PAGE規(guī)范檔案室制度上墻一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室管理，確保檔案資料的完整、安全和有效利用，特制定本制度。本制度旨在規(guī)范檔案室的各項(xiàng)工作流程，明確各部門(mén)及人員在檔案管理中的職責(zé)，保障公司檔案工作依法依規(guī)進(jìn)行，為公司的發(fā)展提供有力的信息支持。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的檔案室管理工作，涵蓋公司在經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)研發(fā)、財(cái)務(wù)審計(jì)、人力資源等各個(gè)方面形成的各類檔案資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案室負(fù)責(zé)對(duì)全公司的檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理，并定期移交至檔案室。2.依法依規(guī)原則檔案管理工作嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理活動(dòng)合法合規(guī)。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格控制檔案的查閱、借閱范圍，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則在確保檔案安全保密的前提下，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管公司各類檔案資料，確保檔案的齊全、完整和系統(tǒng)。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。5.組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。6.對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。7.積極開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，為公司領(lǐng)導(dǎo)決策、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、科研創(chuàng)新等提供檔案信息服務(wù)。（二）各部門(mén)職責(zé)1.各部門(mén)負(fù)責(zé)人為本部門(mén)檔案管理工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門(mén)人員做好檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.各部門(mén)應(yīng)指定專人作為兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門(mén)日常檔案工作的具體實(shí)施，包括檔案的收集、分類、整理、裝訂等，并定期將整理好的檔案移交至檔案室。3.兼職檔案管理員應(yīng)嚴(yán)格按照公司檔案管理制度的要求，做好本部門(mén)檔案的日常管理工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整和安全。4.在工作中形成的各類文件材料，各部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集、整理，不得積壓或散失。屬于歸檔范圍的文件材料，應(yīng)在次年上半年移交至檔案室。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的各類文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、帳冊(cè)等，包括但不限于市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、銷(xiāo)售合同、采購(gòu)合同、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。2.公司生產(chǎn)研發(fā)過(guò)程中產(chǎn)生的技術(shù)文件、圖紙、工藝資料、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等，如產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、生產(chǎn)工藝流程、新產(chǎn)品研發(fā)報(bào)告等。3.公司行政管理工作中形成的文件材料，如行政公文、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、人事檔案等。4.公司黨群工作中產(chǎn)生的文件資料，如黨組織文件、黨員名冊(cè)、工會(huì)活動(dòng)記錄等。5.公司對(duì)外宣傳、交流活動(dòng)中形成的宣傳資料、照片、音像資料等。6.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)兼職檔案管理員應(yīng)及時(shí)收集本部門(mén)在工作中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、簽署完備、格式規(guī)范，使用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其內(nèi)容的真實(shí)性、完整性和可讀性，按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)方式進(jìn)行保存，并定期進(jìn)行備份。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，同一類別的檔案應(yīng)按照時(shí)間順序排列。3.檔案整理應(yīng)做到分類科學(xué)、排列有序、編號(hào)規(guī)范、編目準(zhǔn)確，便于檢索和查找。（四）整理方法1.分類將檔案分為文書(shū)檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、聲像檔案等類別。文書(shū)檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類；科技檔案按照項(xiàng)目專業(yè)時(shí)間順序進(jìn)行分類；財(cái)務(wù)檔案按照會(huì)計(jì)年度類別進(jìn)行分類；人事檔案按照個(gè)人進(jìn)行分類；聲像檔案按照載體形式時(shí)間順序進(jìn)行分類。2.編號(hào)給每一類檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)簡(jiǎn)潔明了、易于記憶和查詢。例如，文書(shū)檔案編號(hào)格式為：年度+保管期限代碼+流水號(hào)，其中保管期限代碼按照國(guó)家規(guī)定，短期為1，長(zhǎng)期為2，永久為3?？萍紮n案編號(hào)可采用項(xiàng)目編號(hào)+專業(yè)代碼+順序號(hào)的形式。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。對(duì)于重要檔案，應(yīng)編寫(xiě)檔案摘要，簡(jiǎn)要介紹檔案的主要內(nèi)容和價(jià)值。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案室應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)良好的房間作為保管場(chǎng)所，配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)施設(shè)備。2.檔案室應(yīng)安裝鐵門(mén)、鐵窗，配備防火報(bào)警器、滅火器等消防器材，確保檔案實(shí)體安全。3.