PAGE機要檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強公司機要檔案室的管理，確保機要文件資料的安全、完整與有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部機要檔案室的管理工作，包括機要文件資料的收集、整理、歸檔、保管、借閱和銷毀等環(huán)節(jié)。（三）管理原則1.安全保密原則：機要檔案室應(yīng)采取嚴格的安全保密措施，防止機要文件資料的泄露、丟失和損壞。2.規(guī)范管理原則：機要檔案室的管理工作應(yīng)遵循國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確保管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.高效利用原則：機要檔案室應(yīng)充分發(fā)揮其職能作用，為公司的各項工作提供及時、準(zhǔn)確的信息支持，提高工作效率。二、機構(gòu)與人員職責(zé)（一）機要檔案室設(shè)置公司設(shè)立機要檔案室，隸屬于[具體部門名稱]，負責(zé)統(tǒng)一管理公司的機要文件資料。（二）人員配備機要檔案室配備專職檔案管理人員，負責(zé)機要文件資料的日常管理工作。檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉公司業(yè)務(wù)，責(zé)任心強，嚴守機密。（三）職責(zé)分工1.檔案管理人員職責(zé)負責(zé)機要文件資料的收集、整理、歸檔、保管、借閱和銷毀等工作。建立機要文件資料的目錄索引和電子檔案，確保檔案信息的準(zhǔn)確、完整和便于查詢。定期對機要文件資料進行清查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，保守檔案機密，維護檔案安全。積極為公司各部門提供檔案查閱服務(wù)，協(xié)助做好檔案利用工作。2.各部門職責(zé)負責(zé)本部門機要文件資料的形成、積累和整理工作，并按照規(guī)定定期向機要檔案室移交。嚴格執(zhí)行公司的檔案管理制度，不得擅自留存、銷毀機要文件資料。配合機要檔案室做好檔案的清查核對、借閱利用等工作。三、文件資料收集與整理（一）收集范圍1.上級機關(guān)下發(fā)的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的機要文件、指示、通知等。2.公司在各項工作中形成的重要文件、報告、合同、協(xié)議、會議紀(jì)要等。3.公司對外交往中收到的重要文件、信函、傳真等。4.其他具有保存價值的機要文件資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)機要文件資料的收集工作，確保文件資料的及時、完整收集。2.收集的文件資料應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀。3.對于電子文件資料，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲方式進行收集，并確保其可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件資料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.按照文件資料的類別、年度、保管期限等進行分類整理。3.同一類文件資料應(yīng)按照時間順序排列，編號清晰，便于查找。（四）整理方法1.對紙質(zhì)文件資料進行分類、裝訂、編目，填寫卷內(nèi)目錄和備考表。2.對電子文件資料進行分類存儲，建立文件夾結(jié)構(gòu)，命名規(guī)范，注明文件名稱、日期、來源等信息。3.編制文件資料的檢索工具，如目錄索引、電子檢索系統(tǒng)等，方便查詢利用。四、文件資料歸檔（一）歸檔期限1.各部門形成的機要文件資料應(yīng)在次年第一季度內(nèi)整理歸檔完畢，并移交機要檔案室。2.對于重要緊急的文件資料，應(yīng)及時歸檔，確保檔案的時效性。（二）歸檔程序1.檔案管理人員對各部門移交的文件資料進行審核，檢查文件資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.審核無誤后，檔案管理人員按照整理要求對文件資料進行分類、編號、裝訂等處理，裝入檔案盒或檔案袋，并填寫檔案盒封面和脊背的相關(guān)信息。3.將整理好的檔案資料存入檔案庫房，并按照檔案排列順序上架存放。（三）歸檔要求1.歸檔的文件資料應(yīng)齊全完整，簽字蓋章手續(xù)完備。2.檔案的分類、編號應(yīng)符合規(guī)定，標(biāo)識清晰，便于查找和管理。3.檔案管理人員應(yīng)建立檔案歸檔臺賬，記錄檔案的歸檔日期、類別、數(shù)量等信息。五、文件資料保管（一）保管場所機要檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。2.定期對保管設(shè)備進行檢查維護，確保其正常運行。（三）檔案存放1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，排列有序，便于查找。2.對于珍貴檔案和重要檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等。（四）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持整潔、通風(fēng)良好，溫濕度符合規(guī)定要求。2.嚴格控制庫房人員出入，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進入庫房。3.定期對檔案庫房進行清查盤點，確保檔案的安全完整。六、文件資料借閱（一）借閱范圍1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱機要文件資料的，可按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱公司機要文件資料的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。（二）借閱審批1.公司內(nèi)部人員借閱機要文件資料，需填寫《機要文件資料借閱申請表》，注明借閱文件資料的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，報機要檔案室審批。2.外單位借閱機要文件資料，需提交正式的借閱函，注明借閱目的、范圍、期限等，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由機要檔案室辦理借閱手續(xù)。（三）借閱期限1.公司內(nèi)部人員借閱機要文件資料的期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.外單位借閱機要文件資料的期限一般不超過[X]個工作日，并應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還。（四）借閱登記1.檔案管理人員對借閱申請進行審核，批準(zhǔn)后辦理借閱登記手續(xù)，記錄借閱人姓名、部門、借閱文件資料名稱、數(shù)量、借閱日期及期限等信息。2.借閱人應(yīng)在借閱登記表上簽字確認，領(lǐng)取借閱的文件資料。（五）借閱要求1.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件資料，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、損毀或丟失。2.借閱人如需摘錄、引用文件資料內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并注明出處。3.借閱人歸還文件資料時，檔案管理人員應(yīng)認真核對，檢查文件資料的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時查明原因并追究借閱人的責(zé)任。七、文件資料保密（一）保密措施1.機要檔案室應(yīng)建立嚴格的保密制度，加強對檔案管理人員的保密教育，提高保密意識。2.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密紀(jì)律，不得泄露檔案機密信息。3.機要檔案室應(yīng)采取物理隔離、加密存儲、限制訪問權(quán)限等技術(shù)手段，確保檔案信息的安全保密。4.對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如專人專管、加密存儲等。（二）保密要求1.檔案管理人員在工作中應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得在非工作場所談?wù)摍n案機密信息。2.未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自復(fù)制、傳播機要文件資料。3.機要文件資料的傳遞應(yīng)通過機要通信或?qū)Ｈ怂瓦_，不得通過普通郵寄或互聯(lián)網(wǎng)傳輸。4.對接觸機要文件資料的人員，應(yīng)進行背景審查和保密承諾，簽訂保密協(xié)議。（三）保密監(jiān)督與檢查1.公司應(yīng)定期對機要檔案室的保密工作進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.對違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、文件資料銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價值的機要文件資料。2.因機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因不再使用的機要文件資料。3.經(jīng)鑒定確屬保密期限已滿或解密的機要文件資料。（二）銷毀鑒定1.每年定期對庫存檔案進行清查，確定需要銷毀的檔案清單。2.由檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和公司領(lǐng)導(dǎo)組成鑒定小組，對擬銷毀的檔案進行鑒定，審核檔案的銷毀必要性和準(zhǔn)確性。3.鑒定小組應(yīng)出具鑒定意見，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進行銷毀處理。（三）銷毀方式1.對于紙質(zhì)文件資料，應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進行銷毀，確保無法恢復(fù)。2.對于電子文件資料，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等技術(shù)手段進行銷毀，確保數(shù)據(jù)徹底刪除。（四）銷毀記錄1.檔案管理人員應(yīng)建立檔