PAGE衛(wèi)計委檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)衛(wèi)計委檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在衛(wèi)計委各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于衛(wèi)計委機(jī)關(guān)各科室、直屬事業(yè)單位及下屬機(jī)構(gòu)在工作中形成的各類檔案。（三）檔案定義本制度所指檔案是衛(wèi)計委在履行職能活動中直接形成的、具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄，包括但不限于文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則。衛(wèi)計委檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由辦公室負(fù)責(zé)檔案的綜合管理，各科室、直屬事業(yè)單位及下屬機(jī)構(gòu)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和移交工作。2.真實(shí)性原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映衛(wèi)計委的工作過程和歷史面貌，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則。全面收集和整理衛(wèi)計委在各項(xiàng)工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則。嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對涉及國家機(jī)密、工作秘密和個人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案的服務(wù)功能。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立衛(wèi)計委檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由衛(wèi)計委主任擔(dān)任組長，副主任擔(dān)任副組長，各科室負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)研究決定檔案管理工作中的重大事項(xiàng)，指導(dǎo)和監(jiān)督檔案管理工作。（二）辦公室辦公室作為衛(wèi)計委檔案管理的職能部門，具體負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織實(shí)施，履行以下職責(zé)：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善衛(wèi)計委檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的建設(shè)、維護(hù)和管理，確保檔案的安全保管。5.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.對各科室、直屬事業(yè)單位及下屬機(jī)構(gòu)的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。7.按照規(guī)定向同級國家綜合檔案館移交檔案，并做好檔案的統(tǒng)計工作。（三）各科室、直屬事業(yè)單位及下屬機(jī)構(gòu)各科室、直屬事業(yè)單位及下屬機(jī)構(gòu)應(yīng)明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，并按照辦公室的要求做好檔案管理的相關(guān)工作。具體職責(zé)如下：1.負(fù)責(zé)收集、整理本科室（單位）在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對收集的文件材料進(jìn)行初步分類和整理，定期移交辦公室。3.配合辦公室做好檔案的查閱利用工作，提供必要的檔案信息和資料。4.遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定，確保檔案的安全和保密。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與衛(wèi)計委工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.衛(wèi)計委制定的各類政策文件、規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)報告等。3.衛(wèi)計委召開的各類會議的文件材料，包括會議通知、議程、報告、決議、紀(jì)要等。4.衛(wèi)計委開展的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中形成的文件材料，如項(xiàng)目申報書、可行性研究報告、實(shí)施方案、驗(yàn)收報告等。5.衛(wèi)計委與其他部門或單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件等。6.衛(wèi)計委工作人員在工作中形成的各類業(yè)務(wù)文件、調(diào)研材料、統(tǒng)計報表等。7.衛(wèi)計委組織的各類培訓(xùn)、講座、活動的文件材料。8.衛(wèi)計委的財務(wù)文件，包括預(yù)算、決算、審計報告等。9.衛(wèi)計委的人事文件，如干部任免、考核、獎懲等文件。10.衛(wèi)計委的聲像檔案，包括照片、錄音、錄像等資料。（二）收集要求1.各科室、直屬事業(yè)單位及下屬機(jī)構(gòu)應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的完整性和時效性。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對電子文件的收集，應(yīng)確保其真實(shí)性、完整性和可讀性，按照規(guī)定進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價值，進(jìn)行科學(xué)分類和整理。3.便于檔案的保管和利用。（四）整理方法1.分類按照衛(wèi)計委檔案分類方案，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、人事管理類、財務(wù)管理類、聲像檔案類等類別。每個類別下再根據(jù)檔案內(nèi)容的具體情況進(jìn)行二級分類。2.編號對整理好的檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。編號方法可采用年度類別順序號的形式，如“2023行政管理001”。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名（文件名）、日期、責(zé)任者（發(fā)文單位或個人）、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)打印成冊，并建立電子目錄，方便檔案的檢索和利用。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，不掉頁、不壓字，便于翻閱和保管。四、檔案的保管(一)檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的地方，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、防盜門窗等。3.根據(jù)檔案的數(shù)量和保管要求，合理規(guī)劃檔案庫房的存儲空間，設(shè)置不同類型檔案的存放區(qū)域。