PAGE小學(xué)檔案管理員制度一、總則（一）目的為加強小學(xué)檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校教育教學(xué)、行政管理等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校全體教職工及與學(xué)校相關(guān)的各類檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校檔案由檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映學(xué)校各項工作的實際情況。3.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為學(xué)校各項工作提供便捷服務(wù)。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置學(xué)校設(shè)立專門的檔案管理室，配備專職檔案管理員。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本校檔案管理制度并組織實施。2.負責(zé)收集、整理、保管學(xué)校各類檔案，建立健全檔案管理體系。3.對檔案進行分類、編號、編目、上架，確保檔案存放有序，便于查找和利用。4.開展檔案信息化建設(shè)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。5.負責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)κケ４鎯r值的檔案進行處理。6.為學(xué)校各部門和教職工提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高全校教職工的檔案意識和檔案管理水平。8.參與學(xué)校重大活動和重要工作的檔案收集、整理工作，確保檔案資料的齊全完整。三、檔案分類及歸檔范圍（一）黨群工作類1.學(xué)校黨組織文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、黨員名冊、入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書、思想?yún)R報等。2.學(xué)校工會文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、會員名冊、工會活動資料等。3.學(xué)校共青團文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、團員名冊、團活動資料等。（二）行政管理類1.學(xué)校行政文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、學(xué)校發(fā)展規(guī)劃、年度工作計劃與總結(jié)、學(xué)校章程、規(guī)章制度等。2.學(xué)校機構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、教職工考核、獎懲等文件資料。3.學(xué)校安全管理文件、安全檢查記錄、應(yīng)急預(yù)案、安全事故處理資料等。4.學(xué)校財務(wù)管理文件、財務(wù)預(yù)算與決算、會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表等。5.學(xué)校資產(chǎn)管理文件、固定資產(chǎn)臺賬、物資采購與驗收記錄等。6.學(xué)校招生工作文件、招生計劃、招生簡章、錄取名冊等。7.學(xué)校宣傳工作文件、宣傳資料、新聞報道等。（三）教育教學(xué)類1.學(xué)校教學(xué)工作計劃與總結(jié)、教學(xué)改革方案、課程標準、教學(xué)大綱、教材資料等。2.教師教學(xué)教案、教學(xué)課件、教學(xué)反思、學(xué)生作業(yè)批改記錄等。3.學(xué)生學(xué)籍檔案，包括學(xué)生基本信息、入學(xué)登記表、成績冊、學(xué)籍變動記錄等。4.學(xué)校教研活動記錄、課題研究資料、教師論文發(fā)表及獲獎情況等。5.學(xué)校體育、藝術(shù)、科技等活動資料，包括活動方案、活動記錄、獲獎證書等。6.學(xué)校圖書館藏書目錄、借閱記錄、圖書采購與驗收記錄等。7.學(xué)校實驗室設(shè)備清單、實驗教學(xué)計劃與記錄、實驗報告等。（四）學(xué)生管理類1.學(xué)生德育工作計劃與總結(jié)、學(xué)生思想政治教育資料、學(xué)生獎懲記錄等。2.學(xué)生班級管理資料，包括班級工作計劃與總結(jié)、班級活動記錄、班主任工作手冊等。3.學(xué)生心理健康教育資料，包括心理健康評估報告、心理咨詢記錄等。4.學(xué)生社會實踐活動資料，包括活動方案、活動記錄、學(xué)生實踐報告等。（五）基建檔案類1.學(xué)校基本建設(shè)項目立項文件、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等。2.學(xué)校建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證、設(shè)計圖紙、施工記錄、工程變更記錄、竣工驗收報告等。3.學(xué)校校園規(guī)劃圖、地形圖、綠化設(shè)計圖等。（六）聲像檔案類1.學(xué)校重大活動、重要會議、校園風(fēng)貌等照片、錄像資料。2.學(xué)校自制的教學(xué)課件、專題片、宣傳片等電子音像資料。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)本部門檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整。2.檔案收集應(yīng)遵循真實性、完整性、準確性原則，對收集到的檔案資料要進行認真核對，確保內(nèi)容真實可靠，手續(xù)完備。3.對于重要活動、重要事件的檔案資料，應(yīng)在活動結(jié)束或事件發(fā)生后及時收集，確保檔案資料的時效性。（二）整理方法1.檔案管理員按照檔案分類標準，對收集到的檔案資料進行分類整理。2.對每份檔案資料進行編號、編目，填寫檔案目錄清單，注明檔案名稱、編號、日期、來源等信息。3.對檔案資料進行裝訂、裝盒，確保檔案資料的整齊、美觀，便于保管和查閱。4.建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)檔案目錄信息錄入數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。五、檔案保管（一）保管條件1.檔案管理室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等保管條件，確保檔案的安全。