PAGE扶貧檔案信息管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)扶貧檔案信息管理，確保扶貧工作中各類文件、資料、數(shù)據(jù)等檔案信息的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，為扶貧工作決策、項目實施、監(jiān)督檢查等提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織參與的所有扶貧項目及相關(guān)工作中形成的各類檔案信息管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案信息應(yīng)如實反映扶貧工作的實際情況，確保內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋扶貧工作各個環(huán)節(jié)的文件、資料、數(shù)據(jù)等，保證檔案信息的全面性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息的記錄和整理應(yīng)準(zhǔn)確無誤，避免錯誤和歧義。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案信息的安全，防止泄露、損毀和丟失。5.規(guī)范性原則：檔案信息管理應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保管理工作的一致性和科學(xué)性。（四）管理職責(zé)1.公司/組織扶貧工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃和指導(dǎo)扶貧檔案信息管理工作。審核重要檔案信息管理工作的重大事項。2.檔案管理部門具體負(fù)責(zé)扶貧檔案信息的收集、整理、歸檔、保管、利用等日常管理工作。制定和完善檔案信息管理制度及操作流程。對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核。3.各扶貧項目實施部門負(fù)責(zé)本部門扶貧工作中各類檔案信息的形成、積累和初步整理，并及時移交檔案管理部門。配合檔案管理部門做好檔案信息管理相關(guān)工作。4.檔案管理人員嚴(yán)格按照制度要求，認(rèn)真履行檔案信息管理職責(zé)，確保檔案信息管理工作的質(zhì)量。做好檔案信息的安全保密工作，防止檔案信息泄露。二、檔案信息收集（一）收集范圍1.政策文件類：國家和地方出臺的有關(guān)扶貧工作的政策法規(guī)、規(guī)劃綱要、指導(dǎo)意見等。2.項目申報類：扶貧項目申報書、可行性研究報告、項目實施方案等。3.項目實施類：項目招投標(biāo)文件、合同協(xié)議、工程進(jìn)度報告、資金使用憑證、物資采購清單等。4.監(jiān)督檢查類：扶貧工作檢查記錄、審計報告、驗收報告等。5.幫扶記錄類：貧困戶基本信息、幫扶計劃、幫扶措施落實情況、幫扶成效記錄等。6.其他相關(guān)類：扶貧工作中的會議紀(jì)要、培訓(xùn)資料、宣傳報道、影像資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案信息收集工作，確保各類文件、資料、數(shù)據(jù)及時、準(zhǔn)確收集。2.收集的檔案信息應(yīng)保持原始性和完整性，不得擅自修改、涂抹或丟失。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲，并確保其可讀性和可追溯性。4.檔案信息收集過程中，應(yīng)做好相關(guān)記錄，注明文件來源、收集時間、收集人等信息。（三）收集時間1.對于日常形成的檔案信息，應(yīng)在工作完成后及時收集整理。2.對于階段性工作形成的檔案信息，應(yīng)在工作結(jié)束后的[X]個工作日內(nèi)完成收集。3.對于重大扶貧項目或重要活動形成的檔案信息，應(yīng)在項目結(jié)束或活動完成后的[X]個工作日內(nèi)進(jìn)行專項收集。三、檔案信息整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按年度分類：根據(jù)檔案信息形成的年度進(jìn)行劃分。2.按項目分類：以扶貧項目為單位，將相關(guān)檔案信息集中歸類。3.按文件類型分類：分為紙質(zhì)文件、電子文件、影像資料等。4.按保管期限分類：分為永久、長期、短期三類。永久保管的檔案信息主要是具有重要歷史價值和查考利用價值的文件；長期保管期限一般為[X]年；短期保管期限一般為[X]年。（二）整理步驟1.裝訂：對紙質(zhì)文件進(jìn)行整理裝訂，去除金屬物，確保文件整齊牢固。2.編目：編制檔案信息目錄，包括檔號、題名、年度、保管期限、密級、責(zé)任者、日期、頁數(shù)等內(nèi)容。3.編號：按照分類標(biāo)準(zhǔn)為檔案信息編制唯一的檔號，檔號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查詢和管理。4.裝盒：將整理好的檔案信息裝入檔案盒，并在盒脊上標(biāo)明檔號、年度、保管期限等信息。（三）電子檔案整理1.建立文件夾結(jié)構(gòu)：按照分類標(biāo)準(zhǔn)建立電子文件夾，將電子文件分類存儲。2.命名規(guī)范：電子文件的命名應(yīng)簡潔明了，體現(xiàn)文件內(nèi)容和日期等關(guān)鍵信息，格式統(tǒng)一為“[項目名稱][文件主題][日期].[文件格式]”。3.元數(shù)據(jù)錄入：對電子文件添加必要的元數(shù)據(jù)，如題名、作者、日期、來源等，以便于檢索和利用。四、檔案信息歸檔（一）歸檔流程1.各部門將整理好的檔案信息移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案信息進(jìn)行審核，檢查檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.審核通過后，檔案管理部門按照分類標(biāo)準(zhǔn)和編號規(guī)則進(jìn)行歸檔存儲。（二）歸檔時間1.一般情況下，檔案信息應(yīng)在整理完成后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。2.對于緊急或特殊情況的檔案信息，應(yīng)在確保質(zhì)量的前提下及時歸檔，但最遲不得超過[X]個工作日。（三）歸檔要求1.歸檔的檔案信息應(yīng)編制詳細(xì)的歸檔清單，一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份由移交部門留存?zhèn)洳椤?.檔案管理部門應(yīng)對歸檔的檔案信息進(jìn)行定期核對，確保檔案信息的安全和完整。五、檔案信息保管（一）保管場所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。2.定期對保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運行。