PAGE檔案室印章管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室印章的管理，確保印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)公司的利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司檔案室所涉及的各類印章，包括但不限于檔案保管章、檔案借閱章、檔案查閱章等。（三）印章管理原則1.依法依規(guī)原則：印章的使用必須符合國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.專人負(fù)責(zé)原則：指定專人負(fù)責(zé)印章的保管和使用，明確其職責(zé)和權(quán)限。3.審批登記原則：嚴(yán)格印章使用審批流程，對(duì)每次使用進(jìn)行詳細(xì)登記。4.安全保密原則：確保印章存放安全，防止印章被盜用、冒用或?yàn)E用，對(duì)涉及公司機(jī)密的印章使用要嚴(yán)格保密。二、印章的種類及用途（一）檔案保管章用于在檔案整理、裝訂、入盒等環(huán)節(jié)，確認(rèn)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，證明檔案已妥善保管。（二）檔案借閱章1.在檔案借閱申請(qǐng)審批通過后，加蓋此章于借閱的檔案材料上，表明該檔案已被合法借閱。2.用于在歸還檔案時(shí)，確認(rèn)檔案的歸還情況，檢查檔案是否完整無缺。（三）檔案查閱章1.在檔案查閱申請(qǐng)審批通過后，加蓋此章于查閱的檔案材料上，證明查閱行為的合法性。2.對(duì)于查閱過程中的摘錄、復(fù)印等操作，加蓋此章確認(rèn)其來源的檔案及查閱范圍的合規(guī)性。三、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.檔案室所需印章由公司辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)刻制，嚴(yán)禁任何部門或個(gè)人私自刻制檔案室印章。2.刻制印章前，需填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印章名稱、規(guī)格、用途等信息，并經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.印章刻制完成后，由辦公室專人負(fù)責(zé)領(lǐng)取，并與刻章單位進(jìn)行交接，檢查印章的質(zhì)量、規(guī)格是否符合要求。（二）印章啟用1.新印章啟用前，檔案室應(yīng)填寫《印章啟用申請(qǐng)表》，注明啟用日期、印章名稱、保管人等信息，經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)公司辦公室備案。2.辦公室負(fù)責(zé)在公司內(nèi)部發(fā)布印章啟用通知，明確印章的使用范圍、審批流程等相關(guān)事項(xiàng)。3.印章啟用后，原印章同時(shí)廢止，檔案室應(yīng)及時(shí)將廢止印章交回辦公室統(tǒng)一保管或銷毀。四、印章的保管（一）保管人員1.檔案室指定專人負(fù)責(zé)印章的保管，保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)，熟悉印章管理規(guī)定。2.保管人員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，如有變動(dòng)，需及時(shí)辦理印章交接手續(xù)。（二）保管方式1.印章應(yīng)存放在專門的保險(xiǎn)柜或安全可靠的保管設(shè)施內(nèi)，確保印章存放安全。2.保險(xiǎn)柜鑰匙由保管人員專人保管，密碼應(yīng)嚴(yán)格保密，不得告知他人。3.對(duì)于重要印章，如檔案保管章，應(yīng)實(shí)行雙人保管制度，即由兩名保管人員分別保管保險(xiǎn)柜鑰匙，使用時(shí)需兩人同時(shí)在場(chǎng)。（三）保管環(huán)境1.印章保管場(chǎng)所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，防止印章受潮、生銹或損壞。2.嚴(yán)禁在保管印章的場(chǎng)所存放易燃、易爆、腐蝕性物品等，確保印章安全。五、印章的使用（一）使用流程1.填寫申請(qǐng)表：使用檔案室印章時(shí)，需填寫《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明使用事由、使用部門、使用人、使用時(shí)間、使用份數(shù)等信息。2.審批：申請(qǐng)表經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交檔案室負(fù)責(zé)人審核。審核內(nèi)容包括使用事由是否合理、是否符合相關(guān)規(guī)定等。對(duì)于涉及重要事項(xiàng)或機(jī)密信息的印章使用，需報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.登記：經(jīng)審批同意后，請(qǐng)保管人員在《印章使用登記簿》上進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄印章使用的日期、申請(qǐng)表編號(hào)、使用部門、使用人、使用事由、批準(zhǔn)人等信息。4.使用：保管人員根據(jù)審批意見，在規(guī)定的文件或材料上加蓋印章，并確保印章加蓋清晰、端正。5.歸還：使用完畢后，使用人應(yīng)及時(shí)將印章歸還保管人員，并在《印章使用登記簿》上簽字確認(rèn)。（二）使用范圍1.檔案保管章僅限于在檔案室內(nèi)部用于檔案整理、保管等相關(guān)工作環(huán)節(jié)，不得用于其他無關(guān)事項(xiàng)。2.檔案借閱章只能用于經(jīng)審批同意的檔案借閱行為，不得用于其他用途。3.檔案查閱章僅適用于在檔案查閱申請(qǐng)審批通過后的檔案查閱過程中，對(duì)查閱行為及相關(guān)摘錄、復(fù)印等操作進(jìn)行確認(rèn)。（三）特殊情況使用1.如遇緊急情況，無法提前辦理印章使用審批手續(xù)時(shí)，使用部門應(yīng)電話或書面形式向檔案室負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)說明情況，經(jīng)同意后方可先行使用印章，但事后必須及時(shí)補(bǔ)辦審批和登記手續(xù)。2.對(duì)于涉及公司重大決策、重要合同等關(guān)鍵文件的印章使用，應(yīng)嚴(yán)格按照公司相關(guān)規(guī)定的特殊審批流程執(zhí)行，確保印章使用的準(zhǔn)確性和安全性。六、印章的停用與銷毀（一）停用1.因機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更、印章?lián)p壞等原因，檔案室印章需要停用時(shí)，由檔案室負(fù)責(zé)人填寫《印章停用申請(qǐng)表》，說明停用原因、停用日期等信息，報(bào)公司辦公室審核。2.經(jīng)審核同意后，辦公室負(fù)責(zé)發(fā)布印章停用通知，并收回停用印章。（二）銷毀1.對(duì)于停用的印章，由檔案室填寫《印章銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出印章名稱、數(shù)量、停用原因等內(nèi)容，經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.批準(zhǔn)后，由辦公室會(huì)同檔案室指定專人負(fù)責(zé)印章的銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員等信息，并由參與人員簽字確認(rèn)。3.銷毀方式可采用粉碎、熔化等物理方法，確保印章無法恢復(fù)使用。銷毀記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)檔案室印章管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保印章管理工作規(guī)范、有序。（二）檢查內(nèi)容1.印章保管情況：檢查印章存放是否安全，保管設(shè)施是否完好，保管人員是否嚴(yán)格履行職責(zé)。2.使用審批情況：抽查印章使用申請(qǐng)表，檢查審批流程是否合規(guī)，審批意見是否明確。3.登記記錄情況：核對(duì)《印章使用登記簿》，檢查登記信息是否完整、準(zhǔn)確，使用人與登記人是否一致。4.印章使用情況：檢查印章使用是否符合規(guī)定的使用范圍，是否存在違規(guī)使用印章的行為。（三）問題處理1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，辦公室應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門或人員限期整改。2.對(duì)違反印章管理制度的行為，將視情節(jié)輕重，按照公司相關(guān)規(guī)定給予批評(píng)教育、警告、罰款等處罰；構(gòu)成違法犯罪的，依法追究法律責(zé)任。八、附則