PAGE子公司檔案分級管理制度一、總則（一）目的為加強子公司檔案管理，有效保護和利用檔案資源，提高檔案管理水平和工作效率，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合子公司實際情況，特制定本檔案分級管理制度。（二）適用范圍本制度適用于子公司各部門及下屬分支機構在各項活動中形成的具有保存價值的各種載體形式的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：子公司檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。2.分級分類管理原則：根據(jù)檔案的重要程度、形成領域和利用價值，對檔案進行分級分類管理，便于保管和利用。3.安全保密原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為子公司各項工作提供便捷的檔案利用服務。二、檔案分級標準（一）一級檔案1.公司重大決策文件：涉及子公司戰(zhàn)略規(guī)劃、重大投資項目、重要業(yè)務合作、改制重組等方面的文件材料。2.重要合同協(xié)議：與國內外重要客戶、合作伙伴簽訂的具有重大經(jīng)濟利益或長期合作關系的合同、協(xié)議。3.財務審計檔案：年度財務報表、審計報告、稅務資料等重要財務檔案。4.知識產(chǎn)權檔案：專利、商標、著作權等知識產(chǎn)權相關的申請文件、證書及維護記錄。5.人事檔案：子公司高級管理人員、關鍵崗位人員的人事檔案，包括入職、晉升、調動、離職等相關材料。（二）二級檔案1.公司規(guī)章制度文件：子公司制定的各項規(guī)章制度、管理辦法、工作流程等文件。2.業(yè)務合同協(xié)議：除一級檔案外的其他業(yè)務合同、協(xié)議，包括銷售合同、采購合同、服務合同等。3.項目檔案：重要項目的立項、可行性研究、設計、施工、驗收等全過程形成的文件材料。4.行政管理檔案：公司行政事務管理中形成的重要文件，如會議紀要、工作報告、工作計劃等。5.客戶檔案：重要客戶的基本信息、業(yè)務往來記錄、信用評價等檔案。（三）三級檔案1.一般性業(yè)務文件：日常業(yè)務活動中產(chǎn)生的一般性文件，如業(yè)務報表、工作記錄、通知等。2.部門規(guī)章制度文件：各部門內部制定的規(guī)章制度、工作規(guī)范等文件。3.培訓檔案：員工培訓計劃、培訓教材、培訓記錄等檔案。4.宣傳檔案：公司宣傳活動中形成的文件資料，如宣傳冊、海報、新聞報道等。5.其他檔案：不屬于一、二級檔案范疇的其他具有一定保存價值的檔案。三、檔案分類管理（一）文書檔案主要包括公司各類文件、報告、請示、批復、通知、會議紀要等。按照文件的形成時間、來源、內容等進行分類整理。（二）合同檔案按照合同的類別、簽訂時間、客戶名稱等進行分類管理。合同檔案應包括合同文本、相關補充協(xié)議、審批文件、履行記錄等。（三）項目檔案根據(jù)項目的性質、階段進行分類。項目檔案應涵蓋項目前期文件、項目實施過程中的各類文件、項目驗收文件等。（四）財務檔案按照財務檔案的種類進行分類，如會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。財務檔案應嚴格按照財務管理制度的要求進行整理和保管。（五）人事檔案按照員工類別、檔案內容進行分類。人事檔案應包括員工基本信息、工作經(jīng)歷、學歷學位、培訓記錄、考核評價等相關材料。（六）科技檔案對于涉及科研、技術開發(fā)等方面的檔案，按照項目、專業(yè)進行分類?？萍紮n案應包括科研項目立項文件、研究報告、技術圖紙、實驗數(shù)據(jù)等。四、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善子公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理子公司各類檔案，對檔案進行分類、整理、編目、裝訂、上架等工作。3.建立健全檔案檢索系統(tǒng)，提高檔案查詢利用效率。4.定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限的檔案提出處置意見。5.負責檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的完整性和安全性。6.組織開展檔案業(yè)務培訓，提高子公司員工的檔案管理意識和業(yè)務水平。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、歸檔工作，并定期移交至檔案管理部門。2.明確專人負責檔案管理工作，確保檔案的及時收集和妥善保管。3.在工作中嚴格執(zhí)行檔案管理制度，按照規(guī)定的流程和要求形成和使用檔案。4.積極配合檔案管理部門的工作，提供檔案利用所需的相關信息和協(xié)助。（三）檔案管理人員職責1.認真履行檔案管理崗位職責，嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的接收、登記、整理、保管、借閱等。3.對檔案進行定期檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。4.積極參與檔案管理業(yè)務培訓，不斷提高自身業(yè)務能力和綜合素質。五、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應在工作活動結束后及時將形成的檔案材料收集齊全，確保檔案的完整性。2.對于重要文件和資料，應實行預立卷制度，在文件形成過程中同步進行整理和歸檔準備工作。3.