PAGE各科室檔案工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司各科室檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各科室在工作活動(dòng)中形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，各科室負(fù)責(zé)本科室檔案的收集、整理、保管和提供利用，并定期向公司綜合檔案室移交。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的客觀、準(zhǔn)確。3.完整性原則：全面收集、整理各科室在工作中形成的各種檔案材料，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）公司綜合檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管公司各科室移交的檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等管理工作。3.建立健全檔案檢索系統(tǒng)，開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為公司各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。4.監(jiān)督指導(dǎo)各科室的檔案工作，對(duì)各科室檔案工作進(jìn)行檢查、考核和評(píng)估。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作，按照規(guī)定程序?qū)Φ狡跈n案進(jìn)行鑒定，經(jīng)批準(zhǔn)后予以銷(xiāo)毀。6.做好檔案的安全保護(hù)工作，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全。（二）各科室檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本科室檔案的收集、整理、保管和提供利用工作，確保本科室檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本科室的檔案移交公司綜合檔案室。3.對(duì)本科室形成的各種文件材料進(jìn)行分類(lèi)整理，編制檔案目錄，便于查找和利用。4.協(xié)助公司綜合檔案室做好檔案的鑒定、銷(xiāo)毀等工作。5.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文、公司發(fā)文、內(nèi)部工作文件、會(huì)議文件、合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報(bào)表、技術(shù)資料、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、聲像檔案等。2.各科室在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、通知、信函、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、技術(shù)圖紙、產(chǎn)品樣本、科研成果等。（二）收集要求1.各科室應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.對(duì)收集到的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保材料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。3.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)一式多份保存，以備查閱和利用。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的形成來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類(lèi)，一般可分為黨群工作類(lèi)、行政管理類(lèi)、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)、生產(chǎn)技術(shù)類(lèi)、產(chǎn)品類(lèi)、科研項(xiàng)目類(lèi)、基本建設(shè)類(lèi)、設(shè)備儀器類(lèi)、會(huì)計(jì)檔案類(lèi)、干部職工檔案類(lèi)等。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應(yīng)詳細(xì)注明檔案的編號(hào)、名稱(chēng)、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥品等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)順序排列上架，便于查找和利用。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。5.做好檔案庫(kù)房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫(kù)房整潔。（三）檔案的數(shù)字化管理1.逐步推進(jìn)檔案的數(shù)字化管理，將重要檔案進(jìn)行掃描錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步管理，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和安全性。3.加強(qiáng)電子檔案的存儲(chǔ)和備份管理，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各科室在工作中需要查閱檔案的。2.公司領(lǐng)導(dǎo)查閱檔案的。3.因工作需要，外單位查閱公司檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可直接到公司綜合檔案室查閱檔案，查閱時(shí)應(yīng)填寫(xiě)查閱登記表，注明查閱目的、內(nèi)容等信息。2.借閱：因工作需要長(zhǎng)期使用檔案的，可辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過(guò)[X]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：檔案利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)公司綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定收取復(fù)制費(fèi)用。（三）利用要求1.檔案利用者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換等。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案室。3.借閱的檔案應(yīng)按時(shí)歸還，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度為依據(jù)，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定。2.堅(jiān)持全面的觀點(diǎn)，綜合考慮檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容、形式等因素。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的質(zhì)量和價(jià)值。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由公司綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各科室檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，判斷其保存價(jià)值。2.分析檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，確定其保存期限。（四）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制銷(xiāo)毀清冊(cè)。2.銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀徹底。4.銷(xiāo)毀后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字，并將銷(xiāo)毀清冊(cè)歸檔保存。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.公司綜合檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級(jí)主管部門(mén)和公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送檔案工作情況。（二）移交工作1.各科室應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將本科