PAGE企業(yè)檔案室上墻制度一、總則（一）目的為加強企業(yè)檔案室管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)各部門及全體員工在檔案形成、整理、歸檔、保管、查閱、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：企業(yè)檔案實行集中統(tǒng)一管理，由檔案室歸口負責檔案工作的組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督。2.真實性原則：檔案應如實反映企業(yè)各項活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則：全面收集、整理企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營、管理等活動中形成的各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及企業(yè)機密的檔案進行妥善保管，防止失密、泄密。二、檔案管理職責（一）檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實施企業(yè)檔案管理制度。2.負責企業(yè)各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研和利用等工作。3.指導、監(jiān)督和檢查各部門的檔案工作，對兼職檔案員進行業(yè)務培訓。4.負責檔案信息化建設，推進檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化進程。5.做好檔案安全防護工作，確保檔案實體和信息的安全。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的齊全、完整和準確。2.明確一名兼職檔案員，負責本部門檔案工作的日常管理，并接受檔案室的業(yè)務指導和監(jiān)督。3.按照規(guī)定的時間和要求，將整理好的檔案移交檔案室。4.嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，確保檔案的安全。（三）兼職檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理、分類、裝訂等日常工作。2.定期對本部門檔案進行清查核對，確保檔案的完整和安全。3.協(xié)助檔案室做好檔案的移交、查閱、借閱等工作。4.參加檔案室組織的業(yè)務培訓，不斷提高檔案管理水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營、管理、科研、基本建設等活動中形成的具有保存價值的文件材料。2.企業(yè)與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等文件。3.企業(yè)獲得的榮譽證書、資質證書、專利證書等文件。4.企業(yè)員工的人事檔案、培訓檔案、考核檔案等。5.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應及時收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的時效性。2.收集的文件材料應齊全、完整，字跡清晰，簽署完備。3.對破損、褪色的文件材料應進行修復或復制，確保檔案的質量。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和信息檢索。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機構（問題）進行分類，編制歸檔文件目錄。2.科技檔案：按照項目、專業(yè)、階段等進行分類，建立項目檔案卷內(nèi)目錄和總目錄。3.會計檔案：按照會計憑證、會計賬簿、財務報告等類別進行整理，編制會計檔案目錄。4.人事檔案：按照檔案內(nèi)容進行分類，建立檔案目錄和索引。四、檔案的歸檔與移交（一）歸檔時間1.文書檔案應在次年上半年完成歸檔。2.科技檔案應在項目結束后三個月內(nèi)完成歸檔。3.會計檔案應在會計年度終了后，由財務部門保管一年，期滿后移交檔案室保管。4.人事檔案應及時歸檔，隨員工調(diào)動等情況及時更新。（二）歸檔要求1.各部門兼職檔案員應按照檔案整理要求，對本部門的檔案進行系統(tǒng)整理，編制檔案目錄。2.檔案應裝訂整齊，編目準確，備考表填寫完整。3.歸檔的檔案應編制移交清單，一式兩份，雙方簽字確認。（三）移交程序1.各部門兼職檔案員填寫檔案移交清單，將整理好的檔案移交檔案室。2.檔案室對移交的檔案進行核對、驗收，如發(fā)現(xiàn)問題應及時與移交部門溝通解決。3.檔案室接收檔案后，在移交清單上簽字蓋章，將一份移交清單返還移交部門，另一份留存歸檔。五、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。1.永久保管的檔案：凡是反映企業(yè)主要職能活動和歷史面貌的，對企業(yè)有長遠利用價值的檔案。2.定期保管的檔案：凡是在一定時期內(nèi)對企業(yè)工作有查考利用價值的檔案。（二）保管條件1.檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護設施。2.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用。（三）檔案保管制度1.建立檔案庫房管理制度，定期對檔案進行檢查、清點，確保檔案的安全。2.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，延長檔案的使用壽命。3.做好檔案的統(tǒng)計工作，及時掌握檔案的數(shù)量、種類、保管期限等情況。4.對電子檔案應進行備份，存儲在安全可靠的介質上，并定期進行檢查和維護。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍1.企業(yè)內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱企業(yè)檔案，須經(jīng)企業(yè)相關領導批準。（二）查閱程序1.查閱檔案應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等。2.申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報檔案室負責人審批。3.檔案室根據(jù)審批意見，提供相應的檔案供查閱，并做好查閱記錄。（三）借閱范圍1.企業(yè)內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案。2.外單位因特殊情況需要借閱企業(yè)檔案，須經(jīng)企業(yè)相關領導批準，并辦理借閱手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱檔案應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、內(nèi)容、時間等。2.申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報檔案室負責人審批。3.檔案室根據(jù)審批意見，辦理借閱手續(xù)，收取押金，并開具《檔案借閱憑證》。4.借閱人應在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，如遇特殊情況需要延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人應妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉借、丟失，如有損壞或丟失，應承擔相應的責任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結合企業(yè)實際情況，對檔案進行科學鑒定。2.堅持全面的、歷史的、發(fā)展的觀點，準確判定檔案的價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負責人、相關業(yè)務部門人員等組成，負責對檔案進行鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，判定其價值。2.綜合分析：結合檔案的形成背景、內(nèi)容、用途等因素，綜合分析其價值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行鑒定，提出銷毀意見，編制《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)企業(yè)主管領導批準后，方可實施銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。4.監(jiān)銷人應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將銷毀情況報告檔案室。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務水平，為企業(yè)決策提供及時、準確的檔案信息支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等，形成電子檔案。2.檔案信息系統(tǒng)建設：建立檔案管理信息系統(tǒng)，包括檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能模塊。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.