（二）檔案上架排列1.檔案上架應(yīng)按照檔案編號順序進(jìn)行排列，便于查找和管理。2.同一類別的檔案應(yīng)集中存放，不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放。3.對聲像檔案等特殊載體檔案，應(yīng)根據(jù)其特點(diǎn)進(jìn)行單獨(dú)存放，并采取相應(yīng)的保護(hù)措施。（三）檔案保管期限劃分1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為30年、10年。2.確定檔案保管期限的原則：反映衛(wèi)計委主要職能活動和基本歷史面貌的，對衛(wèi)計委工作、國家建設(shè)和歷史研究具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。反映衛(wèi)計委一般工作活動，在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，列為30年保管。反映衛(wèi)計委短期工作活動，在較短時間內(nèi)具有查考利用價值的檔案，列為10年保管。（四）檔案定期鑒定1.辦公室應(yīng)定期組織對檔案進(jìn)行鑒定，鑒定工作由檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)，辦公室及相關(guān)業(yè)務(wù)科室人員參加。2.鑒定工作應(yīng)根據(jù)檔案保管期限的劃分標(biāo)準(zhǔn)，對到期檔案進(jìn)行逐卷審查，提出存毀意見。3.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，經(jīng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組審核批準(zhǔn)后，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀清冊應(yīng)永久保存。（五）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對檔案庫房、設(shè)備設(shè)施的安全檢查和維護(hù)，確保檔案的安全。2.嚴(yán)格檔案借閱登記制度，對借閱檔案的人員、時間、內(nèi)容等進(jìn)行詳細(xì)記錄，防止檔案丟失、損壞和泄密。3.加強(qiáng)對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識，掌握安全防范技能。4.定期對檔案進(jìn)行備份，并異地存放，防止因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е聶n案數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則。檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和衛(wèi)計委檔案管理制度，確保檔案利用的合法性和規(guī)范性。2.服務(wù)大局原則。檔案利用應(yīng)圍繞衛(wèi)計委的中心工作，為領(lǐng)導(dǎo)決策、業(yè)務(wù)工作和社會公眾提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)。3.方便快捷原則。優(yōu)化檔案利用流程，提高檔案檢索效率，為利用者提供便捷的檔案查閱服務(wù)。4.保密安全原則。在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.衛(wèi)計委內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案的，可按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱衛(wèi)計委檔案的，應(yīng)出具單位介紹信，經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.涉及國家機(jī)密、工作秘密和個人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行利用，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得查閱、摘抄和復(fù)制。（三）利用方式1.查閱利用者可到檔案庫房查閱紙質(zhì)檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)。查閱檔案時，應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、圈劃、批注等。2.摘抄利用者如需摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并在指定的摘抄范圍內(nèi)進(jìn)行摘抄。摘抄的內(nèi)容應(yīng)注明出處和日期。3.復(fù)制利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋衛(wèi)計委檔案專用章。（四）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案利用的時間、內(nèi)容、利用者等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.檔案利用登記冊應(yīng)包括利用日期、利用者姓名、單位、利用目的、查閱檔案名稱及編號、摘抄或復(fù)制內(nèi)容、歸還日期等內(nèi)容。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案利用登記冊進(jìn)行整理和歸檔，以便統(tǒng)計和查詢。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立衛(wèi)計委檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為衛(wèi)計委內(nèi)部各科室及直屬事業(yè)單位之間的信息交流和業(yè)務(wù)協(xié)同提供支持。3.確保檔案信息化系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行，保障檔案信息的安全和保密。（二）數(shù)字化檔案采集1.對衛(wèi)計委現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.對電子文件應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲，保證電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。3.在數(shù)字化檔案采集過程中，應(yīng)建立質(zhì)量控制機(jī)制，對掃描圖像和電子文件進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。（三）檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)1.選擇適合衛(wèi)計委檔案管理需求的檔案管理信息系統(tǒng)，系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索、編目、借閱、統(tǒng)計等功能。2.在檔案管理信息系統(tǒng)中建立檔案數(shù)據(jù)庫，將數(shù)字化檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中存儲和管理。3.對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，防止非法訪問和數(shù)據(jù)泄露。（四）檔案信息化利用