PAGE出納崗檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司出納崗位檔案管理，確保出納工作中各類檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、使用和保管，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司出納崗位涉及的所有檔案管理工作，包括但不限于現(xiàn)金收付憑證、銀行存款收付憑證、日記賬、對賬單、支票存根、財(cái)務(wù)印章使用記錄等相關(guān)資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司出納崗位檔案由專門的檔案管理部門或指定專人進(jìn)行集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映出納業(yè)務(wù)實(shí)際發(fā)生情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，憑證、記錄等資料應(yīng)與實(shí)際業(yè)務(wù)相符。3.安全保密原則采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄露。同時(shí)，嚴(yán)格限制檔案查閱權(quán)限，確保檔案信息不被非法獲取或使用。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和使用，提高工作效率，滿足公司內(nèi)部管理和外部審計(jì)、檢查等工作的需要。二、檔案分類及內(nèi)容（一）會計(jì)憑證類1.原始憑證現(xiàn)金收款原始憑證，如銷售發(fā)票、收據(jù)、收款單等，記錄公司現(xiàn)金收入的來源和金額?，F(xiàn)金付款原始憑證，如費(fèi)用報(bào)銷單、借款單、采購發(fā)票等，證明公司現(xiàn)金支出的用途和金額。銀行收款原始憑證，包括銀行進(jìn)賬單、收款通知等，反映銀行存款的增加情況。銀行付款原始憑證，如支票存根、電匯憑證、銀行匯票申請書等，記錄銀行存款的減少情況。2.記賬憑證根據(jù)審核無誤的原始憑證編制的記賬憑證，按照借貸記賬法記錄每一筆出納業(yè)務(wù)的會計(jì)分錄，明確經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬戶對應(yīng)關(guān)系和金額。（二）會計(jì)賬簿類1.現(xiàn)金日記賬按照時(shí)間順序逐筆記錄現(xiàn)金的收入、支出和結(jié)余情況，每日終了應(yīng)結(jié)出余額，并與實(shí)際庫存現(xiàn)金核對相符。2.銀行存款日記賬詳細(xì)記錄銀行存款的收支業(yè)務(wù)，包括開戶銀行、賬號、每筆收支的日期、憑證號、摘要、借方金額、貸方金額及余額等信息，定期與銀行對賬單進(jìn)行核對。（三）財(cái)務(wù)報(bào)告類1.資金日報(bào)表每日編制，反映公司當(dāng)日現(xiàn)金及銀行存款的收支情況、資金余額等信息，為公司管理層提供及時(shí)的資金動態(tài)。2.其他相關(guān)財(cái)務(wù)報(bào)表根據(jù)公司管理需要或外部監(jiān)管要求編制的與出納業(yè)務(wù)相關(guān)的其他報(bào)表，如資金流量表等。（四）其他類1.銀行對賬單銀行定期提供的公司銀行賬戶收支明細(xì)對賬單，用于核對銀行存款日記賬，發(fā)現(xiàn)未達(dá)賬項(xiàng)并編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表。2.支票及其他票據(jù)存根保存支票、匯票、本票等各類票據(jù)的存根，記錄票據(jù)的使用情況，包括出票日期、金額、收款人等信息。3.財(cái)務(wù)印章使用記錄詳細(xì)登記財(cái)務(wù)印章的使用日期、用途、使用人等信息，確保印章使用的規(guī)范和安全。4.出納工作交接記錄記錄出納人員工作交接的時(shí)間、交接內(nèi)容、交接雙方簽字等信息，保證出納工作的連續(xù)性和責(zé)任明確。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.出納人員應(yīng)在每筆業(yè)務(wù)完成后，及時(shí)將相關(guān)原始憑證收集齊全，并進(jìn)行初步整理。原始憑證應(yīng)具備合法、合規(guī)的要素，如發(fā)票必須有稅務(wù)監(jiān)制章、開票單位蓋章、發(fā)票號碼等；收據(jù)必須有收款單位財(cái)務(wù)專用章等。2.對于銀行收付款業(yè)務(wù)，應(yīng)在收到銀行回單后及時(shí)取回，并與相關(guān)業(yè)務(wù)憑證進(jìn)行核對。銀行回單應(yīng)清晰、完整，如有缺失或模糊不清的情況，應(yīng)及時(shí)與銀行聯(lián)系補(bǔ)全。3.每日工作結(jié)束后，出納人員應(yīng)將當(dāng)日發(fā)生的現(xiàn)金收付憑證、銀行存款收付憑證等進(jìn)行整理，確保憑證的順序與業(yè)務(wù)發(fā)生順序一致。（二）整理方法1.分類整理將收集到的原始憑證按照會計(jì)憑證類別進(jìn)行分類，如現(xiàn)金收款憑證、現(xiàn)金付款憑證、銀行收款憑證、銀行付款憑證等。2.編號排序?qū)γ恳活悜{證按照業(yè)務(wù)發(fā)生的先后順序進(jìn)行編號，編號應(yīng)連續(xù)、清晰。同時(shí)，在記賬憑證上注明所附原始憑證的張數(shù)，確保憑證之間的對應(yīng)關(guān)系明確。3.粘貼裝訂對于紙張較小或較多的原始憑證，應(yīng)進(jìn)行粘貼整理，使其整齊、牢固。然后，將整理好的憑證按照記賬憑證的編號順序進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得有缺頁、掉頁現(xiàn)象。裝訂線處應(yīng)加蓋裝訂人員印章。四、檔案保管（一）保管期限1.會計(jì)憑證類原始憑證和記賬憑證保管期限為30年。2.會計(jì)賬簿類現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬保管期限為30年。