（三）檔案存儲方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類和編號順序排列存放，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)采用安全可靠的存儲介質(zhì)進(jìn)行備份存儲，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移和檢查，防止數(shù)據(jù)丟失。3.影像資料等特殊載體檔案應(yīng)根據(jù)其特性進(jìn)行妥善保管，確保其質(zhì)量不受影響。（四）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對檔案庫房的日常管理和安全巡查。2.嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房，檔案管理人員離開庫房時應(yīng)確保門窗關(guān)閉、設(shè)備斷電。3.對檔案信息進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害等原因?qū)е聶n案信息丟失。4.加強(qiáng)對檔案信息的保密管理，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案信息，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行保管和利用。六、檔案信息利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部工作人員因工作需要查閱、借閱扶貧檔案信息。2.上級主管部門、審計部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門等因監(jiān)督檢查、審計等工作需要查閱扶貧檔案信息。3.其他經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)的單位或個人因特定工作需要查閱扶貧檔案信息。（二）利用流程1.查閱申請：利用者填寫檔案信息查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后提交檔案管理部門。2.審核批準(zhǔn)：檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，對于符合規(guī)定的申請，報經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.查閱登記：檔案管理部門根據(jù)批準(zhǔn)的查閱申請，進(jìn)行查閱登記，記錄查閱者姓名、單位、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱服務(wù)：檔案管理人員按照查閱登記的內(nèi)容，為利用者提供檔案信息查閱服務(wù)，并在現(xiàn)場監(jiān)督利用情況，防止檔案信息泄露或損壞。5.歸還歸檔：查閱完畢后，利用者應(yīng)及時將檔案信息歸還檔案管理部門，檔案管理人員對歸還的檔案信息進(jìn)行檢查，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)，并將檔案信息歸還原位。（三）借閱流程1.借閱申請：利用者填寫檔案信息借閱申請表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、預(yù)計歸還時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后提交檔案管理部門。2.審核批準(zhǔn)：檔案管理部門對借閱申請進(jìn)行審核，對于重要檔案信息或涉及敏感內(nèi)容的檔案信息，需報經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.借閱登記：檔案管理部門根據(jù)批準(zhǔn)的借閱申請，進(jìn)行借閱登記，記錄借閱者姓名、單位、借閱時間、預(yù)計歸還時間、借閱內(nèi)容等信息，并要求借閱者簽字確認(rèn)。4.借閱服務(wù)：檔案管理人員按照借閱登記的內(nèi)容，為利用者提供檔案信息借閱服務(wù)，并向借閱者發(fā)放檔案信息借閱憑證，明確借閱者的權(quán)利和義務(wù)。5.歸還提醒：在借閱期限屆滿前[X]個工作日，檔案管理部門應(yīng)向借閱者發(fā)出歸還提醒通知。6.歸還歸檔：借閱者應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將檔案信息歸還檔案管理部門，檔案管理人員對歸還的檔案信息進(jìn)行檢查，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)，并將檔案信息歸還原位，同時收回借閱憑證。（四）利用限制1.未經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)，任何人不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播扶貧檔案信息。2.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案信息，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行利用，不得泄露給無關(guān)人員。3.利用扶貧檔案信息時，不得對檔案信息進(jìn)行涂改、損毀等破壞行為。七、檔案信息鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對檔案信息進(jìn)行鑒定，確保檔案信息的保存價值與保管成本相適應(yīng)。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案信息鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員、檔案管理人員等組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對檔案信息進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案信息的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷其保存價值。2.對于已失去保存價值的檔案信息，應(yīng)及時進(jìn)行銷毀處理。保存價值不確定的檔案信息，應(yīng)暫時留存，待進(jìn)一步鑒定后再做處理。（四）銷毀流程1.編制銷毀清單：鑒定工作小組對擬銷毀的檔案信息進(jìn)行逐一核對，編制銷毀清單，注明檔案信息名稱、年度、保管期限、檔號等內(nèi)容。2.審核批準(zhǔn)：銷毀清單報經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.實施銷毀：檔案管理部門按照批準(zhǔn)的銷毀清單，組織專人對檔案信