PAGE建筑檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強公司建筑檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，便于檔案的查閱、利用和有效保護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有建筑項目從規(guī)劃、設計、施工到竣工驗收等全過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統一管理原則公司設立專門的檔案管理部門，對建筑檔案實行集中統一管理，確保檔案的完整性和系統性。2.真實性原則檔案內容必須真實反映建筑項目的實際情況，嚴禁虛假和偽造。3.完整性原則全面收集建筑項目各個環(huán)節(jié)產生的檔案資料，保證檔案的齊全完整。4.規(guī)范性原則檔案的形成、整理、歸檔和保管應符合國家相關法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司的規(guī)定。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司建筑檔案管理制度，并組織實施。2.指導、監(jiān)督和檢查各部門、各項目對建筑檔案的收集、整理、歸檔工作。3.集中統一保管公司重要的建筑檔案資料，建立檔案數據庫，實現檔案的信息化管理。4.負責檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的安全和有效利用。5.組織開展檔案的查閱、借閱服務，按照規(guī)定提供檔案利用。（二）項目負責人職責1.負責本項目檔案管理工作的組織和協調，確保項目檔案工作與項目建設同步進行。2.督促項目各部門、各崗位人員及時收集、整理各自工作中形成的檔案資料，并定期移交項目檔案管理人員。3.對項目檔案的完整性、準確性和系統性負責，審核項目檔案的整理質量。（三）項目檔案管理人員職責1.負責本項目檔案資料的日常收集、整理、分類、編目和裝訂等工作。2.按照檔案管理要求，及時將整理好的檔案移交公司檔案管理部門。3.協助項目負責人做好檔案的查閱、借閱登記工作，確保檔案的安全。（四）其他部門職責1.各部門應指定專人負責本部門在建筑項目中形成檔案資料的收集、整理，并定期向項目檔案管理人員移交。2.在項目建設過程中，各部門應積極配合檔案管理部門的工作，提供必要的支持和協助。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項目規(guī)劃階段：項目立項批復、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、規(guī)劃設計方案等。2.項目設計階段：初步設計文件、施工圖設計文件、設計變更通知等。3.項目施工階段：施工組織設計、施工技術交底、工程變更記錄、材料設備質量證明文件、施工日志、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質量驗收記錄等。4.項目監(jiān)理階段：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質量評估報告等。5.項目竣工驗收階段：竣工驗收報告、竣工圖、工程質量保修書等。6.其他與項目建設相關的文件資料，如會議紀要、來往函件、招投標文件等。（二）收集要求1.各部門、各崗位人員應及時將各自工作中形成的檔案資料收集齊全，不得遺漏。2.收集的檔案資料應真實、準確、完整，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對重要的檔案資料，應進行備份保存，以防丟失或損壞。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.分類按照項目建設階段、文件類型等進行分類。如分為規(guī)劃類、設計類、施工類、監(jiān)理類、竣工驗收類等。2.編號為每份檔案編制唯一的編號，編號應體現檔案的類別、年度、順序等信息。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內容，以便查閱。4.裝訂對紙張規(guī)格不一致、破損的檔案進行修整和裝訂，保持檔案的整齊美觀。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.項目各階段形成的檔案資料，應在該階段工作結束后[X]個工作日內移交項目檔案管理人員進行整理。2.項目竣工驗收后[X]個月內，項目檔案管理人員應將整理好的檔案移交公司檔案管理部門歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應符合整理要求，手續(xù)完備。2.填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。3.對電子檔案，應同時移交存儲介質，并確保數據的完整性和可讀性。（三）保管期限1.建筑檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括項目立項批復、可行性研究報告、竣工驗收報告等重要文件。3.長期保管的檔案一般為[X]年，包括施工過程中的重要技術文件、質量驗收資料等。4.短期保管的檔案為[X]年，如一般性的來往函件、會議紀要等。（四）保管方式1.紙質檔案設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，按照檔案類別和保管期限進行存放。2.電子檔案建立電子檔案數據庫，采用磁盤、磁帶、光盤等存儲介質進行備份存儲，并定期進行數據維護和更新。3.檔案庫房管理保持檔案庫房的清潔、干燥、通風良好，控制溫度和濕度在適宜范圍內。配備防火、防潮、防蟲、防盜等設施設備，確保檔案的安全。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機密或重要項目的檔案，需經公司主管領導批準方可查閱。（二）查閱要求1.在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。2.查閱檔案時，應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損。3.如需復印檔案資料，應經檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復印手續(xù)。（三）借閱權限1.因特殊情況需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限和用途，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可借閱。2.重要檔案的借閱需經公司主管領導批準。（四）借閱要求1.借閱檔案應按時歸還，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱人員應對檔案的安全負責，不得轉借他人，不得擅自復制、傳播檔案內容。3.歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和完好性，如有損壞或丟失，應及時查明原因并追究責任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門專家等組成，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準根據檔案的保管期限、重要性、現實利用價值等因素，按照國家相關規(guī)定和公司實際情況，確定檔案的存毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，列出擬鑒定檔案清單。2.檔案鑒定小組對擬鑒定檔案進行逐一審查，提出存毀意見。3.對確定銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清單》，經公司主管領導批準后實施銷毀。（四）銷毀方式1.紙質檔案采用焚燒或粉碎等方式進行銷毀。2.電子檔案應進行徹底刪除，并在存儲介質上進行消磁處理。3.銷毀過程應進行記錄，由檔案管理部門和相關部門人員共同監(jiān)督，并在《檔案銷毀清單》上簽字確認。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的建筑檔案信息化管理系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）信息化管理內容1.檔案數字化對紙質檔案進行掃描錄入，形成電子檔案，建立檔案數據庫。2.系統功能模塊包括檔案錄入、查詢、借閱、統計分析、權限管理等功能模塊，滿足檔案管理工作的實際需求。3.數據安全管理采取數據備份、加密、訪問控制等措施，確保電子檔案數據的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案信息化