2.檔案管理室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲藥品等。3.檔案管理室應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度、濕度適宜，定期進行通風(fēng)換氣。（二）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括學(xué)校重要的歷史文件、規(guī)章制度、教學(xué)成果、重大活動記錄等。3.長期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括學(xué)校一般性的文件、教學(xué)資料、學(xué)生學(xué)籍檔案等。4.短期保管的檔案保管期限為5年以下，主要包括學(xué)校臨時性的文件、活動資料等。（三）檔案清查1.檔案管理員應(yīng)定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況符合要求。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況，應(yīng)及時采取措施進行處理，并做好記錄。3.對清查結(jié)果進行總結(jié)分析，針對存在的問題提出改進措施，不斷完善檔案管理工作。六、檔案利用（一）利用范圍1.本校教職工因工作需要，可查閱、借閱本人或本部門相關(guān)的檔案資料。2.外單位因工作需要查閱本校檔案資料的，須經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準，并辦理相關(guān)查閱手續(xù)。3.涉及國家機密、學(xué)校機密的檔案資料，嚴格按照國家有關(guān)保密規(guī)定進行管理，未經(jīng)批準不得查閱、借閱。（二）利用手續(xù)1.本校教職工查閱、借閱檔案資料，需填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、日期、用途等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理室辦理查閱或借閱手續(xù)。2.外單位查閱本校檔案資料，需持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱的檔案名稱、日期、用途等信息，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，到檔案管理室辦理查閱手續(xù)。查閱檔案資料一般應(yīng)在檔案管理室內(nèi)進行，如需借出檔案資料，須經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)特別批準，并辦理借閱登記手續(xù)，限期歸還。3.查閱、借閱檔案資料的人員應(yīng)愛護檔案資料，不得在檔案資料上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換、轉(zhuǎn)借或擅自復(fù)印。如需復(fù)印檔案資料，須經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（三）利用登記1.檔案管理室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對每一次檔案查閱、借閱情況進行詳細登記，記錄查閱或借閱的日期、人員、檔案名稱、用途、歸還日期等信息。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查閱和統(tǒng)計分析。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對待、保持歷史聯(lián)系的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準確性。2.檔案鑒定工作應(yīng)在檔案管理部門負責(zé)人的主持下，由檔案管理員、相關(guān)業(yè)務(wù)人員和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)組成鑒定小組進行。（二）鑒定方法1.鑒定小組根據(jù)檔案保管期限表，對庫存檔案進行逐卷審查，分析檔案的現(xiàn)實價值和歷史價值。2.對已到保管期限的檔案，鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的重要程度、利用情況等因素，綜合判斷其是否仍需繼續(xù)保存。3.對于失去保存價值的檔案，鑒定小組應(yīng)填寫《檔案銷毀審批表》，注明檔案名稱、編號、日期、來源、銷毀原因等信息，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準后進行銷毀。（三）銷毀程序1.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)，嚴格按照審批意見進行操作。2.檔案銷毀時，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方法進行徹底銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀審批表》上簽字確認銷毀情況。4.檔案銷毀后，應(yīng)將《檔案銷毀審批表》及相關(guān)銷毀記錄整理歸檔，永久保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的學(xué)校檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化采集、存儲、檢索、利用和管理。2.通過檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為學(xué)校各項工作提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對學(xué)校各類檔案資料進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：選用合適的檔案管理軟件，建立學(xué)校檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的分類管理、編目檢索、借閱利用、統(tǒng)計分析等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：加強檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)加密、用戶權(quán)限管理等措施，確保檔案信息的安全可靠。（三）信息化管理要求1.檔案管理員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，嚴格按照系