檔案管理人員應定期到各部門進行檔案收集情況的檢查和指導，督促各部門按時完成檔案收集工作。（二）檔案整理1.檔案管理人員應按照檔案分類標準對收集到的檔案進行分類整理。2.對每份檔案進行編號、編目，填寫檔案目錄清單，確保檔案信息的準確記錄。3.對破損、褪色的檔案進行修復和復制，保持檔案的原始風貌。4.按照檔案裝訂要求，對檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。六、檔案保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風良好。2.庫房應配備必要的消防、防潮、防蟲、防盜等設施設備，如滅火器、除濕機、防蟲藥、防盜門等。3.檔案庫房應劃分不同的區(qū)域，分別存放不同級別的檔案，便于管理和查找。（二）保管期限1.根據(jù)國家相關規(guī)定和子公司實際情況，確定各類檔案的保管期限。2.一級檔案的保管期限一般為長期或永久；二級檔案的保管期限一般為10年至長期；三級檔案的保管期限一般為5年至10年。3.定期對檔案保管期限進行審查和調整，確保檔案保管期限的合理性。（三）檔案保管要求1.將檔案存放在專用的檔案柜中，按照檔案類別和編號順序排列，便于查找和管理。2.對電子檔案應進行備份存儲，存儲介質應定期進行檢查和更新，確保電子檔案的安全性和完整性。3.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息。4.定期對檔案進行清查盤點，核對檔案數(shù)量和質量，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。七、檔案利用（一）利用范圍1.子公司內部各部門因工作需要可查閱和利用相關檔案。2.外部單位因法定事由需要查閱子公司檔案的，須按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用流程1.內部利用：部門查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、用途、查閱時間等信息。申請表經(jīng)部門負責人簽字批準后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請表提供檔案查閱服務，并做好查閱登記工作。2.外部利用：外部單位查閱人提交查閱申請函，說明查閱檔案的目的、范圍、時間等，并加蓋單位公章。查閱申請函經(jīng)子公司相關領導審批同意后，檔案管理部門按照規(guī)定提供檔案查閱服務。查閱過程中，檔案管理人員應在場監(jiān)督，確保檔案信息安全。查閱完畢后，查閱人應在《檔案查閱登記表》上簽字確認，并歸還檔案。（三）利用限制1.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，未經(jīng)批準不得查閱和利用。2.檔案原件一般不得外借，特殊情況需要外借的，須經(jīng)子公司主管領導批準，并辦理外借手續(xù)，限期歸還。外借檔案應進行登記，注明外借檔案的名稱、數(shù)量及借閱期限等信息。借閱人應妥善保管外借檔案，不得擅自轉借、復印、涂改或損壞檔案。借閱期限屆滿，借閱人應按時歸還檔案，檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應及時處理。八、檔案鑒定與處置（一）檔案鑒定1.檔案管理部門定期組織檔案鑒定工作，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員及檔案管理人員組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行全面審查和評估，確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。（二）檔案處置1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進行銷毀?！稒n案銷毀清冊》經(jīng)子公司主管領導批準后，由檔案管理部門組織實施銷毀工作。銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。銷毀完畢后，監(jiān)銷人應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將銷毀清冊歸檔保存。2.對仍有保存價值但已超過保管期限的檔案，可進行延長保管期限或進行數(shù)字化處理等處置方式，以便更好地保存和利用檔案信息。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.子公司建立檔案管理監(jiān)督機制，定期對檔案管理工作進行檢查和評估。2.內部審計部門負責對檔案管理工作進行審計監(jiān)督，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案管理流程的規(guī)范性等。3.檔案管理部門應定期向子公司領導匯報檔案管理工作情況，接受領導的監(jiān)督和指導。（二）檢查內容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、利用、鑒定與處置等環(huán)節(jié)的工作是否符合規(guī)定要求。2.檔案管理工作流程的規(guī)范性，如檔案查閱、借閱手續(xù)是否齊全，檔案登記是否準確等。3.檔案保管環(huán)境的安全性，包括庫房設施設備的運行情況、檔案的保管狀況等。4.檔案管理人員的業(yè)務能力和工作責任心，是否熟悉檔案管理業(yè)務知識，是否認真履行崗位職責。（三）問題整改1.