì)量驗(yàn)收記錄等，保管期限一般為10年。（三）保管要求1.設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案安全。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度符合國(guó)家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的完整和安全。4.建立檔案電子數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)工程檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，便于查閱和利用。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、工程檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱工程檔案的，應(yīng)填寫《工程檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合查閱條件的，安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行查閱。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得擅自抽取、撤換檔案材料。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱工程檔案的，須填寫《工程檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案完整無損。六、工程檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)工程檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保管價(jià)值與實(shí)際需要相適應(yīng)。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立由檔案管理部門、項(xiàng)目建設(shè)部門、相關(guān)技術(shù)專家等組成的工程檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)工程檔案的鑒定工作。（三）鑒定內(nèi)容1.審查檔