檔案室應(yīng)設(shè)置專門(mén)的檔案架、檔案柜用于存放檔案，檔案架、檔案柜應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序存放，不同類別的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，避免混淆。2.對(duì)于珍貴檔案、易損檔案等應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無(wú)誤。發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。4.做好檔案保管環(huán)境的清潔衛(wèi)生工作，定期打掃檔案室，保持室內(nèi)整潔。同時(shí)，控制檔案室的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。（三）電子檔案保管1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。2.電子檔案應(yīng)按照與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)的分類、編號(hào)規(guī)則進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е码娮訖n案丟失。4.加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)和修改電子檔案。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地看問(wèn)題的原則，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。2.根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，制定檔案保管期限表，作為檔案鑒定的依據(jù)。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門(mén)兼職檔案管理員以及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的存毀。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應(yīng)逐卷逐件地對(duì)檔案進(jìn)行審查，分析檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，綜合判定檔案的價(jià)值。2.對(duì)于保管期限已滿的檔案，應(yīng)重點(diǎn)審查其是否仍具有查考利用價(jià)值。對(duì)于涉及公司重大權(quán)益、歷史沿革、重要事件等方面的檔案，即使保管期限已滿，也應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀清單，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。2.檔案銷(xiāo)毀清單經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行徹底銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀過(guò)程中應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案銷(xiāo)毀徹底。4.銷(xiāo)毀完畢后，銷(xiāo)毀人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清單上簽字確認(rèn)，并將檔案銷(xiāo)毀清單歸檔保存。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.檔案室工作人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和范圍內(nèi)查閱檔案，不得擅自涂改、抽取、污損檔案。3.查閱重要檔案或涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。查閱過(guò)程中，查閱人員不得將檔案帶出檔案室，如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行辦理。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案室負(fù)責(zé)人審批。2.檔案室負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)檔案的重要程度、保密級(jí)別以及借閱人員的實(shí)際需求，決定是否批準(zhǔn)借閱申請(qǐng)。對(duì)于涉及公司核心機(jī)密的檔案，一般不予借閱。如確有必要借閱，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格控制借閱期限和范圍。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，檔案室工作人員應(yīng)及時(shí)催還，并記錄在案。4.借閱人員應(yīng)對(duì)所借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案室報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。2.通過(guò)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理流程的自動(dòng)化和規(guī)范化，減少人工干預(yù)，降低檔案管理成本。3.利用信息技術(shù)手段，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的安全管理，確保檔案信息的安全可靠。（二）數(shù)字化檔案錄入1.制定數(shù)字化檔案錄入計(jì)劃，按照檔案整理的分類、編號(hào)順序，逐步將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化錄入。2.數(shù)字化檔案錄入應(yīng)保證錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，錄入人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案原文，確保錄入信息與紙質(zhì)檔案一致。3.建立數(shù)字化檔案錄入質(zhì)量審核機(jī)制，對(duì)錄入完成的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行修改。（三）檔案信息系統(tǒng)管理1.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備用戶管理、權(quán)限管理、檔案錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)、備份等功能，滿足公司檔案管理工作的實(shí)際需求。2.加強(qiáng)對(duì)檔案信息系統(tǒng)的維護(hù)和管理，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行檢查、升級(jí)和優(yōu)化，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。3.嚴(yán)格控制檔案信息系統(tǒng)的用戶權(quán)限，根據(jù)不同人員的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，設(shè)置相應(yīng)的操作權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問(wèn)和修改檔案信息。（四）電子檔案安全管理1.建立健全電子檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、信息系統(tǒng)等方面的安全防護(hù)。2.采用加密技