PAGE村委檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)村委檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為村委各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于村委各部門(mén)及全體工作人員在工作中形成的各類(lèi)檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：村委檔案由專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)或人員集中管理，確保檔案管理的一致性和規(guī)范性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映村委工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理村委工作中形成的各類(lèi)檔案，確保檔案的齊全完整。4.保密性原則：對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、村委工作秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格保密，防止泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案查閱效率，為村委工作和村民提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)立村委檔案管理室，配備專(zhuān)職或兼職檔案管理人員。（二）職責(zé)1.檔案管理室職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善村委檔案管理制度。負(fù)責(zé)村委各類(lèi)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案查閱利用。做好檔案的安全保護(hù)工作，采取必要的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等措施，確保檔案的安全。定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高村委工作人員的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。2.各部門(mén)職責(zé)負(fù)責(zé)本部門(mén)工作中形成的各類(lèi)文件材料的收集、整理，并定期移交檔案管理室。協(xié)助檔案管理室做好檔案的查閱、利用工作，提供必要的檔案信息和資料。遵守村委檔案管理制度，不得擅自銷(xiāo)毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)黨委、政府及有關(guān)部門(mén)下發(fā)的文件、通知、指示、決議等。2.村委各類(lèi)會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議、決定等。3.村委工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。4.村委各項(xiàng)工作的實(shí)施方案、工作部署、檢查考核等文件材料。5.在村委工作中形成的各類(lèi)合同、協(xié)議、契約等。6.村委工作人員的人事檔案、工資檔案、考核檔案等。7.涉及村委重大事件、重要活動(dòng)的文件材料、照片、錄像等。8.村民反映問(wèn)題、提出建議的來(lái)信來(lái)訪記錄及處理結(jié)果。9.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)保持原件的完整性，不得隨意涂改、損壞。3.對(duì)收集到的文件材料應(yīng)進(jìn)行初步分類(lèi)、整理，剔除重復(fù)、無(wú)用的材料。（三）整理方法1.分類(lèi)將收集到的檔案按照年度、機(jī)構(gòu)、問(wèn)題等進(jìn)行分類(lèi)。年度分類(lèi)：按照文件材料形成的年度進(jìn)行劃分。機(jī)構(gòu)分類(lèi)：按照村委內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置進(jìn)行分類(lèi)。問(wèn)題分類(lèi)：按照文件材料所反映的問(wèn)題進(jìn)行分類(lèi)。2.編號(hào)對(duì)每一類(lèi)檔案編制唯一的編號(hào)，以便于管理和查閱。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)律，如年度+類(lèi)別+流水號(hào)等。3.裝訂對(duì)紙張較小、零散的文件材料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件材料的原貌，并在左側(cè)裝訂，不得壓字。4.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份留存檔案管理室，一份提供給查閱人員。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門(mén)應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的文件材料整理歸檔完畢，并移交檔案管理室。2.對(duì)重大事件、重要活動(dòng)形成的文件材料，應(yīng)在事件結(jié)束或活動(dòng)完成后及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門(mén)將整理好的檔案移交檔案管理室時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理室對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，對(duì)不符合要求的檔案，退回原部門(mén)重新整理。3.檔案管理室將驗(yàn)收合格的檔案按照分類(lèi)編號(hào)順序上架存放，并建立檔案臺(tái)賬。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映村委主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)村委工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映村委一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)村委工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)村委工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為1年至15年。2.檔案保管期限的確定，應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容和價(jià)值，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和村委實(shí)際情況進(jìn)行。（四）保管要求1.檔案管理室應(yīng)配備專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，保持庫(kù)房清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)分類(lèi)存放，排列有序，便于查找和利用。3.對(duì)珍貴檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如復(fù)制、裱糊等。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。5.做好檔案的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作，配備必要的消防器材、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)藥品和防盜設(shè)施。五、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍1.本村委工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級(jí)有關(guān)部門(mén)因工作需要查閱檔案。3.村民因合理需求查閱與自身利益相關(guān)的檔案。（二）查閱程序1.查閱人應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意。2.檔案管理室對(duì)查閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合查閱條件的，予以批準(zhǔn)，并提供相應(yīng)的檔案查閱服務(wù)。3.查閱人應(yīng)在檔案管理室指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出室外。查閱時(shí)應(yīng)保持檔案的整潔，不得涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。4.如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理室印章，并注明出處。（三）利用規(guī)定1.檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和村委檔案管理制度，不得將檔案用于非法目的或泄露檔案內(nèi)容。2.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、村委工作秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行查閱和利用。3.檔案管理室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、復(fù)制等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱人姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、利用方式等。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定工作1.檔案管理室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否已失去保存價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理室負(fù)責(zé)人牽頭，組織有關(guān)人員組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，綜合判斷檔案的價(jià)值。3.鑒定結(jié)束后，鑒定小組應(yīng)出具鑒定報(bào)告，提出檔案的存毀意見(jiàn)。（二）銷(xiāo)毀程序1.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照鑒定報(bào)告確定的銷(xiāo)毀意見(jiàn)進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀清單，注明檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，并由檔案管理室負(fù)責(zé)人、監(jiān)銷(xiāo)人等簽字確認(rèn)。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚毀、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.銷(xiāo)毀檔案的過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等，并將記錄存檔。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立村委檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.對(duì)已整理歸檔的檔案，應(yīng)按照檔案管理信息系統(tǒng)的要求進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，確保檔案信息的準(zhǔn)確、完整。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。（三）系統(tǒng)安全管理1.