3.財(cái)務(wù)報(bào)告類月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告保管期限為10年，年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告永久保管。4.其他類銀行對賬單保管期限為10年；支票及其他票據(jù)存根、財(cái)務(wù)印章使用記錄、出納工作交接記錄等根據(jù)實(shí)際需要確定保管期限，但至少應(yīng)保存至相關(guān)業(yè)務(wù)終結(jié)后10年。（二）保管地點(diǎn)1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案保管庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全存放。2.檔案保管庫房應(yīng)保持清潔、干燥，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（三）保管措施1.檔案應(yīng)分類存放，按照檔案類別和保管期限進(jìn)行排列，便于查找和管理。2.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的名稱、類別、編號、保管期限、入庫時(shí)間、存放位置等信息，確保檔案信息的可追溯性。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和保管狀況。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并記錄相關(guān)情況。4.對于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和檢查，確保電子檔案的安全性和可用性。電子檔案的存儲介質(zhì)應(yīng)選擇可靠的設(shè)備，并定期進(jìn)行更換，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱出納檔案，應(yīng)根據(jù)工作需要，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門進(jìn)行查閱。查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案資料。2.外部審計(jì)、稅務(wù)等部門查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。查閱過程中，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。（二）借閱流程1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱出納檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審批。2.檔案管理部門對借閱申請進(jìn)行審核，如申請理由充分、借閱期限合理，予以批準(zhǔn)，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱登記應(yīng)記錄借閱人姓名、部門、借閱日期、歸還日期、檔案名稱及編號等信息。3.借閱人員應(yīng)按照批準(zhǔn)的借閱期限及時(shí)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。（三）查閱與借閱注意事項(xiàng)1.查閱和借閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出指定場所。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。2.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上進(jìn)行標(biāo)記、涂改、污損等行為。如因工作需要必須在檔案上進(jìn)行標(biāo)注或記錄，應(yīng)使用鉛筆或其他可擦除的工具，并在查閱結(jié)束后及時(shí)清理干凈。3.檔案管理人員應(yīng)對查閱和借閱情況進(jìn)行記錄，定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以改進(jìn)。六、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限已滿，且確無繼續(xù)保存價(jià)值的，可以按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.因保管不善等原因?qū)е聶n案損壞、變質(zhì)，無法修復(fù)且無使用價(jià)值的，經(jīng)相關(guān)部門鑒定后，可以予以銷毀。（二）銷毀程序1.由檔案管理部門提出檔案銷毀申請，填寫檔案銷毀申請表，注明擬銷毀檔案的名稱、類別、編號、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，并附上相關(guān)鑒定意見。2.公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人對檔案銷毀申請進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)公司管理層審批。3.公司管理層批準(zhǔn)檔案銷毀申請后，由檔案管理部門會同財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門組成檔案銷毀小組，負(fù)責(zé)實(shí)施檔案銷毀工作。4.檔案銷毀小組應(yīng)按照批準(zhǔn)的銷毀清單對檔案進(jìn)行逐一核對，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確性和完整性。核對無誤后，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。5.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并填寫檔案銷毀記錄，記錄銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